Automatisierung der Mitarbeitereinführung: Schnellere Geschäftsergebnisse erzielen

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CHROs haben die Aufgabe, das Mitarbeitererlebnis im Zuge der digitalen Transformation des Unternehmens zu optimieren, um schneller flüssige, vernetzte Erlebnisse bieten zu können, die den Umsatz steigern. Je schneller und effizienter Sie Mitarbeiter rekrutieren und einbinden, desto schneller können Sie die Produktivität neuer Mitarbeiter steigern und den Geschäftserfolg erhöhen. Wie ein Teil einer gut konzipierten Maschine ist die Personalabteilung von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, die Voraussetzungen für vernetzte Erlebnisse zu schaffen, die Mitarbeiter dazu inspirieren, die Kundenerfahrung zu verbessern.

Die Automatisierung der Mitarbeiterrekrutierung und des Onboardings ist der erste wichtige Schritt zur Erreichung dieses Unternehmensziels.

Unternehmen begrüßen die Automatisierung als die nächste Welle der digitalen Transformation. Und die Personalabteilung kann die Führung übernehmen, indem sie zeigt, wie die Automatisierung der Mitarbeitererfahrung dazu beiträgt, die besten Talente zu gewinnen, einzustellen, einzubinden und zu binden, was zu verbesserten Geschäftsergebnissen, Kostensenkungen und zur Optimierung der Agilität und Geschwindigkeit führt, die Unternehmen für den Wettbewerb benötigen. Während in den meisten Unternehmen bereits einige Automatisierungsmaßnahmen im gesamten Unternehmen durchgeführt werden, sollte die Personalabteilung bei der Rekrutierung und dem Onboarding von Mitarbeitern beginnen.

Leichter gesagt als getan

Es ist kein Geheimnis, dass in vielen Unternehmen immer noch eine schmerzhafte Diskrepanz zwischen der Vision von vernetzten Erlebnissen und dem, was ein Mitarbeiter tagtäglich tatsächlich erlebt, besteht. Bewerber müssen oft umständliche Bewerbungen ausfüllen, erhalten unpersönliche automatische Antworten und müssen sich mit der Terminplanung für Vorstellungsgespräche herumschlagen. Persönliche Informationen müssen wiederholt vorgelegt werden.

Sobald ein Angebot vereinbart wurde, muss es unterzeichnet und Hintergrundprüfungen durchgeführt werden, der neue Mitarbeiter wird zum HCM-System hinzugefügt, die Finanzabteilung muss ihn zur Gehaltsabrechnung hinzufügen, die IT-Abteilung muss Hardware und Berechtigungen bereitstellen, die Schulungsabteilung muss Sitzungen planen und so weiter. Die verschiedenen Abteilungen verwenden mehrere Systeme und Prozesse, um mit dem neuen Mitarbeiter zu interagieren und ihn einzubinden - und das lässt Raum für unbeabsichtigte Fehler, mangelnde Koordination, unzusammenhängende Kommunikation und viel zu oft einen eher holprigen Einstieg in das Unternehmen. Die einstellenden Manager und die neuen Mitarbeiter spüren die zusätzliche Belastung genau dann, wenn beide darauf bedacht sind, einen guten und bleibenden ersten Eindruck zu hinterlassen. Außerdem verzögert ein schlechtes Onboarding die Zeit, die ein Mitarbeiter braucht, um sich einzuarbeiten und Vertrauen in seine Fähigkeiten zu entwickeln.

Um dem entgegenzuwirken, beschäftigen sich viele Unternehmen mit der Kartierung des Einführungsprozesses von Mitarbeitern. Sie identifizieren alle Berührungspunkte, die ein Mitarbeiter erlebt, um Reibungsverluste so weit wie möglich zu vermeiden. Auch hier sind mehrere Systeme und Manager involviert. Sie könnten zum Beispiel Jobvite für die Rekrutierung, ADP für die Gehaltsabrechnung, Workday für die Sozialleistungen, ServiceNow für die Bereitstellung von Laptops und Okta für die Zugriffsrechte verwenden. Jedes System ist für den Prozess wichtig, lässt aber Lücken für manuelle Fehler, wenn diese Anwendungen nicht integriert sind. Das Mapping zeigt die Problemstellen und verbesserungswürdigen Bereiche auf, aber es kann nicht das Bindegewebe schaffen, das für ein wirklich nahtloses, schnelles Onboarding-Erlebnis erforderlich ist, das die Mitarbeiter so schnell wie möglich produktiv macht.

Automatisierung kann.

Automatisieren des Onboarding-Erlebnisses

Die Automatisierung stützt sich auf maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um Aufgaben schneller und präziser auszuführen, als es Menschen allein tun könnten. Sie soll die menschliche Interaktion nicht ersetzen, sondern die Fähigkeit des Menschen verbessern, seine Arbeit schneller und besser, mit weniger Fehlern und in einem vorhersehbaren Arbeitsablauf zu erledigen. Zwar ist jedes Unternehmen mit seinen eigenen HR-Systemen und -Prozessen einzigartig, doch sobald diese etabliert sind, folgen die daraus resultierenden Arbeitsabläufe in der Regel ähnlichen, wiederholbaren Pfaden für jeden neuen Bewerber oder neuen Mitarbeiter - was den Prozess reif für die Automatisierung macht.

Für das Onboarding beinhaltet dies die Integration der Anwendungen (z. B. ADP, Workday, ServiceNow, Okta usw.), die für den Prozess benötigt werden, und zwar so, dass die Technologie aus dem Weg geräumt wird und eine einheitliche, vernetzte Erfahrung für den neuen Mitarbeiter entsteht. Die manuelle, redundante Dateneingabe entfällt, und wenn die Anwendungen miteinander "kommunizieren" können, werden Schlüsseldaten von einer Anwendung zur anderen übermittelt und nachfolgende Aktionen automatisch ausgelöst. So werden beispielsweise Daten, die in Workday eingegeben wurden, automatisch an ADP, ServiceNow und Okta übertragen, mit programmierten nächsten Schritten und Aktionen, ohne dass die Administratoren sie erneut eingeben oder E-Mails an verschiedene Teammitglieder senden müssen.

Neu eingestellte Mitarbeiter können mit einer Reihe orchestrierter Mitteilungen, automatischer Planung und schrittweiser Anleitung durch den Einführungsprozess geführt werden, wobei die richtigen Informationen zur richtigen Zeit präsentiert werden. Wichtige Daten werden sicher an einem Ort gespeichert, so dass Mitarbeiterhandbücher, Informationen zu Sozialleistungen und Richtlinien leicht zugänglich sind. Dank der vernetzten Systeme und Daten haben die HR-Teams zudem einen ganzheitlichen Überblick über den aktuellen Stand des Mitarbeiters und können bei Bedarf eingreifen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter auf dem richtigen Weg bleibt.

Infolgedessen werden Fehler und Fehlkommunikation stark reduziert, und der neue Mitarbeiter und der Personalverantwortliche können sich auf einen konsistenten, vorhersehbaren Onboarding-Prozess verlassen, der alle erforderlichen Komponenten der einzelnen Abteilungen miteinander verknüpft. Reibungsloser, schneller und mit viel weniger Stress.

Um dies gut zu machen, müssen Sie den Integrationsprozess automatisieren.

Kann die IT-Abteilung sie nicht einfach alle integrieren?

In der Vergangenheit hat die IT-Abteilung APIs und manuelle Kodierung verwendet, um Anwendungen zu integrieren, wenn eine Anfrage von einem Geschäftszweig kam. Diese Art der Integration erfordert im Durchschnitt sechs Monate Zeit. Diese Integrationen ermöglichen es den Anwendungen, Daten gemeinsam zu nutzen, Prozessabläufe zu automatisieren und den Nutzern das Gefühl zu geben, dass sie ein einziges System verwenden, anstatt getrennte Systeme. Manuelle Integrationsprozesse sind jedoch zu langsam, um mit der Geschwindigkeit von Software-Updates Schritt zu halten, und sie erfordern, dass die IT-Abteilung die Integrationen ständig überwacht und aktualisiert. Die Benutzererfahrung kann schnell frustrierend werden, wenn die Dinge nicht so funktionieren, wie sie sollten. Die manuelle Integration wird letztendlich verschiedene Systeme miteinander verbinden, aber nicht mit der Geschwindigkeit, die erforderlich ist, um die Anforderungen moderner Unternehmen - oder die Erwartungen der datengesteuerten Mitarbeiter von heute - wirklich zu erfüllen.

Die Automatisierung der Integration bedeutet, dass Sie die manuelle Kodierung aus dem Prozess herausnehmen und intelligente Software hochgradig repetitive und einfache Aufgaben automatisieren lassen, während sie den Benutzer beim Aufbau einer schnellen, qualitativ hochwertigen Konnektivität zwischen Anwendungen und Systemen anleitet. Moderne iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service) mit integrierter KI-Unterstützung ermöglichen es auch technisch nicht versierten Anwendern, Integrationen zwischen wichtigen Anwendungen zu erstellen und geben der Personalabteilung die Möglichkeit, die Arbeitsabläufe zu automatisieren, ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Diese Integrationen werden automatisch aktualisiert und erfordern nur wenig Wartung. Es ist so, als würden Sie einen Webdesigner beauftragen, eine benutzerdefinierte Website für Sie zu erstellen - die Zeile für Zeile programmiert wird - im Gegensatz zur Verwendung einer Webdesign-Plattform mit Vorlagen, bei der Sie vorkonfigurierte Elemente auswählen können, ohne sich mit Code auskennen zu müssen. Das geht schneller, ist einfacher und liefert stets aktuelle Ergebnisse.

Wo soll man anfangen?

Der erste Schritt zur Automatisierung von HR-Prozessen besteht darin, die Arbeitsabläufe zu identifizieren, die langsam, fehlerhaft oder besonders anfällig für menschliche Fehler sind. Von hier aus können Integration und Automatisierung mit wenigen einfachen Schritten angewandt werden, um nicht nur den Onboarding-Prozess für Mitarbeiter zu verbessern, sondern auch andere Abläufe, bei denen sich HR mit anderen Abteilungen überschneidet - zum Beispiel, wie sich die Effektivität des Onboarding-Prozesses für Mitarbeiter auf das Kundenerlebnis im Allgemeinen auswirkt.

Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die Automatisierung in Gang zu bringen:

  1. Kommunizieren Sie Ihre Ziele und Pläne - ein einfacher erster Schritt, aber ein wichtiger. Die Sicherstellung, dass die Ziele und Pläne nicht nur in der Personalabteilung, sondern auch unternehmensweit klar sind, ist der Schlüssel, um einen ganzheitlichen Automatisierungsprozess in Gang zu setzen und sicherzustellen, dass alle Geschäftsbereiche und ihre Prozesse davon profitieren können.
  2. Bewerten Sie Ihre Daten- und Anwendungslandschaft: Bevor Sie neue Technologien beschaffen oder implementieren, sollten Sie eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme vornehmen und etwaige Lücken in Ihren Prozessen ermitteln. Welche Stärken und Schwächen hat Ihr Team und sind seine Fähigkeiten auf die SaaS- und On-Premises-Technologien abgestimmt, die Sie haben oder bekommen werden?
  3. Bauen Sie den richtigen Tech-Stack auf - rationalisieren Sie Ihre Systeme, wo immer es möglich ist, und geben Sie den Anwendungen den Vorrang, die Ihren Anforderungen in den Bereichen Personalbeschaffung, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung usw. am besten entsprechen. Ohne die richtigen Tools und eine leistungsstarke Integrationsplattform können Träume von Automatisierung niemals Wirklichkeit werden.
  4. Integrieren und automatisieren : Wenn alle richtigen Systeme und Tools eingerichtet sind, können Unternehmen damit beginnen, sie miteinander zu integrieren - von lokalen Datenbanken oder ERP-Systemen über neue Cloud-Anwendungen bis hin zu Data-Warehouses und Analysetools -, um nahtlose, schnelle und automatisierte Prozessabläufe sicherzustellen. Die Einführung einer Low-Code- und Self-Service-Integrationsplattform bedeutet, dass die Personalabteilung dies mit wenig IT-Unterstützung selbst erledigen kann.
  5. Überwachen, messen, verbessern - ab hier geht es darum, Ihre Datenlandschaft und Prozessautomatisierungen genau im Auge zu behalten und Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen, um sie an die sich entwickelnden Anforderungen der Personalabteilung anzupassen. Cloud-basierte und KI-fähige Plattformen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Automatisierungen in Echtzeit zu überwachen, zu messen und zu verbessern, um sicherzustellen, dass nichts eine produktive, positive Mitarbeitererfahrung unterbricht.

Automatisieren Sie die Integration für ein nahtloses Onboarding-Erlebnis

Je schneller Sie Ihre Daten und Anwendungen integrieren können - ohne darauf warten zu müssen, dass die IT-Abteilung dies tut -, desto schneller können Sie eine vernetzte Mitarbeitererfahrung schaffen. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter können sich auf die strategische, lohnende Arbeit konzentrieren, für die sie eingestellt wurden, und Ihre Personalabteilung spart Zeit und Geld, reduziert Fehler und redundante Arbeit und ist datengesteuert. Die Mitarbeiter haben die Gewissheit, dass sie sich für den besten Arbeitsplatz entschieden haben, und das Unternehmen sieht schneller Ergebnisse und Resultate.

Die Automatisierung ist die nächste Welle der digitalen Transformation. HR kann jetzt beginnen.

Leitender Lösungsingenieur bei SnapLogic

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