Je me souviens très bien du cours de gestion des opérations que j'ai suivi à l'université. Nous avons passé une heure entière à jouer au "jeu de la bière", qui n'avait rien à voir avec le fait de boire de la bière. Grâce à ce jeu, nous avons appris comment fonctionne la production "juste à temps" : comment travailler en collaboration pour maintenir des niveaux de stocks bas tout en répondant à la demande. J'étais loin de me douter que l'échange de données informatisées (EDI) était un élément essentiel de la communication entre les fournisseurs, les distributeurs et les détaillants dans le vrai "jeu de la bière".
Le flux "Procure to Pay
Un cas d'utilisation typique de "Procure to Pay" pour un fabricant ressemble au cycle ci-dessous.
Sans système EDI, un fabricant devra affecter des ressources humaines à la gestion des communications avec ses partenaires. Chaque fois qu'une communication (commande, facture) est reçue d'un partenaire commercial, une personne du fabricant doit saisir manuellement la même information dans son système de planification des ressources de l'entreprise/de gestion de la chaîne d'approvisionnement, puis répondre au fournisseur de manière appropriée.
Grâce à l'EDI, vous pouvez accroître l'efficacité en automatisant des transactions telles que l'envoi d'un accusé de réception après réception d'une commande ou d'une facture. En automatisant les transactions, vous pouvez éliminer les erreurs de saisie manuelle des données et les coûts associés. L'EDI vous permet également de traiter plus rapidement les documents commerciaux et de réduire le coût global de vos activités. Une solution EDI consiste généralement en une passerelle EDI qui communique avec vos partenaires commerciaux selon des formats, des messages et des protocoles prédéterminés. Les formats EDI les plus courants sont X12, EDIFACT, HL7, Tradacoms, SWIFT, etc. Les deux formats les plus courants - X12 et EDIFACT - sont répandus aux États-Unis et en Europe.
Le cycle du bon de commande à la facture - avec l'EDI
Voyons maintenant à quoi ressemble le cycle ci-dessus de la commande à la facture avec l'EDI.
Six avantages de l'adoption de l'EDI dans l'industrie manufacturière :
- Automatiser les processus et les notifications, réduisant ainsi les heures de travail et éliminant les actions manuelles sujettes aux erreurs.
- Permettre l'intégration de données en temps réel avec des systèmes d'enregistrement clés tels que la planification des ressources de l'entreprise (ERP) ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM).
- Réaliser des gains d'efficacité opérationnelle en
- réduire le nombre d'heures consacrées aux tâches de routine telles que la préparation des documents d'expédition, l'envoi d'avis de livraison anticipés, etc.
- faciliter la localisation des matériaux tout au long du processus de production
- Permettre aux organisations qui utilisent des outils et des processus de production allégés, tels que le juste-à-temps, de mieux contrôler leurs stocks.
- Réduire le coût total de possession grâce à l'automatisation, à la réduction des erreurs, à l'efficacité opérationnelle, etc.
- Augmentation du chiffre d'affaires car l'EDI permet à une organisation de travailler avec de gros clients pour lesquels l'EDI est souvent la condition de base pour faire des affaires.
Dans le contexte actuel des "jeux de la bière", les fabricants doivent faire preuve d'agilité pour répondre rapidement aux besoins changeants de leurs clients. Aller au-delà des systèmes et processus existants et adopter une solution moderne d'intégration B2B/EDI est essentiel pour acquérir cette agilité et répondre aux demandes des partenaires.
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