Das Finanzteam ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Es ist das Team, das alle Abläufe finanziert, von der Produktentwicklung über Marketing und Vertrieb bis hin zu Dienstleistungen, und das die Einnahmen und Zahlungen von Kunden bzw. an Partner verwaltet. In dieser Blogserie "Automatisierung des Finanzwesens" werde ich einen genaueren Blick auf die wichtigsten Herausforderungen werfen, mit denen Finanzunternehmen bei der Integration ihrer ERP-Systeme konfrontiert sind, gängige Finanzprozesse überprüfen und einfach durchzuführende Automatisierungen aufzeigen, die Unternehmen einen enormen Nutzen bringen können.
Die Herausforderungen in kleinen und mittleren Unternehmen (SMB) und großen Organisationen (Enterprises) sind unterschiedlich. SMBs verwenden oft andere ERP-Systeme als ihre größeren Gegenstücke. ERP-Systeme für KMU wie NetSuite und Sage sind in der Regel einfach einzurichten und zu installieren. Sie werden oft ohne Anpassungen verwendet und bieten möglicherweise weniger Funktionen als die ERP-Systeme von Unternehmen wie SAP ECC, SAP S/4HANA oder Microsoft Dynamics 365 Finance und sind daher wesentlich kostengünstiger.
Hier sind die 3 größten Herausforderungen bei der Integration eines ERP-Systems mit anderen Aufzeichnungssystemen.
Variable Geschäftsprozesse
Ein Geschäftsprozess, bei dem es nur wenige oder gar keine Ausnahmen gibt, ist viel einfacher zu automatisieren. Aber in der Praxis ist das meistens nicht der Fall. Ihr Team hat vielleicht einen Prozess definiert, aber Ihr Unternehmen muss flexibel sein, wenn es mit externen Kunden, Partnern und Lieferanten zusammenarbeitet, die einem anderen Prozess folgen.
Einige Kunden stellen beispielsweise eine Bestellung erst nach Ausstellung einer Rechnung aus, während andere eine Bestellung ohne Rechnung ausstellen können. Wenn Ihr Team also in der Regel keine Rechnung ausstellt, bevor es eine Bestellung vom Kunden erhalten hat, müssen Sie für eine bestimmte Gruppe von Kunden eine Ausnahme zulassen.
Diese Variabilität macht die Debitorenbuchhaltung komplex und erschwert Integrations-/Automatisierungsprojekte. Wenn zudem keine Klarheit über die Kunden-/Partnerprozesse besteht oder das Vertriebsteam falsche Annahmen trifft, können sich Zahlungen und Umsatzrealisierung verzögern.
Datensilos
Vor dem Aufkommen von SaaS-Anwendungen war die Unternehmenssoftware homogen. Viele große und kleine Unternehmen nutzten große ERP-Software-Suiten für ihre Anforderungen in den Bereichen Buchhaltung, Finanzen, Steuern, Kostenmanagement und Planung. Diese großen Software-Suites stammten vom selben Anbieter und arbeiteten daher gut zusammen, waren aber sehr kostspielig. Außerdem gab es weniger Möglichkeiten, ein anderes Tool für eine Funktion zu übernehmen, die Ihr Team benötigte, die aber in der Software nicht enthalten war.
Doch heute haben viele Unternehmen einen Best-of-Breed-Ansatz für Anwendungen gewählt. Dieser Ansatz ermöglicht es den Nutzern, das beste Tool für die jeweilige Aufgabe zu finden. Heutzutage verwenden Finanzteams Tools wie CRM-Plattformen (Salesforce, Microsoft Dynamics 365 for Sales usw.) für die Kreditorenbuchhaltung, Plattformen für das Ausgabenmanagement (SAP Concur, Expensify usw.) für die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben, eine Bankanwendung für die einfache Anbindung an das Banksystem für Überweisungen und Geldtransfers, Tools für die Kreditorenbuchhaltung (Bill.com/Tipalti) usw.
Angesichts der vielen Datensilos ist die Integration dieser Finanzsysteme für einen effizienten Monats-/Jahresabschluss, eine genaue Finanzplanung und eine fehlerfreie Rechnungslegung von entscheidender Bedeutung.
Fragmentierung und Komplexität der Integration
Ein interessanter Nebeneffekt der Best-of-Breed-Anwendungen ist die Fragmentierung der Integrationen. In den meisten Fällen bieten Anwendungen, die sich um die ERP-Anwendung drehen, die ich als Satellitenanwendungen bezeichne, wie z. B. Avalara, das für die Berechnung der Umsatzsteuer verwendet wird, eine Integration mit dem ERP-System. Das Gleiche gilt für andere Systeme in den Kategorien Ausgabenmanagement, Kostenmanagement und Kreditorenmanagement.
Dieser Ansatz ist zwar anfangs bequem, wenn Sie eine Satellitenanwendung einführen, aber auf lange Sicht ist ein solcher Ansatz nicht nachhaltig, da er die Entwicklung und den Blick auf Integrationen, die für Ihr Unternehmen so wichtig sind, fragmentiert. Ein Integrationsentwickler müsste nun alle diese Satellitensysteme genau kennen, um Integrationen zu erstellen und zu pflegen.
Einige Unternehmen bauen diese Integrationen in die ERP-Anwendung ein, aber oft bieten ERP-Anwendungen keine vorgefertigten Integrationen für die meisten Anwendungen in ihrem Ökosystem. Und für die, für die sie eine Integration anbieten, müssen Sie die Hilfe eines ERP-Beraters in Anspruch nehmen, um diese Integrationen zu erstellen und zu pflegen. Selbst Anwender, die diese ERP-Anwendungen regelmäßig nutzen, verfügen nicht über die nötigen Werkzeuge, um Integrationen zu erstellen, und müssen sich auf externe Experten verlassen.
Eine Plattform zur Verwaltung von ERP-Integrationen
Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die größten Herausforderungen bei der Integration Ihrer ERP-Systeme in den variablen Geschäftsprozessen, der wachsenden Anzahl von Datensilos sowie der Fragmentierung und Komplexität dieser Integrationen liegen. Mit der richtigen Integrationsplattform können Sie viele dieser Herausforderungen meistern. Im Blog der nächsten Woche werde ich einige gängige Geschäftsprozesse im Finanzbereich besprechen, die eine Integration zwischen ERP und anderen Aufzeichnungssystemen erfordern.
