Publié précédemment sur hrzone.com.
Les professionnels des RH sont chargés de veiller à ce que l'expérience des employés soit transparente, en proposant des parcours rapides, fluides et connectés qui contribuent à générer du chiffre d'affaires. Plus le processus est rapide et efficace, du recrutement à l'intégration, plus vite le nouvel employé peut s'atteler à la tâche pour laquelle il a été recruté et avoir un impact sur l'activité de l'entreprise. Les processus RH sont l'élément vital des organisations, soutenant non seulement les employés, mais les encourageant à leur tour à offrir une meilleure expérience client.
Ce n'est que lorsque les entreprises automatisent l'expérience derecrutement et d'intégrationqu'elles peuvent véritablement répondre à cet impératif commercial et soutenir la poussée de leur organisation vers la transformation numérique avec rapidité et ampleur.
Les RH peuvent prendre l'initiative de démontrer comment l'automatisation peut améliorer les résultats de l'entreprise en attirant, en développant et en retenant les meilleurs talents. Bien que de nombreuses organisations aient piloté l'automatisation dans de nombreux secteurs d'activité, pour les RH, le recrutement et l'intégration des employés est le point de départ.
Le problème
Malheureusement, la réalité ne correspond pas toujours à la vision d'une entreprise connectée, et les employés en ressentent l'impact dans leurs activités quotidiennes. La lourdeur des applications, les réponses automatiques impersonnelles et les problèmes de planification des entretiens ne sont que quelques-uns des obstacles que les nouveaux employés doivent surmonter lorsqu'ils rejoignent une entreprise. Partager des informations personnelles à maintes reprises finit par devenir une tâche répétitive et fastidieuse.
Lorsqu'une recrue commence son parcours d'intégration, les offres doivent être signées et les vérifications des antécédents doivent être effectuées. Ensuite, les employés potentiels doivent être ajoutés au système HCM, puis le service financier doit les ajouter au système de paie, le service informatique doit fournir un ordinateur portable ou d'autres équipements, la formation doit être programmée, etc.
Dans tous ces services, de multiples systèmes et processus sont utilisés, ce qui peut entraîner des erreurs involontaires, un manque de coordination, une communication décousue et, bien trop souvent, une entrée difficile pour le nouvel employé dans l'entreprise. Une mauvaise expérience d'intégration retarde le temps nécessaire à un employé pour se mettre au diapason et se sentir confiant dans sa capacité à contribuer de manière significative à l'entreprise.
Tout d'abord, les entreprises doivent passer en revue tous les points de contact avec lesquels un nouvel employé interagit afin d'éliminer les frictions dans la mesure du possible. Là encore, cela implique plusieurs systèmes et gestionnaires ; par exemple, vous pouvez utiliser Jobvite pour le recrutement, ADP pour la paie, Workday pour les avantages sociaux, ServiceNow pour l'approvisionnement en ordinateurs portables et Okta pour les droits d'accès.
Bien que chaque système soit essentiel, ils augmentent également la probabilité d'erreurs manuelles s'ils ne sont pas intégrés. L'identification des zones problématiques et des points d'amélioration potentiels, ainsi que des domaines dans lesquels l'automatisation peut contribuer à simplifier et à accélérer les processus critiques, constitue la première étape vers une meilleure expérience d'intégration.
La solution
L'apprentissage automatique et l'IA sont les moteurs de l'automatisation, permettant aux entreprises de travailler plus rapidement et plus intelligemment que les humains ne peuvent le faire seuls. L'automatisation ne remplace pas les agents humains, mais renforce leurs capacités en leur permettant de travailler plus rapidement et avec moins d'erreurs dans le cadre d'un flux de travail prévisible.
Bien que chaque organisation aborde les RH différemment, avec des applications et des processus variés, les nouveaux embauchés suivent généralement le même flux d'intégration, avec des chemins communs et reproductibles, d'une entreprise à l'autre - ce qui rend le processus mûr pour l'automatisation.
Les applications telles que ADP, Workday, ServiceNow, Okta et d'autres doivent toutes être intégrées pour garantir que le processus offre une expérience cohérente et connectée au nouvel employé. Les tâches répétitives, manuelles et administratives telles que la saisie de données sont éliminées, tandis que les applications peuvent communiquer entre elles, les données clés étant transférées d'une application à l'autre et les actions ultérieures étant automatiquement déclenchées. Par exemple, les données saisies dans Workday sont automatiquement transférées à ADP, ServiceNow et Okta, avec des étapes et des actions programmées, sans que les administrateurs n'aient à les saisir à nouveau ou que des courriels ne soient envoyés à différents membres de l'équipe.
Les communications orchestrées, la planification automatique et les conseils étape par étape avec les bonnes informations présentées au bon moment peuvent aider à guider les nouveaux employés lors de leurs premiers jours au sein d'une organisation. Les informations essentielles à l'entreprise sont stockées en un seul endroit, de sorte que les nouveaux employés peuvent accéder aux manuels, aux informations sur les avantages sociaux et aux politiques dont ils ont besoin.
Un autre avantage de ces nouveaux systèmes connectés est que les équipes RH ont une vue à 360 degrés de l'état d'avancement du parcours d'intégration de leur employé, ce qui leur permet d'intervenir et de donner des conseils en cas de besoin.
En fin de compte, les erreurs humaines et les croisements de fils sont considérablement réduits et le nouvel employé et le responsable du recrutement peuvent compter sur une intégration plus fluide, plus rapide et sans stress. Mais pour bien faire, vous devez automatiser le processus d'intégration.
Le rôle de l'informatique dans l'automatisation
Les API et le codage manuel fastidieux ont longtemps été la solution pour les services informatiques qui cherchaient à intégrer des applications pour un secteur d'activité - les projets d'intégration, en moyenne, peuvent souvent durer six mois ou plus. Les projets d'intégration prennent en moyenne six mois, voire plus. Les processus d'intégration manuelle ont du mal à suivre le rythme des mises à jour logicielles et nécessitent une supervision et une maintenance constantes de la part du service informatique.
Il n'est donc pas surprenant que l'expérience se transforme rapidement en un projet laborieux et stressant, qui prend du temps aux équipes informatiques au lieu d'en gagner. Les intégrations manuelles permettent aux entreprises de connecter différents systèmes, mais à un coût plus élevé au bout du compte, car elles s'efforcent de suivre le rythme de croissance des entreprises et l'évolution des paysages logiciels.
L'automatisation de l'intégration permet aux organisations d'arrêter le processus de codage manuel et de laisser un logiciel intelligent automatiser les tâches administratives hautement répétitives tout en aidant les équipes à établir une connectivité rapide et de qualité entre les systèmes. Les solutions avancées de plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS) comprennent souvent une technologie d'intelligence artificielle intégrée qui aide les employés sans connaissances techniques à contribuer de manière significative aux projets d'intégration - grâce à cette capacité, les RH ont le plein pouvoir d'automatiser l'expérience d'intégration de leurs employés sans avoir besoin d'ouvrir un ticket avec le service informatique.
Ces intégrations se mettent à jour automatiquement et ne nécessitent que très peu d'intervention ou de maintenance. C'est un peu comme si vous engagiez un concepteur de sites web pour créer un site web personnalisé, codé ligne par ligne, alors que l'utilisation d'un modèle de site web plateforme vous permet de choisir facilement des éléments modernes préconfigurés sans que vous ayez besoin de connaître le code. C'est plus rapide et plus accessible, et cela permet de disposer de fonctionnalités modernes et actualisées.
Pour commencer
Pour lancer le processus d'automatisation, les équipes RH doivent identifier les processus qui posent le plus de problèmes. Ensuite, le lancement de l'intégration et de l'automatisation peut améliorer non seulement le processus d'accueil des employés, mais aussi d'autres parcours dans lesquels les RH travaillent avec d'autres départements. Voici les étapes que je suggère aux entreprises qui souhaitent adopter l'automatisation :
- La communication est essentielle : veillez à ce que vos objectifs et vos projets soient connus de l'ensemble de l'entreprise - à partir de là, vous pouvez lancer un processus d'automatisation holistique, en veillant à ce que toutes les lignes d'activité et leurs processus puissent en bénéficier.
- Sachez avec quoi vous travaillez : avant d'adopter une nouvelle technologie, vérifiez les systèmes dont vous disposez et identifiez les éventuelles lacunes dans vos processus. En outre, examinez les forces et les faiblesses de votre équipe - cela vous aidera à déterminer les technologies dont vous avez besoin pour soutenir vos processus quotidiens.
- Équipez-vous des bons outils: passez en revue votre pile technologique existante et donnez la priorité aux applications qui soutiennent le mieux votre façon de travailler, qu'il s'agisse du recrutement, des avantages sociaux, de la paie, etc. Sans les bons outils en place, ainsi qu'une puissante intégration plateforme pour les relier, les rêves d'automatisation ne pourront jamais devenir réalité.
- Intégrer et automatiser : intégrez votre paysage croissant d'applications et de données - des bases de données sur site ou des systèmes ERP aux nouvelles applications cloud en passant par les entrepôts de données et les outils d'analyse - afin de garantir la fluidité, la rapidité et l'automatisation des flux de processus. L'adoption d'une intégration en libre-service à code basique plateforme signifie que les RH peuvent le faire elles-mêmes avec peu d'assistance informatique.
- Réviser et améliorer: à partir de là, il s'agit de surveiller, de mesurer et d'améliorer votre paysage de données et l'automatisation des processus. Apportez les changements que vous jugez nécessaires pour répondre à l'évolution de vos besoins en matière de ressources humaines. Cloud-Les plateformes basées sur l'IA vous permettent de surveiller, de mesurer et d'améliorer vos automatisations en temps réel, en veillant à ce que rien ne vienne perturber l'expérience productive et positive des employés.
Automatiser l'intégration pour offrir une expérience d'accueil transparente
En donnant aux départements RH les moyens de prendre en main l'intégration, on leur permet d'offrir une meilleure expérience d'accueil des employés. Un parcours de l'employé véritablement connecté donne aux directeurs des ressources humaines plus de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent, de réduire les erreurs et le travail redondant et de contribuer à la création d'une entreprise véritablement axée sur les données. Les nouvelles recrues reconnaîtront également que l'endroit qu'elles ont choisi est le meilleur endroit pour travailler, ce qui les encouragera à offrir une meilleure expérience aux clients.
