Rationalisierte Finanzvorgänge sind für Unternehmen von großem Wert. Sie bezahlen Lieferanten und Partner pünktlich, wickeln Zahlungen von Kunden ab, behalten den Überblick über Vermögenswerte und Verbindlichkeiten und erstellen Berichte für Wirtschaftsprüfer, Investoren und Aufsichtsbehörden. Sie tragen auch dazu bei, die Unternehmensressourcen gerecht zu verteilen, um das Produktwachstum zu fördern, neue Kunden zu gewinnen und in neue Märkte zu investieren.
In vielen Unternehmen werden die Finanzvorgänge jedoch manuell durchgeführt. Buchhalter und Fachleute für Finanzplanung und -analyse (FP&A) verlassen sich immer noch auf flache Dateien wie Excel und CSV, um Daten von einem System in ein anderes zu importieren und zu exportieren. Dieser manuelle Prozess ist zwar unendlich flexibel, kostet aber viel Zeit und ist fehleranfällig. Wenn die Prozesse manuell sind, verschärft sich das Problem beim Quartalsabschluss, wenn das Finanzteam die Bücher schnell abschließen und der Unternehmensleitung und den Investoren wichtige KPIs melden muss.
Das SnapLogic-Team hat mit einer Reihe von Finanzfachleuten gesprochen, die wichtige Prozesse automatisiert haben. Die Automatisierung von Finanzprozessen hilft ihnen, mehr Echtzeitdaten zu erhalten, reduziert eine Menge manueller Arbeit und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aktivitäten wie Budgetzuweisung und Wachstumsplanung zu konzentrieren.
Wenn Sie Ihre Finanzvorgänge noch nicht automatisiert haben, finden Sie hier 5 wirkungsvolle Möglichkeiten, um diesen Prozess in Gang zu bringen.
1. Angebot-zu-Kasse-Automatisierung
Einer der wichtigsten Schritte auf dem Weg zur FinOps-Automatisierung ist die Quote-to-Cash-Automatisierung, die auch als Automatisierung der Debitorenbuchhaltung bekannt ist, da sie einen schnelleren Weg zum Umsatz darstellt. Die Quote-to-Cash-Automatisierung umfasst Anwendungen für Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP):
- CRM-Werkzeuge: Salesforce, MS Dynamics 365 Sales, Hubspot, usw.
- ERP-Werkzeuge: NetSuite, SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance, Workday Finance, etc.
Sobald ein Vertriebsmitarbeiter eine Verkaufschance als "abgeschlossen" markiert, kann er einen Kundenauftrag im ERP-System erstellen. Wenn ein Kunde eine "Bestellung" für Rechnungszahlungen benötigt, wird der Kundenauftrag bei seiner Erstellung in eine Rechnung umgewandelt und zur Zahlung an den Kunden geschickt.
Die Automatisierung der Angebotserstellung hat auch andere positive Nebeneffekte. Da sie dem Unternehmen schneller Einnahmen bescheren kann, erhalten die Vertriebsmitarbeiter auch schneller ihre Provisionen, was zu einem zufriedeneren Vertriebsteam führt. Außerdem muss das Buchhaltungsteam dem Vertriebsteam nicht mehr hinterherlaufen, um Kundenzahlungen zu erhalten, was wertvolle Zeit spart.
2. Beschaffung bis zur Bezahlung
Die Procure-to-Pay-Automatisierung zwischen dem ERP-System und einer Beschaffungsplattform (z. B. SAP Ariba, Coupa usw.) rationalisiert die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen von Handelspartnern und Anbietern. Große Unternehmen neigen dazu, diese Beschaffungsplattformen zu kaufen. Wenn also kleine Unternehmen Geschäfte mit größeren Unternehmen machen, werden die Bestellungen der Kunden in diesen Systemen bereitgestellt. Danach werden Rechnungen und deren Bezahlung über diese Plattformen gesendet und empfangen.
Die Automatisierung der Beschaffung bis zur Zahlung hilft dem Finanzteam, das Unternehmen bei der Beschaffung von Dienstleistungen zu unterstützen und die Anforderungen der Kunden zu erfüllen, damit die Einnahmen rechtzeitig eingehen. In Ermangelung einer Beschaffungsplattform verlassen sich kleinere Unternehmen auf selbstentwickelte Beschaffungssysteme, die Online-Formulare, E-Mail-basierte Genehmigungen und Rechnungen, gefolgt von Zahlungen, umfassen können.
3. Verwaltung der Mitarbeiterausgaben
Ein weiterer wichtiger Prozess, den das Finanzteam abwickelt, ist die Zahlung von Mitarbeiterausgaben. Mitarbeiterausgaben, die über Expensify/SAP Concur usw. erfasst werden, können je nach Größe des Unternehmens sehr zahlreich sein. Daher ist die Verwaltung der Ausgaben, die Bearbeitung von Genehmigungen und die Bezahlung der Mitarbeiter ohne manuelle Eingriffe für die Vernunft Ihres Buchhaltungsteams entscheidend. Die Automatisierung dieser Spesenverwaltungsprozesse trägt dazu bei, dass sie schnell in den Genehmigungsprozess einfließen, was zu einer schnelleren Rückerstattung an die Mitarbeiter führt.
4. Monats-/Vierteljahresabschluss
Monats- und Quartalsabschlüsse sind kritische Finanzprozesse, die bestehende Integrationen zwischen Ihrem ERP-, CRM- und AR-System sowie andere Software oder Flat Files, die Verkaufsprovisionen, abgegrenzte Umsätze usw. verfolgen, nutzen.
Bei diesen Prozessen besteht ein Bedarf an Echtzeit-Integrationen, damit das Finanzteam die Bücher in möglichst wenigen Tagen abschließen und die endgültigen Zahlen zu Einnahmen, Ausgaben und Cashflow so schnell wie möglich für die Finanzberichterstattung und -analyse zur Verfügung stellen kann. Monats- und Quartalsendprozesse sind besonders kompliziert, wenn Ihr Unternehmen weltweit verteilt ist und wenn Sie Einnahmen, Verbindlichkeiten und Provisionen in Fremdwährungen verbuchen müssen.
5. Finanzplanung und -analyse (FP&A)
FP&A-Prozesse benötigen nicht nur Daten aus ERP-Anwendungen, sondern auch aus dem CRM (für Opportunities) und dem Human Resource Management (HRM)-System (für den Personalbestand), um das künftige Umsatzwachstum, die Opportunity-Pipeline und das Wachstum des Personalbestands vorherzusagen und zu planen.
Während Finanzteams keine Echtzeitdaten für genaue Prognosen benötigen, profitieren FP&A-Teams sehr von schnelleren Monats- und Quartalsabschlüssen, die der Unternehmensleitung, dem Vorstand und den Investoren schneller genaue Daten liefern.
Dies ist der zweite Beitrag in einer mehrteiligen Serie über die Automatisierung von Finanzvorgängen. Im ersten Blog haben wir die 3 größten Herausforderungen der ERP-Integration aufgezeigt. Als Nächstes geben wir Tipps zur Automatisierung von Finanzvorgängen für den Quartalsabschluss und darüber hinaus.
