Les directeurs des ressources humaines sont chargés d'optimiser l'expérience des employés à mesure que l'entreprise se transforme numériquement pour accélérer sa capacité à offrir des expériences fluides et connectées qui stimulent le chiffre d'affaires. Plus le recrutement et l'intégration sont rapides et rationalisés, plus la productivité des nouveaux employés augmente et plus l'impact sur l'entreprise est important. Comme une partie d'une machine bien conçue, les RH sont essentielles pour préparer le terrain à des expériences connectées qui inspirent les employés à fournir une expérience client.
L'automatisation du recrutement et de l'intégration des employés est la première étape essentielle pour répondre à cet impératif.
Les entreprises considèrent l'automatisation comme la prochaine vague de transformation numérique. Les RH peuvent prendre l'initiative de démontrer comment l'automatisation de l'expérience des employés permet d'attirer, d'embaucher, d'intégrer et de retenir les meilleurs talents, d'améliorer les résultats de l'entreprise, de réduire les coûts et d'optimiser l'agilité et la rapidité dont les entreprises ont besoin pour être compétitives. Alors que la plupart des entreprises ont des poches d'automatisation dans l'ensemble de l'organisation, pour les RH, le point de départ est le recrutement et l'intégration des employés.
Plus facile à dire qu'à faire
Ce n'est un secret pour personne que de nombreuses organisations ont encore un décalage douloureux entre la vision d'expériences connectées et ce qu'un employé ressent réellement au quotidien. Les candidats doivent souvent remplir des candidatures fastidieuses, recevoir des réponses automatiques impersonnelles et subir des tracasseries de calendrier pour les entretiens. Des informations personnelles doivent être présentées à plusieurs reprises.
Une fois qu'une offre est acceptée, elle doit être signée, les vérifications des antécédents sont effectuées, le nouvel employé est ajouté au système HCM, le service financier doit l'ajouter à la paie, le service informatique doit fournir le matériel et les autorisations, la formation doit programmer des sessions, etc. Différents services utilisent plusieurs systèmes et processus pour interagir avec le nouvel employé et l'impliquer - ce qui laisse place à des erreurs involontaires, à un manque de coordination, à une communication décousue et, bien trop souvent, à une entrée en matière plutôt cahoteuse dans l'organisation. Les responsables de l'embauche et les nouveaux employés ressentent une pression supplémentaire au moment même où ils sont tous deux soucieux de faire une bonne et durable première impression. De plus, une intégration mal vécue retarde le temps nécessaire à l'employé pour se mettre au diapason et avoir confiance en sa capacité d'exécution.
Pour y remédier, de nombreuses organisations s'emploient à cartographier le parcours d'accueil des employés. Elles identifient tous les points de contact auxquels l'employé est confronté afin d'éliminer les frictions dans la mesure du possible. Par exemple, vous pouvez utiliser Jobvite pour le recrutement, ADP pour la paie, Workday pour les avantages sociaux, ServiceNow pour l'approvisionnement des ordinateurs portables et Okta pour les droits d'accès. Chaque système est essentiel au processus, mais laisse place à des erreurs manuelles si ces applications ne sont pas intégrées. La cartographie révèle les points problématiques et les domaines à améliorer, mais elle ne peut pas créer le tissu conjonctif nécessaire à une expérience d'intégration transparente et rapide qui permette aux employés d'être productifs le plus rapidement possible.
L'automatisation peut.
Automatiser l'expérience d'accueil
L'automatisation s'appuie sur l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle pour exécuter des tâches plus rapidement et plus précisément que les humains ne peuvent le faire seuls. Elle ne vise pas à remplacer l'interaction humaine, mais plutôt à améliorer la capacité des personnes à effectuer le travail plus rapidement et mieux, avec moins d'erreurs et dans un flux de travail prévisible. Bien que chaque entreprise soit unique, avec ses propres systèmes et processus RH, une fois qu'ils sont établis, les les workflows qui en résultent ont tendance à suivre des chemins similaires et reproductibles pour chaque nouveau candidat ou employé entrant - ce qui rend le processus mûr pour l'automatisation.
Pour l'intégration, il s'agit d'intégrer les applications (ADP, Workday, ServiceNow, Okta, etc.) nécessaires au processus de manière à ce que la technologie ne soit plus un obstacle et que le nouvel employé bénéficie d'une expérience cohérente et connectée. La saisie manuelle et redondante des données est éliminée, et lorsque les applications peuvent "dialoguer" entre elles, les données clés sont communiquées d'une application à l'autre et les actions subséquentes sont automatiquement déclenchées. Par exemple, les données saisies dans Workday sont automatiquement transférées à ADP, ServiceNow et Okta, avec des étapes et des actions programmées, sans que les administrateurs n'aient à les saisir à nouveau ou que des courriels ne soient envoyés à différents membres de l'équipe.
Les nouveaux employés peuvent être guidés tout au long du processus d'intégration grâce à une série de communications orchestrées, une planification automatique et des conseils étape par étape, avec les bonnes informations présentées au bon moment. Les données essentielles sont stockées en toute sécurité en un seul endroit, de sorte que les manuels de l'employé, les informations sur les avantages sociaux et les politiques sont facilement accessibles. De plus, grâce à la connexion des systèmes et des données, les équipes RH disposent d'une vision globale de l'état d'avancement du parcours de l'employé et peuvent intervenir si nécessaire pour s'assurer que l'expérience reste sur la bonne voie.
En conséquence, les erreurs et la mauvaise communication sont considérablement réduites, et le nouvel employé et le responsable du recrutement peuvent compter sur un processus d'intégration cohérent et prévisible qui réunit toutes les parties requises de chaque département. En douceur, plus rapidement et avec beaucoup moins de stress.
Mais pour bien faire, il faut automatiser le processus d'intégration.
Les services informatiques ne peuvent-ils pas simplement les intégrer tous ?
Historiquement, les services informatiques ont utilisé des API et un codage manuel pour intégrer des applications lorsqu'une demande était formulée par un secteur d'activité. Ce type d'intégration nécessite en moyenne six mois de travail. Ces intégrations permettent aux applications de partager des données, d'automatiser les flux de processus et de donner aux utilisateurs l'impression d'utiliser un seul système, plutôt que des systèmes distincts, ce qui donne aux RH une vision holistique du parcours de l'employé. Mais les processus d'intégration manuelle sont trop lents pour suivre le rythme des mises à jour des logiciels, et ils exigent que le service informatique surveille et mette à jour les intégrations en permanence. L'expérience de l'utilisateur peut rapidement devenir frustrante lorsque les choses ne fonctionnent pas comme elles le devraient. L'intégration manuelle finira par connecter différents systèmes, mais pas à la vitesse requise pour répondre réellement aux besoins des entreprises modernes - ou aux attentes des employés d'aujourd'hui, qui sont guidés par les données.
L'automatisation de l'intégration signifie que vous éliminez le codage manuel du processus et que vous laissez un logiciel intelligent automatiser les tâches hautement répétitives et de bas niveau tout en guidant l'utilisateur pour créer une connectivité rapide et de qualité entre les applications et les systèmes. En fait, grâce à la prise en charge intégrée de l'IA, les solutions modernes de plateforme d'intégration en tant que service (iPaaS) permettent aux utilisateurs professionnels non techniques de créer des intégrations entre les applications clés, ce qui donne aux RH la puissance dont elles ont besoin pour automatiser l'expérience des employés sans avoir à attendre l'aide du service informatique. Ces intégrations sont mises à jour automatiquement et nécessitent peu de maintenance. C'est un peu comme si vous engagiez un web designer pour créer un site web personnalisé - codé ligne par ligne - plutôt que d'utiliser un modèle de conception web plateforme qui vous permet de choisir facilement des éléments préconfigurés sans que vous ayez besoin de connaître le code. C'est plus rapide, plus facile et cela donne des résultats toujours actualisés.
Par où commencer ?
La première étape vers l'automatisation des processus RH consiste à identifier les les workflows qui sont lents, défectueux ou les plus susceptibles d'erreurs humaines. À partir de là, l'intégration et l'automatisation peuvent être appliquées en quelques étapes simples, améliorant non seulement le processus d'accueil des employés, mais aussi d'autres parcours où les RH se croisent avec d'autres départements - par exemple, comment l'efficacité du processus d'accueil des employés a un impact sur l'expérience client au sens large ?
Voici quelques mesures que les entreprises peuvent prendre pour donner un coup de fouet à l'automatisation :
- Communiquez vos objectifs et vos plans - une première étape simple mais importante. S'assurer que les objectifs et les plans sont clairs, non seulement dans le département des ressources humaines mais aussi dans l'ensemble de l'entreprise, est essentiel pour lancer un processus d'automatisation holistique, en veillant à ce que toutes les lignes d'activité et leurs processus puissent en bénéficier.
- Évaluez votre paysage de données et d'applications - avant d'acheter ou de mettre en œuvre une nouvelle technologie, faites l'inventaire des systèmes dont vous disposez et identifiez les lacunes dans vos processus. Par ailleurs, quelles sont les forces et les faiblesses de votre équipe, et ses compétences sont-elles en adéquation avec les technologies SaaS et sur site dont vous disposez ou que vous allez acquérir ?
- Construisez la bonne pile technologique - rationalisez vos systèmes dans la mesure du possible, en donnant la priorité aux applications qui répondent le mieux à vos besoins en matière de recrutement, d'avantages sociaux, de paie, etc. Sans les bons outils en place, ainsi qu'une intégration puissante plateforme, les rêves d'automatisation ne pourront jamais devenir réalité.
- Intégrer et automatiser - lorsque tous les systèmes et outils appropriés ont été mis en place, les entreprises peuvent commencer à les intégrer ensemble - des bases de données sur site ou des systèmes ERP aux nouvelles applications cloud en passant par les entrepôts de données et les outils d'analyse - en veillant à ce que les flux de processus soient transparents, rapides et automatisés. L'adoption d'une intégration en libre-service à code basique plateforme signifie que les RH peuvent le faire elles-mêmes avec peu d'assistance informatique.
- Surveiller, mesurer, améliorer - à partir de là, il s'agit de garder un œil attentif sur votre paysage de données et vos automatisations de processus, en apportant des changements et des améliorations pour s'aligner sur les besoins évolutifs des RH. Cloud-Les plateformes basées sur l'IA vous permettent de surveiller, de mesurer et d'améliorer vos automatisations en temps réel, en veillant à ce que rien ne vienne perturber l'expérience productive et positive des employés.
Automatiser l'intégration pour offrir une expérience d'accueil transparente
Plus vite vous pourrez intégrer vos données et vos applications - sans avoir à attendre que le service informatique s'en charge - plus vite vous pourrez créer une expérience connectée pour vos employés. Résultat : vos employés sont libérés pour se consacrer au travail stratégique et gratifiant pour lequel ils ont été recrutés, et votre service des ressources humaines gagne du temps et de l'argent, réduit les erreurs et le travail redondant, et s'appuie sur des données. Les employés sont convaincus d'avoir choisi le meilleur endroit pour travailler, et l'entreprise obtient des résultats plus rapidement.
L'automatisation est la prochaine vague de transformation numérique. Les RH peuvent commencer dès maintenant.
