Les données sont omniprésentes - à tel point que les travailleurs sont submergés par l'information. Et ils sont dépassés par le nombre d'endroits où ils doivent se rendre pour obtenir la bonne information quand ils en ont besoin.
Les membres d'une équipe ont besoin de s'informer fréquemment par le biais de réunions, de courriels et d'autres échanges d'informations pour rester synchronisés et travailler efficacement à la réalisation d'un même objectif. Il en va de même pour les outils et les applications : ils doivent se tenir mutuellement au courant des derniers changements, faute de quoi ils feront perdre du temps aux employés.
Le processus continu de synchronisation des données est essentiel au bon fonctionnement des outils et des applications, car il permet de s'assurer que les données sont cohérentes partout. Si quelque chose change, l'ensemble du système doit le savoir.
Qu'est-ce que la synchronisation des données ?
La synchronisation des données (ou synchronisation des données) est le processus de mise à jour simultanée des données sur plusieurs sites. Chaque jour, nous intégrons davantage d'outils dans notre site les workflows et ajoutons des données à davantage de processus. Nous nous connectons de plus en plus. Cela signifie que nous avons besoin que toutes ces connexions communiquent efficacement en synchronisant leurs données.
Au-delà de la cohérence des données, la synchronisation implique également la vérification et le nettoyage des données.
Supposons que vous disposiez de deux systèmes différents contenant des informations sur les contacts des clients, mais qu'un système utilise un format de données différent de l'autre. Lorsque vous synchronisez les données, le système qui utilise un format de données différent peut nettoyer les données pour les adapter au format de l'autre système. Cette étape peut consister à supprimer les caractères non valides, à normaliser le formatage des numéros de téléphone et des adresses et à s'assurer que tous les champs sont correctement remplis.
Deux types de synchronisation des données
Il existe deux types principaux de synchronisation des données : unidirectionnelle et bidirectionnelle - également appelée "unidirectionnelle" et "bidirectionnelle" - selon que les informations circulent dans un sens ou dans les deux.
1. Unidirectionnel
Dans la synchronisation unidirectionnelle des données, un outil relaie l'information à un autre. L'information circule toujours dans un sens, de l'outil (ou des outils) émetteur(s) vers l'outil récepteur, et jamais dans l'autre sens.
Les données copiées d'une base de données de production vers une base de données de reporting, par exemple, constituent un exemple de synchronisation unidirectionnelle des données. Comme les données sont copiées pour être analysées - et qu'aucune information de la base de données de reporting n'est envoyée à la base de données de production - il n'y a besoin que d'un flux d'informations unidirectionnel.
2. Bidirectionnel
Dans ce type de synchronisation des données, les données sont mises à jour aux deux endroits afin que toutes les informations soient identiques. Les modifications peuvent provenir de l'une ou l'autre source.
La synchronisation bidirectionnelle des données se produit lorsque vous synchronisez une base de données locale avec une base de données basée sur cloud. Les systèmes de stockage de fichiers qui mettent automatiquement à jour un lecteur local vers le lecteur cloud (comme Dropbox, Google Docs, etc.) sont des exemples de synchronisation bidirectionnelle des données. Les systèmes locaux et cloud reflètent tous deux les mises à jour.
Avantages et utilisations de la synchronisation des données
La synchronisation des données peut donner à chacun une source unique de vérité tout en permettant des changements et des mises à jour. Avant l'apparition d'outils capables de synchroniser les données automatiquement, les professionnels des données devaient copier, vérifier et mettre à jour les données manuellement. Chaque fois qu'une information devait être modifiée, supprimée ou ajoutée, il fallait le faire à la main - un processus qui prenait beaucoup de temps et était fastidieux.
Mais la synchronisation des données a changé la donne. Grâce à la synchronisation des données, les organisations peuvent conserver des données plus précises et plus utiles.
Amélioration de l'efficacité
Le fait de maintenir les informations à jour partout grâce à la synchronisation des données permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, ce qui facilite le bon déroulement des opérations.
Supposons que l'équipe commerciale de votre entreprise utilise un CRM plateforme pour gérer les données des clients et que l'équipe financière utilise un outil de comptabilité distinct pour suivre les factures. Si l'entreprise synchronise les données entre les différents services, les informations de contact de l'équipe financière concernant le client seront automatiquement mises à jour. En revanche, si les données ne sont pas synchronisées, l'équipe financière risque d'envoyer les factures à la mauvaise adresse électronique, ce qui pourrait entraîner des retards importants dans le paiement de ces factures.
Renforcement de la sécurité
La mise à jour des données dans tous les systèmes lorsqu'un système est mis à jour facilite la collaboration et la coordination entre les équipes, améliorant ainsi la sécurité.
Supposons qu'une équipe d'assistance à la clientèle et une équipe de sécurité utilisent toutes deux un outil CRM pour gérer les données des clients, mais que l'équipe de sécurité utilise également un outil distinct pour gérer le contrôle d'accès. Si un client contacte le service d'assistance pour signaler un problème de prise de contrôle de compte, l'équipe d'assistance peut l'apprendre avant l'équipe de sécurité.
Si les données ne sont pas synchronisées entre les systèmes, l'équipe de sécurité peut ne pas être au courant du problème et ne pas prendre de mesures, laissant le compte du client vulnérable. En revanche, si les données sont synchronisées, l'équipe de sécurité recevra des mises à jour automatiques de l'outil de gestion de la relation client et sera en mesure d'agir immédiatement pour sécuriser le compte.
Offre des sauvegardes de données
Les pannes de courant, les défaillances matérielles ou même un petit bogue peuvent entraîner une désynchronisation des données entre plusieurs systèmes. Cela peut entraîner des perturbations importantes, car les employés n'ont pas accès aux informations les plus récentes. Des décisions peuvent être prises sur la base de données incomplètes ou inexactes. Dans certains cas, il peut être nécessaire d'interrompre le travail jusqu'à ce que les données soient à nouveau synchronisées, ce qui peut entraîner une perte de productivité et de revenus.
Mais si vos données sont synchronisées entre toutes les plateformes, vous pouvez souvent trouver les mêmes informations dans un autre outil. Supposons que votre organisation utilise un outil de gestion de la relation client (CRM) pour gérer les données relatives aux clients et un autre outil pour la comptabilité et la facturation. Un jour, l'outil de gestion de la relation client subit une panne de courant et reste indisponible pendant plusieurs heures.
Pendant ce temps, l'équipe comptable envoie plusieurs factures aux clients, sans savoir que certaines données clients dans l'outil de gestion de la relation client ont été mises à jour juste avant la panne. Si les deux outils n'avaient pas été synchronisés, l'équipe comptable aurait pu envoyer des factures à des adresses électroniques ou physiques erronées, ce qui aurait entraîné d'importants retards de paiement et aurait pu nuire à la réputation de l'entreprise.
Comment synchroniser les données ?
La synchronisation des données peut se faire par le biais de mises à jour manuelles, mais ce n'est généralement pas possible, étant donné le rythme des données entrantes pour la plupart des entreprises. C'est pourquoi de nombreuses applications professionnelles basées sur des ordinateurs de bureau ou des appareils mobiles intègrent des fonctions de synchronisation des données. Pour les plates-formes de données d'entreprise ou les systèmes informatiques, cependant, où les données peuvent ou non être pilotées par une application, les changements de données, les échanges ou les mouvements entre ces plates-formes de données d'entreprise seraient mieux synchronisés avec un iPaaS (intégration plateforme en tant que service) qui incorpore l'ingestion automatisée et la capture des données de changement , comme SnapLogic AutoSync.
Avec des pipelines instantanés pour les sites populaires les workflows, de Salesforce à Snowflake, et un site plateforme que n'importe quel membre de votre équipe peut apprendre à utiliser, la synchronisation des données devient une tâche que l'on règle et que l'on oublie. SnapLogic AutoSync peut vous permettre d'être opérationnel en quelques minutes. Il vous suffit d'énoncer l'objectif de l'entreprise, puis de spécifier la destination et les sources de données.
Pour en savoir plus sur la synchronisation des données et d'autres formes d'intégration des données, consultez le Guide ultime de l'intégration des données.
