Les entreprises en phase de démarrage et en phase intermédiaire s'appuient souvent sur des processus manuels au fur et à mesure qu'elles développent leurs plates-formes technologiques. Mais comme le vieux pull d'un enfant, ces processus manuels ne s'adaptent plus à l'entreprise au fur et à mesure qu'elle grandit, ce qui entraîne des goulets d'étranglement au sein des équipes et des départements.
L'automatisation est au cœur de l'évolutivité, et les entreprises de toutes tailles entendent ce message. Gartner prévoit même que 69 % des tâches de gestion courantes seront entièrement automatisées d'ici à 2024.
Si votre entreprise en pleine croissance gère encore des tâches simples manuellement, il est temps d'adopter l'automatisation de l'entreprise. Dans ce guide, nous partagerons des ressources et des conseils sur la façon d'automatiser et de connecter le site les workflows de votre entreprise avec la bonne pile technologique.
Qu'est-ce que l'automatisation des entreprises ?
L'utilisation de logiciels pour réaliser des activités et l'intégration de ces processus automatisés est connue sous le nom d'automatisation de l'entreprise. L'objectif est de transformer des tâches automatisées isolées en un écosystème unique et holistique.
4 types d'automatisation des entreprises
L'automatisation des entreprises englobe un large éventail d'automatismes, des formules de base des tableurs aux systèmes de partage de fichiers. Mais d'une manière générale, il existe quatre grandes catégories d'automatismes d'entreprise à prendre en considération.
Automatisation de base
Comme son nom l'indique, l'automatisation de base fait référence à un logiciel gérant une tâche simple. Il s'agit du plus petit élément constitutif d'un système d'automatisation d'entreprise complexe.
Bien qu'ils puissent impliquer un peu de code, les automatismes de base sont généralement peu ou pas codés - les collaborateurs individuels des différents départements les construisent généralement pour répondre à leurs propres besoins. En fait, l'un des automatismes de base les plus populaires est la formule de feuille de calcul.
Voici quelques exemples d'automatisations de base dans les différents services :
- Finance et comptabilité: Utilisation de formules de feuilles de calcul pour calculer et trier les entrées
- RH: utilisation d'un système de formulaire de base pour saisir et enregistrer automatiquement le retour d'information des employés chaque trimestre
- Marketing: Mise en place d'alertes d'actualité pour surveiller les mentions de la marque et des concurrents
- Ventes: Mise en place de tableaux de bord personnalisés permettant aux commerciaux de visualiser leurs progrès quotidiens
- IT: écriture d'un script bash pour lancer automatiquement les mises à jour
Automatisation des processus d'entreprise (BPA)
L'automatisation des processus d'entreprise est l'utilisation de logiciels pour automatiser les les workflows et les processus à plusieurs étapes au sein des équipes.
Ces automatismes permettent à des équipes entières de rester sur la même longueur d'onde : pensez à la documentation, à la gestion des tâches et aux systèmes de communication. En raison de leur impact, ce sont souvent les premières solutions dont on a besoin lorsque les entreprises en phase de démarrage commencent à ressentir des difficultés de croissance.
Examinons quelques-uns des automatismes de processus d'entreprise qui sont nécessaires lorsque les automatismes de base ne suffisent pas :
| Automatisation de base | Automatisation des processus d'entreprise |
| Une feuille de calcul de suivi du temps avec des formules | Logiciel de gestion du temps et des tâches synchronisé avec l'ensemble de l'équipe |
| Un courriel de bienvenue automatisé pour les clients potentiels qui s'inscrivent à une démonstration | Un système de gestion de la relation client (CRM) avec des options automatisées d'approche des prospects pour plusieurs points de contact |
| Un scraper web qui extrait des données SERP pour diverses recherches par mots-clés. | Logiciel de référencement qui regroupe et compare les données des SERP pour différents mots-clés |
| Mise en place de notifications par courrier électronique pour suivre les mentions de la marque dans l'actualité | Utilisation d'un outil de médias sociaux pour surveiller les mentions de la marque sur les plateformes de médias sociaux |
Automatisation de l'intégration
L'automatisation de l'intégration fait référence à des outils logiciels connectés qui exécutent des tâches automatisées sur la base de données partagées.
Prenons l'exemple d'une équipe d'assistance qui souhaite être informée sur Slack de l'arrivée de nouveaux tickets. En connectant Slack à leur logiciel de billetterie, ils peuvent mettre en place cette automatisation de l'intégration - leur donnant des notifications en temps réel sur Slack lorsque des problèmes de clients apparaissent.
Automatisation des processus robotiques
L'automatisation des processus robotiques consiste à utiliser des "bots" logiciels pour effectuer des travaux numériques répétitifs, basés sur des règles, de la même manière qu'un être humain le ferait. Les exemples incluent le copier-coller, la saisie d'une adresse sur plusieurs formulaires ou l'ouverture de fichiers et d'applications.
L'automatisation des processus robotiques est souvent utilisée dans les projets d'apprentissage automatique pour identifier et étiqueter certains types de données. Les robots peuvent valider ou pré-étiqueter les données, complétant (mais ne remplaçant pas) les annotateurs humains du pipeline.
Comment élaborer une stratégie d'automatisation de l'entreprise
Vous avez appris ce qu'est l'automatisation d'entreprise et les différents types d'automatisation qu'elle comprend. Maintenant, vous vous demandez probablement à quoi cela ressemblerait dans mon entreprise.
Suivez les étapes ci-dessous pour déterminer les automatismes dans lesquels il vaut la peine d'investir et pour créer un écosystème d'automatismes à travers les outils de votre entreprise.
1. Évaluer la valeur et le coût des automatisations potentielles
La première étape consiste à déterminer les processus que vous souhaitez automatiser dans l'ensemble de l'entreprise en fonction du retour sur investissement.
Demandez aux chefs de service et aux responsables de dresser une liste des tâches manuelles qu'ils accomplissent régulièrement. Pour chaque tâche, demandez aux responsables de prendre en compte les éléments suivants
- L'importance d'accomplir la tâche rapidement pour ce service
- Combien de temps faut-il à un membre de l'équipe pour accomplir la tâche ?
- Le coût salarial d'un membre de l'équipe utilisant ce temps pour accomplir la tâche
Sur la base de ces questions, les chefs de service et les gestionnaires doivent classer chaque automatisation dans la catégorie "grande valeur" ou "faible valeur" pour leur service.
À partir de là, évaluez les coûts. Travaillez avec les chefs de service et les responsables pour déterminer les outils nécessaires à l'automatisation des tâches à forte valeur ajoutée. Une fois que vous avez identifié les logiciels, posez les questions suivantes :
- Quel est le coût annuel de l'utilisation de cet outil ?
- Quel est le coût salarial de l'exécution manuelle de cette tâche tout au long de l'année ?
Si le coût de l'outil est nettement supérieur au coût de la masse salariale, l'automatisation est "coûteuse". À l'inverse, l'automatisation est "peu coûteuse" si le coût salarial est nettement supérieur au coût de l'outil.
2. Investir dans des automatismes à forte valeur ajoutée
Une fois que vous avez évalué les automatismes, il est temps d'établir des priorités.
- Automatisations à faible coût et à forte valeur ajoutée: Ces projets sont prioritaires.
- Automatisations à coût élevé et à forte valeur ajoutée: Si les avantages à long terme l'emportent sur les coûts à court terme, ces projets peuvent être prioritaires.
- Automatismes peu coûteux et de faible valeur: S'y atteler après ou entre deux projets prioritaires.
- Automatismes coûteux et de faible valeur: Ces automatismes ne valent probablement pas la peine que vous y consacriez du temps.
Pour une explication plus approfondie de la matrice ci-dessus, n'oubliez pas de consulter notre guide de démarrage rapide de l'automatisation financière.
3. Intégrer vos automatismes à un iPaaS
Lorsque vous choisirez les automatismes dans lesquels il vaut la peine d'investir, vous constaterez probablement que certains d'entre eux dépendent d'outils intégrés, comme dans l'exemple précédent du logiciel de gestion de la relation client et de billetterie. Une solution moderne d'automatisation de l'intégration plateforme en tant que service(iPaaS) connectera ces outils pour vous.
Un iPaaS utilise le site les workflows pour envoyer des ping aux applications à des intervalles prédéterminés et leur faire exécuter des tâches automatisées spécifiques.
Supposons que vous souhaitiez transformer les réclamations du service clientèle de votre logiciel de gestion de la relation client en tâches assignées dans votre logiciel de gestion de projet. Voici comment cela fonctionnerait :
- L'iPaaS extrait les données relatives aux réclamations des clients du logiciel de gestion de la relation client.
- L'iPaaS transmet les données pertinentes au logiciel de gestion de projet et demande à l'outil d'assigner des tâches aux agents d'assistance sur la base des réclamations des clients provenant du CRM. L'iPaaS peut même demander au logiciel de gestion de projet d'assigner des tâches différentes en fonction du type de problème ou du niveau de satisfaction des clients.
Bien entendu, cet exemple est simple. L'iPaaS peut continuer à coordonner des actions à partir de là. Peut-être souhaitez-vous transmettre les données du support client à Mailchimp pour qu'il envoie un code de réduction aux clients insatisfaits. Peut-être souhaitez-vous transmettre les données à un tableau de bord analytique centralisé - ainsi que les données pertinentes provenant d'autres applications - afin de créer une vue unique du parcours du client.
Avec un nombre presque infini de configurations et de combinaisons possibles, le ciel est la limite.
4. Encourager l'utilisation de l'iPaaS par tous les services.
La maintenance d'un iPaaS est généralement confiée par défaut aux membres de l'équipe informatique, mais ceux-ci ne savent pas toujours quelles questions poser lorsqu'ils élaborent la stratégie d'intégration.
Même si l'équipe informatique comprend bien vos besoins en matière d'iPaaS, les entreprises peuvent encore avoir du mal à trouver suffisamment de spécialistes techniques pour faire fonctionner le logiciel. Selon une étude réalisée par Garner en 2021, les responsables informatiques considèrent la pénurie de talents comme le principal facteur de risque pour 64 % des technologies d'automatisation.
Les plateformes iPaaS à code faible ou inexistant comme SnapLogic offrent une solution aux entreprises. Notre site plateforme exécute une interface conviviale au-dessus du code de l'outil, de sorte que les utilisateurs ordinaires peuvent travailler avec le site plateforme.
L'interface de SnapLogic comprend plus de 700 connecteurs prédéfinis qui s'emboîtent les uns dans les autres pour réaliser des intégrations rapides et sans effort. Imaginez un jeu de Lego de 700 pièces : le potentiel créatif est infini et tout le monde peut construire avec.
Prochaines étapes : Automatisation de l'entreprise, SnapLogic et vous
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