Des opérations financières rationalisées apportent une valeur ajoutée considérable aux organisations. Elles paient les fournisseurs et les partenaires à temps, gèrent les paiements des clients, assurent le suivi des actifs et des passifs et préparent des rapports pour les auditeurs, les investisseurs et les autorités de réglementation. Elles permettent également d'allouer équitablement les ressources de l'organisation afin de stimuler la croissance des produits, d'acquérir de nouveaux clients et d'investir sur de nouveaux marchés.
Mais dans de nombreuses organisations, les opérations financières sont manuelles. Les comptables et les professionnels de la planification et de l'analyse financières (FP&A) s'appuient encore sur des fichiers plats tels qu'Excel et CSV pour importer et exporter des données d'un système à l'autre. Bien que ce processus manuel soit infiniment flexible, il prend beaucoup de temps et est sujet aux erreurs. Si les processus sont manuels, le problème est exacerbé lors de la clôture du trimestre, lorsque l'équipe financière doit clôturer rapidement les comptes et communiquer les principaux indicateurs de performance à la direction de l'entreprise et aux investisseurs.
L'équipe de SnapLogic s'est entretenue avec un certain nombre de professionnels de la finance qui ont automatisé des processus clés. L'automatisation des processus financiers les aide à obtenir plus de données en temps réel, réduit une grande partie du travail manuel et leur permet de se concentrer sur des activités plus stratégiques telles que l'allocation de budget et la planification de la croissance.
Si vous n'avez pas encore automatisé vos opérations financières, voici 5 moyens efficaces de lancer ce processus.
1. L'automatisation du devis à l'encaissement
L'une des étapes les plus importantes de l'automatisation FinOps est l'automatisation du devis à l'encaissement, également connue sous le nom d'automatisation des comptes clients (AR), parce qu'elle constitue un moyen plus rapide de générer des revenus. L'automatisation du devis à l'encaissement implique des applications de gestion de la relation client (CRM) et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) :
- Outils de gestion de la relation client (CRM) : Salesforce, MS Dynamics 365 Sales, Hubspot, etc.
- Outils ERP : NetSuite, SAP ECC, SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance, Workday Finance, etc.
Dès qu'un représentant commercial marque une opportunité comme étant "clôturée", il peut créer une commande dans le système ERP. Si un client a besoin d'un "bon de commande" pour le paiement des factures, la commande est convertie en facture et envoyée au client pour qu'il effectue le paiement.
L'automatisation des devis a également d'autres effets secondaires positifs. Parce qu'elle permet à l'entreprise d'engranger des revenus plus rapidement, les représentants commerciaux perçoivent également leur commission plus tôt, ce qui rend l'équipe de vente plus heureuse. En outre, l'équipe comptable n'a plus à courir après l'équipe commerciale pour obtenir les paiements des clients, ce qui lui fait gagner un temps précieux.
2. Approvisionnement-paiement
L'automatisation de l'approvisionnement jusqu'au paiement entre le système ERP et une plateforme d'approvisionnement plateforme (par exemple, SAP Ariba, Coupa, etc.) rationalise l'approvisionnement en biens et services auprès des partenaires commerciaux et des fournisseurs. Les grandes organisations ont tendance à acheter ces plateformes d'approvisionnement. Ainsi, lorsque de petites organisations font des affaires avec de grandes organisations, les bons de commande des clients sont mis à disposition dans ces systèmes. Ensuite, les factures et leur paiement sont envoyés et reçus via ces plateformes.
L'automatisation de l'approvisionnement jusqu'au paiement aide l'équipe financière à soutenir l'organisation dans l'acquisition de services et à répondre aux exigences des clients afin d'obtenir des revenus en temps voulu. En l'absence d'un service d'approvisionnement plateforme, les petites organisations s'appuient sur des systèmes d'approvisionnement maison qui peuvent impliquer des formulaires en ligne, des approbations par courrier électronique et des factures, suivies de paiements, qui peuvent tous bénéficier grandement de l'automatisation.
3. Gestion des dépenses des employés
Un autre processus clé géré par l'équipe financière est le paiement des dépenses des employés. Les dépenses des employés enregistrées via Expensify/ SAP concur, etc. peuvent être nombreuses en fonction de la taille de l'organisation, de sorte que la gestion de leur flux, le traitement des approbations et le paiement des employés sans aucune intervention manuelle sont cruciaux pour la santé mentale de votre équipe comptable. L'automatisation de ces processus de gestion des dépenses permet de les approuver rapidement, ce qui accélère le remboursement des employés.
4. Clôture du mois/du trimestre
La clôture mensuelle et la clôture trimestrielle sont des processus financiers essentiels qui s'appuient sur les intégrations existantes entre vos systèmes ERP, CRM et AR, ainsi que sur d'autres logiciels ou fichiers plats qui suivent les commissions de vente, les revenus différés, etc.
Ces processus nécessitent des intégrations en temps réel, afin que l'équipe financière puisse clôturer les comptes en un minimum de jours et que les chiffres définitifs des recettes, des dépenses et des flux de trésorerie soient disponibles dès que possible pour les rapports financiers et l'analyse. Les processus de fin de mois et de fin de trimestre sont particulièrement compliqués lorsque votre organisation est répartie dans le monde entier et que vous devez comptabiliser les recettes, les dettes et les commissions en devises étrangères.
5. Planification et analyse financières (FP&A)
Les processus de FP&A ont besoin de données provenant non seulement des applications ERP, mais aussi du CRM (pour les opportunités) et du système de gestion des ressources humaines (HRM) (pour les effectifs) afin de prévoir et de planifier la croissance future du chiffre d'affaires, le pipeline d'opportunités et la croissance des effectifs.
Si les équipes financières n'ont pas besoin de données en temps réel pour établir des prévisions précises, les équipes FP&A bénéficient grandement de l'accélération des activités de clôture de fin de mois et de fin de trimestre, qui permet de fournir plus rapidement des données précises à la direction de l'entreprise, au conseil d'administration et aux investisseurs.
Ce billet est le deuxième d'une série en plusieurs parties sur l'automatisation des opérations financières. Dans le premier billet, nous avons identifié les 3 principaux défis de l'intégration ERP. Dans le prochain billet, nous donnerons des conseils sur la façon d'automatiser les opérations financières pour la clôture du trimestre et au-delà.
