Automatisierung im Finanzwesen ist kein neues Konzept. Tatsächlich gab ein Viertel der von Vic.ai und StrategicCFO360 im Mai 2022 befragten CFOs an, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung und ihr Rechnungsmanagement vollständig automatisiert sind, während 45 % der Befragten Fortschritte bei der Automatisierung beider Aufgaben machen.
Während 61 % der Befragten den Wert der Automatisierung erkennen und 58 % planen, ihre Investitionen in die Automatisierung in den nächsten 12 Monaten zu erhöhen, gibt es noch Herausforderungen - insbesondere bei der Umsetzung.
Die Studie ergab, dass 61 % der CFOs über Probleme bei der Automatisierung berichten, wenn sie versuchen, bestehende Altsysteme zu integrieren. Und während einige Finanzprozesse bereits automatisiert wurden, hinken andere noch hinterher, weil es eine Wissenslücke darüber gibt, wie diese Aufgaben automatisiert werden können.
In diesem Beitrag helfen wir Ihnen und Ihrem Finanzteam bei der Bewältigung dieser Herausforderungen, indem wir uns mit der Technologie hinter der Automatisierung befassen und aufzeigen, welche Finanzaufgaben automatisiert werden können. Außerdem geben wir Ihnen Tool-Empfehlungen, die Ihnen dabei helfen, Ihren Finanztechnologie-Stack zu verbinden und Datenflüsse zu automatisieren.
Was bedeutet Automatisierung im Finanzwesen?
Unter Finanzautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologien zur Durchführung von Finanzprozessen, die den Mitarbeitern Zeit für höherwertige Aufgaben verschaffen.
Während die Definition von Automatisierung in der gesamten Branche weitgehend gleich bleibt, kann die Umsetzung sehr unterschiedlich aussehen.
Sie können es verwenden:
- Einfache regelbasierte Automatisierung innerhalb einer bestimmten Plattform zur Erledigung sich wiederholender Aufgaben
- Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) zur Ausführung ressourcenintensiver Aufgaben über mehrere Plattformen hinweg, oder
- Intelligente Automatisierung zur Kombination von RPA-Bots mit künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) zur Lösung anspruchsvollerer Probleme
Lesen Sie weiter: Ein kurzer Überblick über die Automatisierung von Geschäftsprozessen und ihre Anwendungsfälle
Warum ist Automatisierung im Finanzwesen wichtig?
Wenn Sie dies lesen, kennen Sie bereits die allgemeinen Vorteile der Automatisierung: höhere Genauigkeit, niedrigere Betriebskosten und höhere Produktivität.
Die Automatisierung des Finanzwesens verschafft Ihnen aber auch einen Echtzeit-Einblick in den finanziellen Zustand Ihres Unternehmens und ermöglicht es der Unternehmensleitung, strategische Entscheidungen zu treffen. Die Finanzautomatisierung kann Berichte und Dashboards dank der Integration mit Marketing-, Vertriebs- und Support-Tools sofort aktualisieren.
Außerdem ist die automatische Datenerfassung in der Regel genauer als die manuelle Dateneingabe.
Und mit der Finanzautomatisierung können Sie manuelle Compliance-Berichte aus der Gleichung herausnehmen. Software für die Finanzautomatisierung kann Ihnen dabei helfen, die verschiedenen regulatorischen Vorschriften auf den globalen Märkten einzuhalten, indem sie automatisch und ohne viel menschliches Zutun Compliance-Berichte erstellt und versendet.
Verschiedene Arten der Automatisierung
Die Automatisierung von Finanzprozessen ist vollgestopft mit Schlagworten wie intelligente Automatisierung, autonome Intelligenz und sogar Finanzrobotik. Auch wenn diese Begriffe kompliziert erscheinen, kann das Verständnis der zugrundeliegenden Technologie Ihnen helfen, ihre Fähigkeiten zu verstehen und den Output zu maximieren.
Sie haben keine Lust, sich mit den Details zu beschäftigen? Fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort, um zu erfahren, welche Aufgaben Sie automatisieren können.
Makros
Ein Makro ist eine einzelne Aktion oder eine Reihe von Aktionen, die wiederholt ausgeführt werden können. Es kann mit Code geschrieben oder aufgezeichnet werden.
Um ein Makro ohne Programmierung zu erstellen, zeichnen Sie Ihre Tastenanschläge und Mausklicks auf und bearbeiten dann die Schritte. Diese können heruntergeladen und mit dem Rest des Teams geteilt werden.
Klingt kompliziert? Wahrscheinlich verwenden Sie bereits Makros in Excel. Eines der gebräuchlichsten Beispiele für ein Excel-basiertes Makro ist es, zu sehen, welche Konten überfällig sind, diese in Ihrer Excel-Tabelle zu markieren und den Kontoinhaber per E-Mail zu benachrichtigen.
Roboter-Prozessautomatisierung (RPA)
RPA, oder Finanzrobotik, ist die gängigste Art der Automatisierung. Dabei werden Low-Code-Software-"Bots" eingesetzt, um zeitaufwändige Aufgaben über mehrere Plattformen hinweg auszuführen. Etwa 80 % der Führungskräfte im Finanzwesen haben RPA implementiert oder planen die Implementierung.
Nehmen Sie zum Beispiel die Bestellungsbearbeitung. In der Regel verbringen die Mitarbeiter viel Zeit mit der Bearbeitung von Bestellungen und leiten sie dann zur Genehmigung an die richtige Person weiter. Ein Software-Bot kann Bestellungen scannen, um wichtige Informationen zu erfassen, sie dem richtigen System hinzuzufügen und eine Genehmigungsanfrage zu senden.
Prozess-Orchestrierung
Unternehmen haben viele Prozesse, die ihnen helfen, bestimmte Geschäftsergebnisse zu erzielen. Diese Prozesse überschneiden sich mit verschiedenen Abteilungen und Plattformen.
Nehmen wir als Beispiel die Reisekostenerstattung. Sie müssen diese Ausgaben erfassen, die Informationen an die Manager und Finanzteams zur Überprüfung weiterleiten und sie dann genehmigen lassen, damit die Mitarbeiter eine Erstattung erhalten.
Diese sequentielle Abfolge von Schritten wird als Prozessorchestrierung bezeichnet.
Dies manuell zu tun, ist ineffizient und führt zu Verzögerungen, Fehlern und letztlich zu Frustration.
Software-Ingenieure können die bestehende Struktur umgestalten, um einen rationalisierten Arbeitsablauf zu schaffen. Sobald ein Mitarbeiter einen Erstattungsantrag einreicht, kann die Software ihn automatisch zur Prüfung weiterleiten und die Mitarbeiter benachrichtigen, dass ihr Antrag genehmigt wurde.
Intelligente Automatisierung (IA)
Intelligente Automatisierung ist eine Kombination von RPA-Bots mit anderen Technologien wie KI oder ML.
Diese Kombination trägt dazu bei, dass die Entscheidungsfindung mit sehr geringem menschlichem Aufwand skaliert werden kann.
Anstatt Finanzberichte manuell erstellen zu müssen, können intelligente Bots die Daten identifizieren und sammeln, sie nach Bedarf bearbeiten, Berichte erstellen und sie an die relevanten Interessengruppen senden.
Wenn Sie das menschliche Element vollständig ausschalten wollen, kann die fortschrittlichste Form der KI - die autonome Intelligenz - helfen. Die Technologie, die hinter selbstfahrenden Autos steckt, kann auch dabei helfen, Finanzprozesse ohne Aufsicht zu erledigen.
Wie man entscheidet, welche Finanzprozesse automatisiert werden sollen
Wie wir im nächsten Abschnitt erläutern werden, gibt es eine Vielzahl von Finanzprozessen, die Sie automatisieren können. Aber nur weil Sie eine Aufgabe automatisieren können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Wie bei jeder Investition sollten die Kosten der Automatisierung im Verhältnis zum Wert stehen, den sie Ihrem Unternehmen bringt.
Bewerten Sie den ROI der potenziellen Automatisierung, indem Sie zunächst abschätzen, wie wertvoll sie für Ihr Unternehmen wäre. Hier gibt es keine klare Wertformel, aber Sie können diese Fragen stellen, um den Wert der Automatisierung zu ermitteln:
- Wer bearbeitet diesen Prozess derzeit manuell?
- Wie lange brauchen sie, um diesen Vorgang manuell durchzuführen?
- Wie viel Zeit würden sie durch die Automatisierung dieses Prozesses sparen?
- Ausgehend von dieser Zeitersparnis, wie viel Geld sparen wir aus Sicht der Gehaltsabrechnung durch die Automatisierung der Aufgabe?
Nutzen Sie diese Antworten, um eine Einschätzung auf hohem Niveau vorzunehmen: Wäre der Wert der Automatisierung niedrig oder hoch?
Nachdem Sie den Wert ermittelt haben, sollten Sie die Kosten prüfen. Recherchieren Sie einige Automatisierungstools und vergleichen Sie die Preise. Berechnen Sie auf der Grundlage dieser Zahlen die voraussichtlichen Kosten.
Vergleichen Sie diese Zahl mit den Einsparungen bei der Gehaltsabrechnung, die sich aus der Zeitersparnis durch die Automatisierung des Prozesses ergeben. Sind die Einsparungen bei der Gehaltsabrechnung größer oder kleiner als die Kosten für die Automatisierung? Bestimmen Sie anhand der Antwort, ob die Kosten für die Automatisierung niedrig oder hoch sind.
Anhand dieser Wert- und Kostenschätzungen können Sie anhand einer Entscheidungsmatrix wie der folgenden die Prioritäten für Automatisierungen festlegen.
Bei Verwendung einer Matrix wie dieser erhalten Sie eines von vier Ergebnissen.
- Aufgaben, die wenig kosten und einen hohen Wert haben. Diese Finanzprozesse sollten vollständig automatisiert werden.
- Aufgaben, die hohe Kosten verursachen, aber von hohem Wert sind. Diese sind es wert, automatisiert zu werden, aber sie müssen nicht Ihre erste Priorität sein.
- Aufgaben mit geringen Kosten und geringem Wert. Diese Aufgaben können kostengünstig automatisiert werden, haben aber keine großen Auswirkungen, so dass Sie in Erwägung ziehen können, Teile von ihnen zu automatisieren.
- Aufgaben, die hohe Kosten verursachen und einen geringen Wert haben. In der Regel sollten Sie Ihre Ressourcen nicht für die Automatisierung dieser Art von Aufgaben aufwenden.
Ordnen Sie Aufgaben in diese Kategorien ein, damit Sie der Automatisierung von kostengünstigen und hochwertigen Prozessen Vorrang einräumen können.
Finanzaufgaben, die Sie automatisieren sollten (+ Tool-Empfehlungen)
Sie wissen nicht, welche Finanzaufgaben Sie zuerst automatisieren sollen? Beginnen Sie mit dieser Liste.
Wir bieten Ihnen Vorschläge für eigenständige Tools und zeigen Ihnen, wie Sie diese Automatisierungen in den aktuellen Technologie-Stack Ihres Teams einbinden können.
1. Buchhaltung
Falls Sie das noch nicht getan haben, sollten Sie Ihre Buchhaltung mit Tools wie Xero, QuickBooks und Zoho Books automatisieren. Mit diesen Plattformen können Sie automatisch Ausgaben geltend machen, automatische Transaktionen einrichten und diese abgleichen.
Buchhaltungssoftware kann auch maschinelles Lernen nutzen, um Ihre Transaktionen zu sortieren und sie automatisch in verschiedene Kategorien einzuordnen.
2. Rechnungsbearbeitung
Der 2021 State of AP Report von MineralTree ergab, dass:
- Vierundsechzig Prozent der Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung automatisiert haben, bearbeiten mehr Rechnungen bei gleicher Teamgröße.
- Dreiundzwanzig Prozent bearbeiten das gleiche Rechnungsvolumen mit weniger Ressourcen
- Dreizehn Prozent haben ihre Arbeitszeit auf andere Projekte verlagert
Aus demselben Bericht geht jedoch auch hervor, dass nur 9 % der Unternehmen ihren Rechnungsstellungsprozess durchgängig automatisiert haben.
Erwägen Sie den Einsatz von Tipalti, Oracle NetSuite oder SAP, um die Rechnungsverwaltung zu automatisieren. Sie können auch den gesamten Arbeitsablauf automatisieren, indem Sie die erhaltenen Rechnungen direkt an Ihre ERP-Software (Enterprise Resource Planning) senden und die Kommunikation mit dem Lieferanten per E-Mail auslösen.
Hier ist ein kurzer Überblick, wie Sie es einrichten können:
3. Spesenmanagement
Mehr als ein Drittel der Unternehmen, die Emburse im Jahr 2021 für seinen Travel & Expense Management Trends Report befragt hat, verwenden immer noch manuelle Prozesse zur Verwaltung ihrer Ausgaben.
Denken Sie an Excel-Tabellen, "selbst entwickelte" Systeme oder eine Kombination aus beidem. Die manuelle Spesenverwaltung ist anfällig für menschliche Fehler, Spesenbetrug und verspätete Erstattungen.
Automatisierte Spesenverwaltungssoftware wie Ramp, Divvy und Zoho verwenden eine Mischung aus regelbasierter Automatisierung und künstlicher Intelligenz und lernen Ihren Buchhaltungsprozess, sodass sie Ausgaben automatisch kategorisieren können, um den Genehmigungs- und Überprüfungsprozess zu beschleunigen. Ausgabenverwaltungssoftware kann auch Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, kennzeichnen und eine Rückzahlung verlangen.
Es ist jedoch eine Herausforderung, eine einheitliche Sicht auf die Ausgaben in den Anwendungen anderer Anbieter zu erhalten. Sie können einen Automatisierungsworkflow erstellen, um Ihre Spesenverwaltungssoftware mit Ihrem ERP zu verbinden, damit alle Informationen dort erfasst werden können. Lösen Sie dann Ihre Gehaltsabrechnungssoftware aus, damit alle genehmigten Erstattungen automatisch an die Mitarbeiter gesendet werden können.
4. Monatsabschluß
Eine manuelle Monatsendabrechnung ist nicht nur zeitaufwändig. Sie kann auch zu Diskrepanzen zwischen den Verkaufszahlen und den erzielten Einnahmen führen, Abstimmungen verzögern und die Transparenz ohne Echtzeitdaten einschränken.
Führen Sie den kontinuierlichen Abschluss ein - ein Prozess, bei dem alle Dateneingaben sofort automatisiert eingegeben werden. Dieser Buchhaltungsansatz ist eine großartige Alternative zur Monatsendbuchhaltung, da eine Automatisierungssoftware für den kontinuierlichen Abschluss wie Workiva oder SAP sicherstellt, dass Ihre Bücher ständig aktualisiert werden, so dass Sie in Echtzeit Einblick haben und Kurskorrekturen vornehmen können, sobald Sie ein Problem erkennen.
Erfahren Sie, wie Sie einen kontinuierlichen Abschluss-Workflow aufbauen können:
5. Prozess der Bestandsverwaltung
Manuelle Prozesse zur Bestandsverfolgung über verschiedene Tools und Tabellenkalkulationen hinweg sind zeitaufwändig und erhöhen das Risiko menschlicher Fehler. Ungenaue Bestandsdaten können zu Überbeständen, fehlenden Versanddaten und Bestandsverlusten aufgrund von Diebstahl oder Beschädigung führen.
Ziehen Sie eine Bestandsverwaltungssoftware wie NetSuite, Freshservice oder QuickBooks in Betracht, um Bestellungen automatisch zu verfolgen, zu organisieren, zu lagern und zu erfüllen. Diese Tools bieten eine Echtzeitansicht des Bestands, sodass Sie wichtige Entscheidungen in Echtzeit treffen können.
Sie können auch den gesamten Arbeitsablauf automatisieren, um Daten zur Bedarfsprognose an Ihr Beschaffungssystem zu senden, damit Sie Bestellungen aufgeben können, um eine rechtzeitige Erfüllung zu gewährleisten.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe in der Bestandsverwaltung automatisieren können:
6. Nachfrageprognose
Genaue Bedarfsprognosen sind nicht einfach, wenn Sie an manuellen Prozessen festhalten. Außerdem dauern manuelle Prognosen länger, weil sie Ihnen keine einheitliche Echtzeitansicht Ihrer historischen Daten aus allen Vertriebskanälen bieten.
Software für die Bedarfsprognose (oder -planung) wie SAP Integrated Business Planning, Oracle Demantra und Logility helfen Ihnen, Ihre Kunden besser zu bedienen, indem sie den langfristigen Bedarf auch angesichts von Supply Chain Störungen vorhersagen. Diese Tools überwachen die Nachfrage, schätzen die Auswirkungen von Produkteinführungen ab und erstellen Pläne für die Nachfragesteuerung durch den Einsatz von KI und ML.
Erfahren Sie, wie Sie einen Workflow zur Bedarfsprognose aufbauen können:
Verbesserte Finanzautomatisierung mit robuster Integration
Obwohl die meisten Finanzsoftware-Tools Automatisierungsfunktionen bieten, lassen sich diese Plattformen nicht immer problemlos mit anderen Tools integrieren.
Daher müssen diese Automatisierungswerkzeuge von den IT-Teams manuell integriert werden, was in der Regel Wochen, wenn nicht Monate dauert und eine ständige Überwachung und Pflege erfordert.
Außerdem muss die IT-Abteilung jedes Mal eingreifen, wenn eine neue Plattform hinzugefügt oder aufgegeben wird. Das bedeutet, dass die Finanzfachleute zusätzliche Dateneingaben vornehmen müssen und nur begrenzte Einblicke haben, während die Integration oder Wartung stattfindet, wodurch der gesamte Zweck der Automatisierung zunichte gemacht wird.
Umgehen Sie diese Herausforderung, indem Sie eine Integrationsplattform als Service(iPaaS) wie SnapLogic wählen. Eine iPaaS-Lösung hilft Ihnen, eine beliebige Kombination aus Cloud-basierten Diensten und lokalen Tools mit Ihren Geschäftsdaten zu verbinden. Ihre Entwickler müssen weniger Zeit für die Verbindung und Wartung von Plattformen aufwenden, und die Finanzprozesse können wie vorgesehen beschleunigt werden.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Prozesse automatisieren können, sollten Sie dieses kostenlose eBook herunterladen: Automatisierung von Finanzprozessen für ein schnelleres, reaktionsschnelleres Unternehmen.
