Oggi le aziende investono sempre di più nell'automazione. Sulla base di un'indagine McKinsey condotta tra i dirigenti dei vari settori, l'azienda stima che nei prossimi cinque anni il 25% della spesa in conto capitale sarà destinato ai sistemi automatizzati.
Quindi, nel 2023, la domanda non è se dovreste usare l'automazione - la vostra azienda probabilmente lo sta già facendo in qualche misura. La questione è se la vostra azienda sta sfruttando appieno l'automazione o se sta perdendo delle opportunità.
Siamo qui per aiutarvi. In questo post, vi illustreremo le attività che potete automatizzare, i passaggi per impostare le automazioni e un elenco di strumenti per automatizzare i processi nei vari reparti.
Che cos'è l'automazione delle attività?
L'automazione delle attività è il processo di utilizzo di strumenti e software per gestire le attività in modo indipendente senza l'intervento umano. Individui e organizzazioni possono automatizzare attività semplici, come la fatturazione e l'invio di e-mail, e complesse, come l'elaborazione dei pagamenti e la consegna dei pacchi.
L'automazione consente alle aziende di scalare senza aumentare il personale e di completare le attività in modo rapido e preciso. Inoltre, consente ai membri del team di concentrarsi su progetti complessi e strategici invece che su attività semplici e ripetitive.
Tipi di attività che possono essere automatizzate
Oggi è possibile automatizzare quasi ogni tipo di attività aziendale, dalla generazione di report all'invio di e-mail ai clienti. Non sapete da dove cominciare? Considerate queste categorie di attività automatizzate per ogni reparto della vostra azienda.
Compiti delle risorse umane
Il team delle risorse umane non deve gestire manualmente le buste paga mensili o assemblare liste di controllo per l'onboarding. Queste attività richiedono molto tempo, ma sono relativamente semplici da eseguire, il che le rende perfette per l'automazione.
Considerate la possibilità di automatizzare queste attività HR:
- Invio di e-mail di risposta alle candidature.
- Esecuzione di controlli di qualità sui fogli di presenza.
- Invio delle buste paga dopo l'approvazione dei fogli di presenza.
- Estrazione di numeri, contratti e moduli per la preparazione delle imposte.
Per saperne di più sull'automazione delle risorse umane, consultate il nostro eBook " Cos'è l'automazione delle risorse umane e quali attività si possono automatizzare con essa?
Attività di supporto
Se gestite l'assistenza tramite chat o telefonate, ci sono decine di attività che potete automatizzare per aiutare il vostro team a risolvere più velocemente le domande o i problemi dei clienti.
Considerate la possibilità di automatizzare queste attività di supporto:
- Invio di e-mail di aggiornamento degli ordini.
- Invio di una campagna drip di onboarding.
- Programmazione di appuntamenti di assistenza tecnica.
- Esecuzione del controllo di qualità per garantire che tutti i problemi siano registrati correttamente.
- Estrarre i dati per i rapporti.
Compiti finanziari
Invece di inserire manualmente i dati nei fogli di calcolo, i team finanziari possono utilizzare l'automazione per risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori, rendendo le loro analisi più affidabili.
Considerate la possibilità di automatizzare queste attività finanziarie:
- Invio delle fatture ai clienti.
- Invio di ricevute per i pagamenti effettuati dai clienti.
- Esecuzione della gestione delle spese e dei rimborsi.
- Gestione dei processi di chiusura di fine mese.
- Esecuzione di previsioni sulla domanda.
Per saperne di più sull'automazione finanziaria, potete consultare il nostro eBook, Finance Automation: Una guida rapida per scoprire come vengono automatizzati i compiti.
Compiti di marketing
Invece di personalizzare manualmente ogni campagna, i marketer possono utilizzare l'automazione per personalizzare rapidamente la comunicazione con i clienti, migliorando l'acquisizione e il fatturato.
Considerate la possibilità di automatizzare queste attività di marketing:
- Sincronizzazione delle informazioni sui lead tra gli strumenti e i software di marketing.
- Esecuzione di reportistica e analisi delle campagne.
- Eseguire l'instradamento dei lead tra più reparti.
- Esecuzione della categorizzazione dei lead.
Per saperne di più sull'automazione del marketing, consultate il nostro eBook " Cos'è l'automazione del marketing e quali sono gli strumenti che la consentono?
Compiti del Team Manager
L'automazione delle attività aiuta i manager e i loro team a essere produttivi senza sacrificare il loro tempo e il loro benessere, sia che si tratti di trasformare automaticamente gli appunti delle riunioni in attività o di inviare aggiornamenti sui progetti.
Considerate la possibilità di automatizzare questi compiti del team manager:
- Tracciamento dell'avanzamento dei compiti.
- Generazione di rapporti sulle prestazioni del team.
- Invio di avvisi per attività o tappe in ritardo.
- Condividere gli appunti delle riunioni con i partecipanti.
Attività di dati
Quando si tratta di gestione dei dati, l'automazione è fondamentale. Consente alle organizzazioni di analizzare grandi quantità di informazioni senza ritardi, in modo da poter prendere rapidamente decisioni informate. L'automazione aiuta inoltre le aziende a mantenere i dati puliti e accurati.
Considerate la possibilità di automatizzare queste operazioni sui dati:
- Esecuzione dell'estrazione dei dati.
- Eseguire la pulizia e la normalizzazione dei dati.
- Esecuzione della modellazione dei dati.
- Esecuzione della mappatura dei dati.
- Esecuzione dell'integrazione dei dati.
- Esecuzione della governance dei dati.
Come automatizzare un'attività
Utilizzate il nostro processo in quattro fasi per determinare correttamente ciò che deve essere automatizzato e quindi creare un piano per farlo:
Fase 1: identificare le attività che si desidera automatizzare
Iniziate a chiedervi: Cosa sto cercando di ottenere?
L'automazione delle attività può essere semplice, come controllare i social media per verificare la presenza di menzioni del vostro marchio o prodotto, o complessa, come instradare le richieste di assistenza agli agenti di supporto in base alle competenze.
La chiave è identificare le attività che si desidera automatizzare. Quindi, stabilire un ordine di priorità in base al loro impatto sull'azienda, alle risorse disponibili e alla ragionevolezza del processo di automazione.
In generale, i compiti ideali per l'automazione sono:
- Ripetitivo.
- Basato su regole.
- Non creativo.
- Prevedibile.
Una volta identificate le attività da automatizzare, chiedetevi perché devono essere automatizzate. Ad esempio, si vuole instradare automaticamente le richieste di assistenza in base all'esperienza degli agenti per risparmiare tempo. Questo obiettivo ha senso se si dispone di un team numeroso di agenti di assistenza con competenze diverse, ma probabilmente non farà risparmiare molto tempo se si dispone di un team di soli due agenti.
Se l'automazione ha senso in base all'obiettivo dell'attività, iniziate a costruire i processi. Gli agenti potrebbero dover inserire le proprie competenze nel loro profilo sul CRM, mentre il responsabile del team di assistenza deve esaminare regolarmente i dati sulle prestazioni dei ticket per verificare se l'instradamento accelera le risoluzioni.
Fase 2: decidere la soluzione più adatta alle proprie esigenze
Anche se è possibile creare automazioni da zero, il processo è piuttosto tecnico e richiede tempo. L'opzione più semplice per molte organizzazioni è quella di utilizzare una piattaforma di automazione.
Valutate le piattaforme di automazione in base alle attività che avete deciso di automatizzare al punto 1. Da un lato, se avete intenzione di automatizzare una serie di attività semplici in tutti i reparti, probabilmente vorrete uno strumento universale.
D'altra parte, potreste desiderare uno strumento di automazione specializzato se le vostre attività si svolgono tutte in un unico reparto. Esistono molte piattaforme di automazione pensate per i team di marketing, vendite e assistenza.
Se siete interessati a esplorare le piattaforme di automazione, nel seguito del post vi illustreremo le tre opzioni migliori.
Fase 3: scegliere quali dati utilizzare per attivare l'automazione
Le piattaforme di automazione delle attività spesso devono estrarre i dati da altri strumenti per completare l'automazione. Questi dati includono tipicamente informazioni sull'attività da completare, sulle risorse necessarie per completare l'attività e su eventuali dipendenze da altre attività.
Invece di inserire manualmente questi dati, le piattaforme di automazione possono estrarre le informazioni dalle fonti con cui si integrano, che si tratti di uno strumento di gestione dei progetti o di un provider di e-mail. La piattaforma utilizza quindi i dati per completare il compito stabilito.
Considerate quali dati la vostra piattaforma di automazione dovrebbe estrarre per completare le attività che desiderate automatizzare. Ecco alcuni esempi:
- Invio dei dati del CRM a una soluzione di analisi per la creazione di rapporti di assistenza automatizzati.
- Avere un software di automazione del marketing che estragga i dati degli ordini per personalizzare i flussi di e-mail.
- Collegare la directory dei dipendenti al fornitore di formazione per migliorare i processi di onboarding.
Verificate che la vostra piattaforma di automazione sia in grado di connettersi con gli strumenti che dispongono dei dati necessari per le vostre attività.
Fase 4: testare la piattaforma di automazione e apportare le modifiche necessarie
Una soluzione di automazione avrà molti componenti diversi che interagiscono tra loro e vengono eseguiti in una determinata sequenza. Queste interazioni tra i componenti sono chiamate interdipendenze. Se un componente si guasta, l'intero sistema si guasta e non può funzionare correttamente.
Testate le attività automatizzate per individuare tutte queste interdipendenze e assicuratevi che funzionino correttamente prima di fare affidamento su di esse per le vostre operazioni. Se si dispone di un ambiente di test separato dall'ambiente di produzione, è possibile eseguire i test automatizzati lì. È anche possibile eseguire i test su un server di staging che rispecchia il server di produzione con tutti i suoi dati.
Cosa cercare in uno strumento di automazione dei compiti
Sono molti i fattori da considerare quando si sceglie uno strumento di automazione. La soluzione giusta dovrebbe:
- Integrazione con i sistemi e i dati esistenti.
- Gestire la complessità dei dati.
- Consentono di scalare con la crescita della vostra attività.
- Siate facili da usare per i membri del vostro team.
- Supportare più utenti (interni o esterni) in diversi reparti.
- Gestite diversi tipi di dati a velocità ottimali.
- Fornire report e analisi.
Avete bisogno di una piattaforma di integrazione delle applicazioni basata su cloud che vi consenta di collegare applicazioni, dati e dispositivi per automatizzare flussi di lavoro e processi. SnapLogic è uno di questi strumenti.
Portate l'automazione delle attività al livello successivo con SnapLogic
La nostra piattaforma consente agli utenti di creare in modo rapido e semplice soluzioni di automazione delle attività senza codice o script. È inoltre possibile connettersi a un'ampia gamma di applicazioni e fonti di dati, comprese quelle on-premise, basate su cloud e sui big data.
Gli snap sono la caratteristica principale di SnapLogic. Si tratta di connettori precostituiti che possono essere utilizzati per connettersi a qualsiasi fonte di dati, sia on-premises che su cloud. Con gli Snaps, è possibile connettere rapidamente e facilmente le fonti di dati senza dover scrivere alcun codice speciale. Alcuni dei migliori esempi di attività automatizzate che si possono impostare sono:
- Recuperare e consumare i dati da Kafka e inviarli a una pipeline a valle.
- Creare collegamenti ai problemi, allegati, ricerche, transizioni, voti e osservatori in Jira.
- Personalizzazione delle campagne e degli asset di Marketo in base al buyer persona e alla fase del buyer's journey.
- Impostazione degli account dei nuovi assunti in Microsoft Teams o eliminazione degli account dei dipendenti in partenza.
- Automatizzare le operazioni di vendita da un nuovo ordine cliente alla spedizione dell'ordine in Shopify.
- Creare/aggiornare automaticamente i prospect in Workday quando viene creata un'opportunità in Salesforce.
SnapLogic consente di collegare in modo rapido e semplice le applicazioni, in modo da automatizzare una serie di attività, tra cui l'inserimento dei dati, la sincronizzazione dei dati e l'elaborazione dei dati. Con oltre 600 Snap, la nostra piattaforma consente di creare facilmente attività automatizzate e prive di codice in tutti i reparti.
Siete pronti a rafforzare l'automazione delle attività nella vostra azienda? Prenotate oggi stesso una demo di SnapLogic e consultate la nostra guida gratuita per conoscere le ultime tecnologie e metodologie di automazione.
