Cos'è l'automazione aziendale? Guida alla semplificazione del flusso di lavoro

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Le aziende in fase iniziale e media si affidano spesso a processi manuali mentre costruiscono i loro stack tecnologici. Ma come il vecchio maglione di un bambino, questi processi manuali smettono di adattarsi all'azienda man mano che questa cresce, causando colli di bottiglia tra i team e i reparti.

L'automazione è fondamentale per la scalabilità e le aziende di ogni dimensione stanno recependo il messaggio. Gartner prevede addirittura che il 69% del lavoro manageriale di routine sarà interamente automatizzato entro il 2024.

Se la vostra azienda in crescita sta ancora gestendo attività semplici con il lavoro manuale, è ora di abbracciare l'automazione aziendale. In questa guida condivideremo risorse e suggerimenti su come automatizzare e collegare i flussi di lavoro della vostra azienda con il giusto stack tecnologico.

Che cos'è l'automazione aziendale?

L'uso di software per svolgere attività e l'integrazione di questi processi automatizzati è noto come automazione aziendale. L'obiettivo è trasformare attività automatizzate isolate in un unico ecosistema olistico.

4 tipi di automazione aziendale

L'automazione aziendale comprende un'ampia gamma di automazioni, dalle formule di base dei fogli di calcolo ai sistemi di condivisione dei file. In generale, però, esistono quattro categorie principali di automazioni aziendali da considerare.

Automazione di base

Come suggerisce il nome, l'automazione di base si riferisce a un software che gestisce un compito semplice. È il tassello più piccolo di un complesso sistema di automazione aziendale.

Anche se possono comportare un po' di codice, le automazioni di base sono solitamente low-code o no-code: i singoli collaboratori dei vari reparti le costruiscono in base alle proprie esigenze. In effetti, una delle automazioni di base più diffuse è la formula del foglio di calcolo.

Ecco alcuni esempi di automazioni di base tra i vari reparti:

  • Finanza e contabilità: Utilizzo delle formule dei fogli di calcolo per calcolare e ordinare i dati.
  • Risorse umane: utilizzo di un sistema di moduli di base per acquisire e registrare automaticamente i feedback dei dipendenti ogni trimestre.
  • Marketing: Impostazione di avvisi sulle notizie per monitorare le menzioni del marchio e dei concorrenti.
  • Vendite: Impostazione di dashboard personalizzati in cui i rappresentanti di vendita possono visualizzare i loro progressi giornalieri.
  • IT: scrittura di uno script bash per eseguire automaticamente gli aggiornamenti

Automazione dei processi aziendali (BPA)

L'automazione dei processi aziendali è l'utilizzo di software per automatizzare i flussi di lavoro e i processi in più fasi all'interno dei team.

Queste automazioni mantengono interi team sulla stessa pagina: si pensi alla documentazione, alla gestione delle attività e ai sistemi di comunicazione. Per il loro impatto, sono spesso le prime soluzioni necessarie quando le aziende in fase di avviamento iniziano a sentire i dolori della crescita.

Vediamo alcune delle automazioni dei processi aziendali necessarie quando le automazioni di base sono insufficienti:

Automazione di base Automazione dei processi aziendali
Un foglio di calcolo per il monitoraggio del tempo con formule Software per la gestione delle ore e delle attività che si sincronizza con tutto il team
Un'e-mail di benvenuto automatizzata per i contatti che si iscrivono a una demo Un CRM con opzioni di lead outreach automatizzate per più touchpoint
Un web scraper che estrae i dati delle SERP per varie ricerche di parole chiave Software SEO che aggrega e confronta i dati delle SERP per diverse parole chiave
Impostazione di notifiche via e-mail per monitorare le menzioni del marchio nelle notizie Utilizzo di uno strumento di social media per monitorare le menzioni del marchio sulle piattaforme di social media.

Automazione dell'integrazione

L'automazione dell'integrazione si riferisce a strumenti software collegati che completano attività automatizzate basate su dati condivisi.

Considerate un team di assistenza che vuole ricevere una notifica su Slack quando arrivano nuovi ticket. Collegando Slack al loro software di ticketing, possono impostare l'automazione dell'integrazione e ricevere notifiche in tempo reale su Slack quando si presentano problemi con i clienti.

Automazione robotica dei processi

L'automazione robotica dei processi è l'uso di "bot" software per eseguire lavori digitali ripetitivi e basati su regole come farebbe un essere umano. Tra gli esempi vi sono il copia e incolla, l'inserimento di un indirizzo in più moduli o l'apertura di file e applicazioni.

Le automazioni robotiche di processo sono spesso utilizzate nei progetti di apprendimento automatico per identificare ed etichettare determinati tipi di dati. I bot possono convalidare o pre-etichettare i dati, integrando (ma non sostituendo) gli annotatori umani della pipeline.

Come costruire una strategia di automazione aziendale

Avete imparato cos'è l'automazione aziendale e i diversi tipi di automazione che comprende. Quindi, ora vi starete chiedendo: come potrebbe essere nella mia azienda?

Seguite i passaggi seguenti per determinare quali sono le automazioni su cui vale la pena investire e costruire un ecosistema di automazioni tra gli strumenti della vostra azienda.

1. Valutare il valore e il costo delle potenziali automazioni

Il primo passo consiste nel decidere quali processi automatizzare in tutta l'azienda in base al ROI.

Chiedete ai capi reparto e ai dirigenti di creare un elenco di attività manuali che svolgono regolarmente. Per ogni compito, chiedete ai dirigenti di considerare

  • L'importanza di portare a termine il compito in tempi brevi per il reparto in questione.
  • Quanto tempo impiega un membro del team per completare l'attività
  • Il costo salariale di un membro del team che utilizza quel tempo per completare l'attività

Sulla base di queste domande, i capi reparto e i manager dovrebbero valutare ogni automazione come "ad alto valore" o "a basso valore" per il loro reparto.

Da qui, valutare i costi. Collaborate con i capi reparto e i manager per determinare quali strumenti sono necessari per automatizzare le attività ad alto valore. Una volta identificato il software, rivedete queste domande:

  • Qual è il costo annuale dell'utilizzo di questo strumento?
  • Qual è il costo salariale per il completamento manuale di questa attività durante l'anno?

Se il costo degli strumenti è significativamente superiore al costo del personale, l'automazione è "ad alto costo". Al contrario, l'automazione è "a basso costo" se il costo del personale è significativamente superiore al costo dell'utensile.

2. Investire in automazioni di alto valore

Una volta valutate le automazioni, è il momento di stabilire le priorità.

  • Automazioni a basso costo e ad alto valore: Questi progetti hanno la massima priorità.
  • Automazioni ad alto costo e valore: Se i benefici a lungo termine superano i costi a breve termine, questi progetti possono essere prioritari.
  • Automazioni a basso costo e a basso valore: Affrontatele dopo o tra un progetto ad alta priorità e l'altro.
  • Automazioni ad alto costo e basso valore: Queste automazioni probabilmente non valgono il vostro tempo.

Per una spiegazione più approfondita della matrice di cui sopra, consultate la nostra guida rapida all'automazione finanziaria.

3. Integrare le automazioni con un iPaaS

Nel decidere in quali automazioni vale la pena investire, è probabile che alcune dipendano da strumenti integrati, come nell'esempio precedente del software CRM-ticketing. Una moderna piattaforma di automazione dell'integrazione come servizio(iPaaS) collegherà questi strumenti per voi.

Un iPaaS utilizza flussi di lavoro automatizzati per inviare ping alle applicazioni a intervalli predeterminati e far eseguire loro specifiche attività automatizzate.

Supponiamo che vogliate trasformare i reclami dell'assistenza clienti dal vostro software CRM in attività assegnate all'interno del vostro software di gestione dei progetti. Ecco come funzionerebbe:

  1. L'iPaaS estrae i dati dei reclami dei clienti dal software CRM.
  2. L'iPaaS invia i dati pertinenti al software di gestione dei progetti e dirige lo strumento ad assegnare agli agenti di supporto compiti basati sui reclami dei clienti provenienti dal CRM. L'iPaaS può anche far sì che il software di gestione dei progetti assegni compiti diversi in base al tipo di problema o al livello di soddisfazione dei clienti.

Naturalmente, questo esempio è semplice. L'iPaaS potrebbe continuare a coordinare le azioni da lì. Forse si desidera inviare i dati dell'assistenza clienti a Mailchimp, in modo che possa inviare un codice sconto ai clienti insoddisfatti. Forse si desidera inviare i dati a una dashboard analitica centralizzata, insieme ai dati pertinenti di altre applicazioni, per creare una visione unica del percorso del cliente.

Con un numero quasi infinito di configurazioni e combinazioni possibili, il cielo è il limite.

4. Incoraggiare l'uso interdipartimentale dell'iPaaS

Il compito di mantenere un iPaaS è di solito affidato ai membri del team IT, che però potrebbero non sapere quali domande porre mentre costruiscono la strategia di integrazione.

Anche se il team IT comprende bene le esigenze dell'iPaaS, le aziende potrebbero avere difficoltà a trovare un numero sufficiente di specialisti tecnici per gestire il software. Un'indagine Garner del 2021 ha rilevato che i dirigenti IT considerano la carenza di talenti IT come il principale fattore di rischio per il 64% delle tecnologie di automazione.

Le piattaforme iPaaS a basso o nullo codice, come SnapLogic, offrono una via d'uscita alle aziende. La nostra piattaforma esegue un'interfaccia user-friendly in cima al codice dello strumento, in modo che gli utenti comuni possano lavorare con la piattaforma.

L'interfaccia di SnapLogic comprende più di 600 connettori precostituiti che si uniscono tra loro per eseguire integrazioni rapide e senza sforzo. Consideratelo come un set Lego da 600 pezzi: il potenziale creativo è infinito e chiunque può costruirlo.

I prossimi passi: Automazione aziendale, SnapLogic e l'utente

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