Pubblicato in precedenza su hrzone.com.
I professionisti delle risorse umane hanno la responsabilità di garantire che l'esperienza dei dipendenti sia senza soluzione di continuità, offrendo viaggi rapidi, fluidi e connessi che contribuiscono a stimolare i ricavi. Quanto più rapido ed efficiente è il processo che va dall'assunzione all'onboarding, tanto più velocemente il nuovo assunto potrà dedicarsi a ciò per cui è stato assunto e a guidare l'impatto sul business. I processi HR sono la linfa vitale delle organizzazioni, in quanto supportano non solo i dipendenti, ma li incoraggiano a loro volta a offrire una migliore esperienza ai clienti.
Solo quando le aziende automatizzano l'esperienza direclutamento e di onboardingpossono davvero soddisfare questo imperativo aziendale e sostenere la spinta delle loro organizzazioni verso la trasformazione digitale con velocità e scala.
Le risorse umane possono assumere un ruolo guida nel dimostrare come l'automazione possa migliorare i risultati aziendali attraverso l'attrazione, lo sviluppo e il mantenimento dei migliori talenti. Sebbene molte organizzazioni abbiano sperimentato l'automazione in diverse linee di business, per le risorse umane il reclutamento e l'onboarding dei dipendenti sono il punto di partenza.
Il problema
Purtroppo, la realtà spesso non corrisponde alla visione di un'azienda connessa e i dipendenti ne risentono nelle loro attività quotidiane. Applicazioni macchinose, risposte automatiche impersonali e problemi di programmazione per i colloqui sono solo alcuni degli ostacoli che i nuovi assunti devono superare quando entrano in un'organizzazione. Condividere più volte le informazioni personali finisce per essere un compito ripetitivo e dispendioso in termini di tempo.
Quando una recluta inizia il suo percorso di onboarding, le offerte devono essere firmate e i controlli devono essere eseguiti. Poi, i potenziali dipendenti devono essere aggiunti al sistema HCM, quindi la finanza deve aggiungerli al libro paga, l'IT deve fornire un computer portatile o altre attrezzature, la formazione deve essere programmata e così via.
In tutti questi diversi reparti vengono utilizzati più sistemi e processi e questo può causare errori involontari, mancanza di coordinamento, comunicazione disarticolata e troppo spesso un ingresso non proprio agevole per il nuovo assunto in un'organizzazione. Un'esperienza di onboarding negativa ritarda il tempo necessario a un dipendente per raggiungere l'obiettivo e sentirsi sicuro della propria capacità di contribuire in modo significativo all'azienda.
In primo luogo, le aziende devono rivedere tutti i punti di contatto con cui interagisce un nuovo dipendente per eliminare, ove possibile, gli attriti. Anche in questo caso, si tratta di sistemi e gestori multipli; ad esempio, si potrebbe utilizzare Jobvite per il reclutamento, ADP per le buste paga, Workday per i benefit, ServiceNow per il provisioning dei laptop e Okta per i diritti di accesso.
Sebbene ogni sistema sia essenziale, se non integrato aumenta anche la probabilità di errori manuali. Identificare le aree problematiche e i potenziali punti di miglioramento e dove l'automazione può contribuire a semplificare e accelerare i processi critici è il primo passo verso una migliore esperienza di onboarding.
La soluzione
L'apprendimento automatico e l'intelligenza artificiale sono le forze trainanti dell'automazione, che consentono alle aziende di lavorare in modo più rapido e intelligente di quanto l'uomo possa fare da solo. Non sostituisce gli agenti umani, ma ne potenzia le capacità lavorando più velocemente e con meno errori in un flusso di lavoro prevedibile.
Sebbene ogni organizzazione si approcci in modo diverso alle risorse umane, con applicazioni e processi diversi, i nuovi assunti seguono generalmente lo stesso flusso di onboarding con percorsi comuni e ripetibili, da un'azienda all'altra: questo rende il processo maturo per l'automazione.
Applicazioni come ADP, Workday, ServiceNow, Okta e altre devono essere integrate per garantire che il processo offra un'esperienza coerente e connessa al nuovo dipendente. Le attività ripetitive, manuali e guidate dall'amministrazione, come l'inserimento dei dati, vengono eliminate, mentre le applicazioni possono comunicare e i dati chiave vengono passati da una all'altra con azioni successive attivate automaticamente. Ad esempio, i dati inseriti in Workday vengono trasferiti automaticamente ad ADP, ServiceNow e Okta, con passi successivi e azioni programmate, senza che gli amministratori debbano reinserirli o che sia necessario inviare e-mail a diversi membri del team.
Le comunicazioni orchestrate, la programmazione automatica e la guida passo-passo con le informazioni giuste presentate al momento giusto possono aiutare a guidare i nuovi dipendenti nei loro primi giorni in un'organizzazione. Le informazioni critiche per l'azienda vengono archiviate in un unico luogo, in modo che i nuovi assunti possano accedere ai manuali, alle informazioni sui benefit e alle politiche di cui hanno bisogno.
Un altro vantaggio di questi nuovi sistemi connessi è che i team delle risorse umane hanno una visione a 360 gradi di dove si trovano i loro dipendenti nel percorso di onboarding in ogni momento, aiutandoli a intervenire e a guidare se necessario.
In definitiva, gli errori umani e i fili incrociati si riducono notevolmente e il nuovo assunto e il responsabile delle assunzioni possono contare su un onboarding più fluido, veloce e senza stress. Per farlo bene, però, è necessario automatizzare il processo di integrazione.
Il ruolo dell'IT nell'automazione
Le API e la lunga codifica manuale sono state a lungo il "go-to" per i reparti IT che cercavano di integrare le applicazioni per una linea di business - i progetti di integrazione, in media, possono spesso richiedere sei mesi o più. I processi di integrazione manuale faticano a tenere il passo con la velocità di aggiornamento del software e richiedono una costante supervisione e manutenzione da parte dell'IT.
Non sorprende, quindi, che l'esperienza si trasformi rapidamente in un progetto laborioso e stressante, che sottrae tempo ai team IT anziché risparmiarlo. Le integrazioni manuali consentono alle aziende di collegare sistemi diversi, ma con costi maggiori in quanto lottano per tenere il passo con la crescita delle aziende e con i cambiamenti del panorama software.
L'automazione dell'integrazione consente alle organizzazioni di interrompere il processo di codifica manuale e di lasciare che un software intelligente automatizzi le attività amministrative altamente ripetitive, supportando i team nella creazione di una connettività rapida e di qualità tra i sistemi. Le soluzioni avanzate di Integration Platform as a Service (iPaaS) spesso includono una tecnologia AI integrata che consente ai dipendenti senza un background tecnico di contribuire in modo significativo ai progetti di integrazione; grazie a questa capacità, le risorse umane hanno la possibilità di automatizzare l'esperienza di onboarding dei propri dipendenti senza dover aprire un ticket con l'IT.
Queste integrazioni si aggiornano automaticamente e richiedono pochissimi interventi o manutenzione. È come assumere un web designer per creare un sito web personalizzato, codificato riga per riga, rispetto all'utilizzo di una piattaforma di web design templata che consente di scegliere facilmente elementi moderni preconfigurati senza dover conoscere il codice. È più veloce e più accessibile, oltre ad avere caratteristiche aggiornate e moderne.
Per iniziare
Per avviare il processo di automazione, i team HR devono identificare i processi che causano maggiori problemi. Quindi, l'avvio dell'integrazione e dell'automazione può migliorare non solo il processo di onboarding dei dipendenti, ma anche altri percorsi in cui le risorse umane collaborano con altri reparti. Ecco i passi che suggerisco alle aziende che vogliono adottare l'automazione:
- La comunicazione è fondamentale: assicuratevi che gli obiettivi e i piani siano noti a tutta l'azienda; da qui potete avviare un processo di automazione olistico, assicurando che tutte le linee di business e i loro processi possano trarne beneficio.
- Sapere con cosa si lavora: prima di adottare una nuova tecnologia, verificare quali sistemi si hanno a disposizione e identificare eventuali lacune nei processi. Inoltre, esaminate i punti di forza e di debolezza del vostro team: questo vi aiuterà a capire di quali tecnologie avete bisogno per supportare i vostri processi quotidiani.
- Dotatevi degli strumenti giusti: esaminate lo stack tecnologico esistente e date priorità alle applicazioni che supportano meglio il vostro modo di lavorare, che si tratti di reclutamento, benefit, buste paga, ecc. Senza gli strumenti giusti e senza una potente piattaforma di integrazione che li colleghi, i sogni di automazione non potranno mai diventare realtà.
- Integrare e automatizzare: integrare il panorama crescente di app e dati, dai database on-premise o sistemi ERP alle nuove applicazioni cloud , ai data warehouse e agli strumenti analitici, in modo da garantire flussi di processo continui, veloci e automatizzati. L'adozione di una piattaforma di integrazione self-service e a basso codice consente alle risorse umane di svolgere queste attività in autonomia e con poca assistenza da parte dell'IT.
- Revisione e miglioramento: da qui si tratta di monitorare, misurare e migliorare il panorama dei dati e le automazioni dei processi. Apportate le modifiche che ritenete opportune, a supporto delle vostre esigenze HR in continua evoluzione. Cloud-Le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale vi danno la possibilità di monitorare, misurare e migliorare le vostre automazioni in tempo reale, garantendo che nulla interrompa un'esperienza produttiva e positiva per i dipendenti.
Automatizzare l'integrazione per offrire un'esperienza di onboarding senza soluzione di continuità
Dare ai reparti HR la possibilità di prendere in mano l'integrazione consente loro di offrire una migliore esperienza di onboarding ai dipendenti. Un percorso dei dipendenti veramente connesso offre ai CHRO più tempo per concentrarsi sul lavoro strategico del business, risparmiando tempo e denaro, riducendo gli errori e il lavoro ridondante e contribuendo a creare un'azienda veramente data-driven. I nuovi assunti riconosceranno inoltre che il posto che hanno scelto è il migliore in cui lavorare, incoraggiandoli a fornire un'esperienza migliore ai clienti.
