Ho un bel ricordo del corso di Gestione delle Operazioni che ho frequentato all'università. Abbiamo trascorso un'ora intera a giocare al "gioco della birra", che non aveva nulla a che fare con la birra. Attraverso questo gioco abbiamo imparato come funziona la produzione "just-in-time": come lavorare in modo collaborativo per mantenere bassi i livelli di inventario e soddisfare la domanda. Non sapevo che l'Electronic Data Interchange (EDI) è una parte essenziale della comunicazione tra fornitori, distributori e rivenditori nel "Beer Game" del mondo reale.
Il flusso Procure to Pay
Un tipico caso d'uso "Procure to Pay" per un produttore si presenta come il ciclo seguente.
Senza un sistema EDI, un produttore dovrà assegnare risorse umane per gestire le comunicazioni con i partner. Ogni volta che riceve una comunicazione (ordine, fattura) da un partner commerciale, qualcuno del produttore deve inserire manualmente le stesse informazioni nel proprio sistema di pianificazione delle risorse aziendali/gestione della catena di fornitura, per poi rispondere al fornitore con una risposta adeguata.
Con l'EDI è possibile aumentare l'efficienza automatizzando le transazioni, ad esempio rispondendo con una conferma di ricezione di un ordine o di una fattura. L'automazione delle transazioni consente di eliminare gli errori di inserimento manuale dei dati e i relativi costi. L'EDI consente inoltre di elaborare più rapidamente i documenti aziendali e di ridurre i costi complessivi dell'attività. Una soluzione EDI consiste tipicamente in un gateway EDI che comunica esternamente con i partner commerciali con formati, messaggi e protocolli predeterminati. I formati EDI più comuni sono X12, EDIFACT, HL7, Tradacoms, SWIFT, ecc. I due formati più comuni, X12 ed EDIFACT, sono diffusi sia negli Stati Uniti che in Europa.
Il ciclo dall'ordine di acquisto alla fattura - con EDI
Vediamo ora come si presenta il ciclo dall'ordine di acquisto alla fattura con l'EDI.
Sei vantaggi dell'adozione dell'EDI nel settore manifatturiero:
- Automatizzare i processi e le notifiche, riducendo così le ore di lavoro ed eliminando le azioni manuali soggette a errori.
- Consentire l'integrazione dei dati in tempo reale con i principali sistemi di registrazione, come l'Enterprise Resource Planning (ERP) o il Supply Chain Management (SCM).
- Realizzare efficienze operative
- ridurre le ore di attività di routine come la preparazione dei documenti di spedizione, l'invio di avvisi di spedizione anticipati, ecc.
- facilitando la localizzazione dei materiali durante l'intero processo produttivo
- Dare potere alle organizzazioni che utilizzano strumenti e processi di produzione snella, come il just-in-time, fornendo loro un migliore controllo sull'inventario.
- Ridurre il TCO con l'automazione, la riduzione degli errori, l'efficienza operativa, ecc.
- Aumentare le entrate, in quanto l'EDI consente all'organizzazione di lavorare con grandi clienti che spesso hanno l'EDI come requisito di base per fare affari.
Nell'attuale frenetico mondo reale dei "Beer Games", i produttori devono essere agili per rispondere rapidamente alle mutevoli esigenze dei clienti. Superare i sistemi e i processi legacy e adottare una moderna soluzione di integrazione B2B/EDI è fondamentale per ottenere questa agilità e stare al passo con le richieste dei partner.
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