L'automatisation dans la finance n'est pas un concept nouveau. En fait, un quart des directeurs financiers interrogés par Vic.ai et StrategicCFO360 en mai 2022 ont déclaré que leur processus de gestion de la paie et des factures était entièrement automatisé, tandis que 45% des répondants progressaient dans l'automatisation de ces deux tâches.
Si 61 % des personnes interrogées reconnaissent la valeur de l'automatisation et si 58 % prévoient d'accroître leurs investissements dans ce domaine au cours des 12 prochains mois, il reste encore des défis à relever, en particulier en ce qui concerne la mise en œuvre.
L'étude révèle que 61 % des directeurs financiers signalent des problèmes d'automatisation lorsqu'ils tentent d'intégrer des systèmes existants. Et si certains processus financiers ont été automatisés, d'autres restent à la traîne en raison d'un manque de connaissances sur la manière dont ces tâches peuvent être automatisées.
Dans ce billet, nous vous aiderons, vous et votre équipe financière, à relever ces défis en nous plongeant dans la technologie qui sous-tend l'automatisation et en révélant quelles tâches financières peuvent être automatisées. Nous vous proposons également des recommandations d'outils pour vous aider à connecter votre pile technologique financière et à automatiser les flux de données.
Que signifie l'automatisation dans la finance ?
L'automatisation financière consiste à utiliser la technologie pour exécuter des processus financiers qui libèrent du temps pour que les employés puissent se concentrer sur des tâches plus importantes.
Si la définition de l'automatisation reste largement la même dans l'ensemble du secteur, la mise en œuvre peut être très différente.
Vous pouvez utiliser :
- Automatisation simple basée sur des règles au sein d'un site spécifique plateforme pour effectuer des tâches répétitives
- l'automatisation des processus robotiques (RPA) pour effectuer des tâches à forte intensité de ressources sur plusieurs plateformes, ou
- Automatisation intelligente pour combiner les robots RPA avec l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) afin de résoudre des problèmes plus sophistiqués.
Lire la suite : Un aperçu rapide de l'automatisation des processus métier et de ses cas d'utilisation
Pourquoi l'automatisation est-elle importante en finance ?
Si vous lisez ces lignes, vous connaissez déjà les avantages généraux de l'automatisation : précision accrue, réduction des coûts d'exploitation et augmentation de la productivité.
Mais l'automatisation financière vous donne également une visibilité en temps réel sur la santé financière de votre entreprise, ce qui permet aux dirigeants de prendre des décisions stratégiques. L'automatisation financière peut mettre à jour les rapports et les tableaux de bord instantanément grâce aux intégrations avec les outils de marketing, de vente et de support.
La collecte automatique des données tend également à être plus précise que la saisie manuelle des données.
Grâce à l'automatisation financière, vous pouvez éliminer les rapports de conformité manuels de l'équation. Les logiciels d'automatisation financière peuvent vous aider à rester en conformité avec les différentes politiques réglementaires sur les marchés mondiaux en générant et en envoyant automatiquement des rapports de conformité avec peu ou pas d'intervention humaine.
Les différents types d'automatisation
L'automatisation des processus financiers est truffée de termes à la mode - automatisation intelligente, intelligence autonome et même robotique financière. Bien que ces termes semblent compliqués, la compréhension de la technologie sous-jacente peut vous aider à comprendre ses capacités et à maximiser les résultats.
Vous n'avez pas envie de vous plonger dans les détails ? Passez à la section suivante pour découvrir les tâches que vous pouvez automatiser.
Macros
Une macro est une action unique ou une série d'actions pouvant être exécutées de manière répétée. Elle peut être écrite avec du code ou enregistrée.
Pour créer une macro sans codage, enregistrez vos frappes au clavier et vos clics de souris, puis modifiez les étapes. Ces macros peuvent être téléchargées et partagées avec le reste de l'équipe.
Cela vous semble compliqué ? Vous utilisez probablement déjà des macros dans Excel. L'un des exemples les plus courants d'une macro basée sur Excel est de voir quels comptes sont en retard, de les mettre en évidence dans votre feuille de calcul Excel et d'avertir le titulaire du compte par courrier électronique.
Automatisation des processus robotiques (RPA)
La RPA, ou robotique financière, est le type d'automatisation le plus courant. Elle utilise des "bots" logiciels à code bas pour exécuter des tâches fastidieuses sur plusieurs plateformes. Environ 80 % des responsables financiers ont mis en œuvre la RPA ou prévoient de le faire.
Prenons l'exemple du traitement des bons de commande. Traditionnellement, les employés passent énormément de temps à traiter les bons de commande, puis à les transmettre à la bonne personne pour approbation. Un robot logiciel peut scanner les bons de commande pour recueillir des informations cruciales, les ajouter au bon système d'enregistrement et envoyer une demande d'approbation.
Orchestration des processus
Les entreprises disposent de nombreux processus qui les aident à atteindre des résultats spécifiques. Ces processus se chevauchent avec différents départements et plateformes.
Prenons l'exemple du remboursement des frais de voyage. Vous devez collecter ces dépenses, transmettre ces informations aux gestionnaires et aux équipes financières pour examen, puis les faire approuver pour que les employés soient remboursés.
Cet ensemble d'étapes séquentielles est connu sous le nom d'orchestration de processus.
Le faire manuellement est inefficace, entraîne des retards, des erreurs et, en fin de compte, de la frustration.
Les ingénieurs logiciels peuvent remanier la structure existante pour créer un flux de travail rationalisé. Ainsi, dès que les employés soumettent une demande de remboursement, le logiciel peut automatiquement l'envoyer pour examen et notifier aux employés que leur demande a été approuvée.
Automatisation intelligente (IA)
L'automatisation intelligente est une combinaison de bots RPA avec d'autres technologies comme l'IA ou la ML.
Cette combinaison permet de prendre des décisions à grande échelle avec très peu d'intervention humaine.
Ainsi, au lieu de devoir créer manuellement des rapports financiers, des robots intelligents peuvent identifier et collecter les données, les manipuler selon les besoins, générer des rapports et les envoyer aux parties prenantes concernées.
Si vous souhaitez supprimer complètement l'élément humain, la forme la plus avancée de l'IA - l'intelligence autonome - peut vous aider. La technologie qui sous-tend les voitures autonomes peut également aider à mener à bien les processus financiers sans surveillance.
Comment choisir les processus financiers à automatiser ?
Comme nous le verrons dans la section suivante, il existe de nombreux processus financiers que vous pouvez automatiser. Mais ce n'est pas parce que vous pouvez automatiser une tâche que vous devez le faire. Comme pour tout investissement, le coût de l'automatisation doit correspondre à la valeur qu'elle apporte à votre entreprise.
Évaluez le retour sur investissement de l'automatisation potentielle en commençant par mesurer la valeur qu'elle aurait pour votre organisation. Il n'existe pas de formule de calcul précise, mais vous pouvez poser les questions suivantes pour déterminer la valeur de l'automatisation :
- Qui s'occupe actuellement de ce processus manuellement ?
- Combien de temps leur faut-il pour réaliser ce processus manuellement ?
- Combien de temps gagneraient-ils en automatisant ce processus ?
- Sur la base de ce gain de temps, combien d'argent économisons-nous du point de vue de la paie en automatisant cette tâche ?
Utilisez ces réponses pour prendre une décision de haut niveau : la valeur de l'automatisation serait-elle faible ou élevée ?
Après avoir évalué la valeur, étudiez le coût. Recherchez quelques outils d'automatisation et comparez les prix. Sur la base de ces chiffres, calculez le montant probable des dépenses.
Comparez ce chiffre aux économies réalisées sur les salaires grâce au temps gagné par l'automatisation du processus. Les économies réalisées sur les salaires sont-elles supérieures ou inférieures au coût de l'automatisation ? En fonction de la réponse, déterminez si le coût de l'automatisation est faible ou élevé.
Après avoir évalué la valeur et le coût, utilisez une matrice de décision telle que celle présentée ci-dessous pour hiérarchiser les automatisations.
En utilisant une matrice comme celle-ci, vous obtiendrez l'un des quatre résultats suivants.
- Tâches à faible coût et à forte valeur ajoutée. Ces processus financiers devraient être entièrement automatisés.
- Les tâches dont le coût est élevé mais qui ont une grande valeur. Elles valent la peine d'être automatisées, mais ne doivent pas nécessairement constituer votre première priorité.
- Tâches à faible coût et à faible valeur ajoutée. Ces tâches peuvent être automatisées à peu de frais mais n'ont pas un grand impact, vous pouvez donc envisager d'en automatiser une partie.
- Tâches dont le coût est élevé et la valeur faible. En règle générale, vous ne devriez pas consacrer vos ressources à l'automatisation de ce type de tâches.
Répartissez les tâches dans ces catégories afin de donner la priorité à l'automatisation des processus à faible coût et à forte valeur ajoutée.
Les tâches financières que vous devriez envisager d'automatiser (+ recommandations d'outils)
Vous ne savez pas quelles tâches financières automatiser en priorité ? Commencez par cette liste.
Nous vous proposons des suggestions d'outils autonomes et vous expliquons comment vous pouvez intégrer ces automatisations dans la pile technologique actuelle de votre équipe.
1. La comptabilité
Si vous ne l'avez pas encore fait, envisagez d'automatiser votre comptabilité à l'aide d'outils tels que Xero, QuickBooks et Zoho Books. Ces plateformes peuvent vous aider à déclarer automatiquement vos dépenses, à mettre en place des transactions automatiques et à les rapprocher.
Les logiciels de comptabilité peuvent également utiliser l'apprentissage automatique pour trier vos transactions et les organiser avec précision dans différentes catégories pour vous automatiquement.
2. Traitement des factures
Le rapport de MineralTree sur l'état de l'AP en 2021 a révélé que
- Soixante-quatre pour cent des organisations qui mettent en œuvre l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) traitent davantage de factures avec la même taille d'équipe.
- Vingt-trois pour cent traitent le même volume de factures avec moins de ressources.
- Treize pour cent ont réorienté le temps du personnel vers d'autres projets.
Mais le même rapport révèle également que seulement 9 % des organisations ont automatisé leur processus de facturation de bout en bout.
Pensez à utiliser Tipalti, Oracle NetSuite ou SAP pour automatiser la gestion des factures. Vous pouvez également automatiser l'ensemble du flux de travail pour envoyer les factures que vous recevez directement à votre progiciel de gestion intégré (PGI) et déclencher la communication avec le fournisseur par courrier électronique.
Voici un bref aperçu de la manière dont vous pouvez le mettre en place :
3. Gestion des dépenses
Plus d'un tiers des organisations interrogées en 2021 par Emburse dans le cadre de son rapport sur les tendances en matière de gestion des voyages et des dépenses utilisent encore des processus manuels pour gérer leurs dépenses.
Pensez aux feuilles de calcul Excel, aux systèmes "maison" ou à une combinaison des deux. La gestion manuelle des dépenses est vulnérable aux erreurs humaines, à la fraude et aux retards de remboursement.
Les logiciels de gestion automatisée des dépenses comme Ramp, Divvy et Zoho utilisent un mélange d'automatisation basée sur des règles et d'intelligence artificielle et apprennent votre processus comptable afin de classer automatiquement les dépenses par catégories pour accélérer le processus d'approbation et d'examen. Les logiciels de gestion des dépenses peuvent également signaler les dépenses hors politique et demander un remboursement.
Cependant, il est difficile d'obtenir une vue unifiée des dépenses dans des applications tierces. Vous pouvez créer un flux d'automatisation pour connecter votre logiciel de gestion des dépenses à votre ERP afin que toutes les informations puissent y être enregistrées. Ensuite, déclenchez votre logiciel de paie pour que tous les remboursements approuvés soient automatiquement envoyés aux employés.
4. Clôture du mois
La comptabilité manuelle de fin de mois n'est pas seulement chronophage. Elle peut également entraîner des divergences entre les chiffres de vente et les recettes perçues, retarder les rapprochements et limiter la visibilité en l'absence de données en temps réel.
La clôture en continu est un processus dans lequel toutes les données sont saisies immédiatement à l'aide de l'automatisation. Cette approche comptable est une excellente alternative à la comptabilité de fin de mois, car les logiciels d'automatisation de la clôture en continu tels que Workiva ou SAP garantissent que vos livres sont constamment mis à jour, ce qui vous permet d'avoir une visibilité en temps réel et de rectifier le tir dès que vous identifiez un problème.
Apprenez à construire un système de fermeture continue workflow:
5. Processus de gestion des stocks
L'utilisation de processus manuels pour suivre les stocks à l'aide de différents outils et feuilles de calcul prend beaucoup de temps et augmente le risque d'erreur humaine. Des données inexactes sur les stocks peuvent entraîner des surstocks, des dates d'expédition manquantes et des pertes de stocks dues au vol ou à la détérioration.
Envisagez un logiciel de gestion des stocks comme NetSuite, Freshservice ou QuickBooks pour suivre, organiser, stocker et exécuter automatiquement les commandes. Ces outils offrent une vue en temps réel des stocks, ce qui vous permet de prendre des décisions cruciales en temps réel.
Vous pouvez également automatiser l'ensemble du flux de travail afin d'envoyer les données de prévision de la demande à votre système d'approvisionnement, de manière à ce que vous puissiez passer des commandes en temps voulu.
Découvrez comment vous pouvez automatiser votre gestion des stocks workflow:
6. Prévision de la demande
Il n'est pas facile de prévoir la demande avec précision si l'on s'en tient à des processus manuels. De plus, les prévisions manuelles prennent plus de temps parce qu'elles ne vous donnent pas une vue unifiée et en temps réel de vos données historiques provenant de tous vos canaux de vente.
Les logiciels de prévision de la demande (ou de planification) tels que SAP Integrated Business Planning, Oracle Demantra et Logility vous aident à mieux servir vos clients en prévoyant les besoins à long terme, même en cas de perturbation de la chaîne d'approvisionnement. Ces outils surveillent la demande, estiment l'impact des lancements de produits et créent des plans de gestion de la demande en employant l'IA et la ML.
Découvrez comment vous pouvez construire un système de prévision de la demande workflow:
Améliorer l'automatisation de la finance grâce à une intégration robuste
Bien que la plupart des logiciels financiers offrent des fonctions d'automatisation, ces plateformes ne s'intègrent pas toujours facilement à d'autres outils.
Ces outils d'automatisation doivent donc être intégrés manuellement par les équipes informatiques, ce qui prend généralement des semaines, voire des mois, et nécessite une surveillance et une maintenance constantes.
En outre, chaque fois qu'un nouveau site plateforme est ajouté ou abandonné, le service informatique doit intervenir. Cela signifie que les professionnels de la finance doivent saisir des données supplémentaires et ont une vision limitée pendant que l'intégration ou la maintenance a lieu, ce qui va à l'encontre de l'objectif même de l'automatisation.
Pour contourner ce problème, optez pour une solution d'intégration plateforme as a service(iPaaS) telle que SnapLogic. Une solution iPaaS vous aide à connecter n'importe quelle combinaison de services basés sur cloud et d'outils sur site à vos données d'entreprise. Vos développeurs peuvent consacrer moins de temps à la connexion et à la maintenance des plateformes, et les processus financiers peuvent être accélérés comme prévu.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont vous pouvez automatiser vos processus, téléchargez gratuitement le site eBook: Automating Finance Processes for a Faster, More Responsive Enterprise (Automatisation des processus financiers pour une entreprise plus rapide et plus réactive).
