Nous vivons dans un monde où les gens recherchent constamment des moyens plus faciles et plus rapides d'effectuer des tâches. Nous sommes passés de la marche à la voiture, puis à l'avion pour nous rendre à des destinations lointaines. De même, les entreprises sont passées de l'enregistrement manuel des commandes à l'automatisation de ces tâches répétitives. Et ce, pour une bonne raison.
Lorsque vous automatisez vos processus d'entreprise, vous augmentez leur efficacité et leur fiabilité et vous évitez les erreurs humaines. Vous pouvez alors vous concentrer sur une réflexion plus stratégique pour contribuer à la croissance de votre entreprise. Mais pour commencer, vous devez savoir quels processus vous pouvez automatiser, comment automatiser ces processus et quelles sont les pratiques qui vous aideront à soutenir et à maintenir vos opérations.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus d'entreprise ?
L'automatisation des processus d'affaires (BPA) fait référence à l'utilisation de plusieurs systèmes et applications avancés pour réaliser des processus d'affaires complexes tels que la facturation et la saisie de données. Il s'agit d'utiliser des outils pour exécuter des processus ou des tâches reproductibles afin de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité de ces processus.
Il peut s'agir de marketing par courriel, de gestion des performances des employés, de programmation de contenu sur les médias sociaux, de gestion des stocks, etc. En règle générale, il serait utile d'automatiser les processus qui :
- sont cohérents entre les différents services de l'entreprise ou au sein de ceux-ci
- Nécessité d'un minimum d'erreurs, voire d'aucune erreur
- Se répète plusieurs fois
- Le temps nécessaire à la réalisation est minime
L'automatisation des processus d'entreprise ne doit pas nécessairement passer par l'intelligence artificielle ou l'apprentissage automatique. Il peut s'agir simplement de copier et de mettre à jour des dossiers d'un endroit à un autre pour en faciliter l'accès. L'objectif premier de l'APB est de prendre en charge ces tâches épuisantes et de vous libérer pour mieux travailler.
Avantages de l'automatisation des processus d'entreprise
Selon McKinsey, "l'automatisation pourrait augmenter la croissance de la productivité mondiale de 0,8 à 1,4 % par an". L'automatisation intelligente vous permet de contrôler vos processus d'entreprise tout en améliorant la communication au sein de votre organisation. Par conséquent, elle laisse à vos employés le temps de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Gain de temps
L'automatisation des processus d'entreprise permet aux employés d'accomplir des tâches subalternes, telles que la paperasserie, en un temps record. En outre, vous pouvez facilement migrer des données d'un site plateforme à un autre sans avoir à les copier manuellement. Avec l'APB, vous pouvez essentiellement intégrer l'outil que vous souhaitez, voir vos données circuler en quelques minutes et consacrer votre temps à une tâche plus productive.
Réduction des coûts
Les entreprises modernes cherchent toujours des moyens d'accroître leur rentabilité à l'échelle mondiale. L'une des stratégies pour y parvenir consiste à réduire les dépenses. L'automatisation des processus d'entreprise y contribue. Elle vous aide à utiliser vos ressources de base de la manière la plus efficace et la plus économique possible, ce qui stimule les ventes et les bénéfices. Au lieu de payer des personnes pour effectuer des tâches manuelles, l'automatisation peut réduire les coûts à quelques dollars par mois.
Réduction de l'erreur humaine
Quelle que soit l'expérience de vos employés, des erreurs peuvent se produire. Ces erreurs peuvent être coûteuses en temps et en argent. Vous risquez de consacrer plus de temps et d'argent à la correction d'une erreur qu'à l'exécution de la tâche initiale.
Avec le BPA, vous n'avez pas à vous soucier des erreurs humaines fréquentes, car il réduit le risque d'erreurs tout en évitant les répétitions dans votre flux de travail. De plus, comme il y a moins d'erreurs, le BPA améliore la fiabilité et la traçabilité.
Des employés plus heureux
Les responsabilités subalternes sont généralement les plus détestées par les employés. En automatisant vos processus d'entreprise, vos employés n'auront plus à effectuer ces tâches fastidieuses, ce qui créera un environnement de travail sans stress. Parce qu'il libère des ressources, le BPA peut inciter les membres de votre équipe à se développer et à améliorer leur façon de travailler. En conséquence, il les rend plus conscients de leurs différentes obligations, ce qui les rend plus confiants dans l'exercice de leurs responsabilités.
Amélioration du service à la clientèle
L'automatisation des processus de vente et de marketing améliore la satisfaction des clients. Vous pouvez utiliser des systèmes automatisés pour rationaliser et améliorer le service à la clientèle, en permettant aux clients d'appeler et d'obtenir immédiatement l'assistance dont ils ont besoin.
Grâce à des réponses plus rapides et à un meilleur service, les clients finiront par faire davantage confiance à la marque en raison de la fiabilité et de la qualité des livraisons assurées par le système.
Par exemple, les clients peuvent facilement rechercher un produit qu'ils souhaitent et l'acheter en quelques secondes. Ils n'auront pas non plus besoin de contacter fréquemment le service clientèle pour une réclamation ou un remboursement.
Cas d'utilisation pour l'automatisation des processus d'entreprise
En règle générale, il est possible d'automatiser tous les processus commerciaux répétitifs de votre entreprise. Cela signifie que l'automatisation des processus d'entreprise est utile dans chaque unité et à chaque niveau de votre organisation. Des demandes de congés à la migration des données en passant par la conformité, l'automatisation des processus métier prend en charge les tâches fastidieuses et frustrantes.
Automatisation des RH
L'automatisation des ressources humaines couvre l'automatisation du recrutement, de l'intégration et de la désinsertion des employés, des notes de frais, des demandes de congés, de la gestion des performances, etc.
Par exemple, lorsque les entreprises tirent parti de l'automatisation des ressources humaines, celles-ci peuvent examiner automatiquement le CV de chaque candidat avant de décider de le rencontrer. Ils peuvent ensuite envoyer automatiquement des courriels aux candidats refusés ou acceptés en appuyant sur un bouton.
Les RH peuvent également utiliser BPA pour assurer le suivi des congés. Par exemple, vous pouvez facilement fixer une limite aux congés de chaque employé et leur permettre de demander des vacances en fonction des jours qu'ils ont utilisés ou accumulés au cours d'une période donnée.
Le BPA se chargeant de ces tâches ardues, les RH peuvent se concentrer sur l'amélioration de la qualité du travail des employés et sur l'offre d'une excellente expérience aux nouveaux employés et aux employés actuels.
Automatisation des ventes
L'automatisation des processus de vente vous permet d'accéder à des données précises et donc de mieux comprendre le comportement de vos clients. Elle contribue également à améliorer l'expérience de vos clients en réduisant les retards et les erreurs. En outre, l' automatisation des ventes permet d'accroître la productivité, d'éliminer les tâches manuelles, d'organiser les opérations de routine et de s'assurer que rien n'est oublié.
Les processus de vente automatisés augmentent votre efficacité et simplifient l'exécution de vos tâches de vente. En outre, ils permettent à vos représentants commerciaux de se concentrer sur l'exécution de transactions avec des clients potentiels et existants.
Vous pouvez automatiser des tâches telles que la gestion des commandes, la qualification et la gestion des clients potentiels, les chats et les rapports. Par exemple, vous pouvez définir un lead comme un utilisateur qui s'est inscrit avec au moins une adresse électronique ou un numéro de téléphone. Vous pouvez ensuite assurer le suivi de cet utilisateur par le biais de messages ou d'appels afin qu'il achève le processus d'intégration et devienne un client actif.
Automatisation des finances
La finance est l'un des aspects essentiels d'une entreprise, et un chiffre erroné peut l'anéantir. La prudence, la précision et la rapidité sont nécessaires lors de l'exécution des processus associés à la finance. L'automatisation des processus financiers est la voie à suivre pour éviter de se préoccuper de la gestion de l'argent.
L'automatisation des finances permet de résoudre les problèmes liés aux caractéristiques mentionnées plus haut. Elle ajoute également de la simplicité et de l'efficacité aux processus. Elle vous permet d'effectuer une tâche en bloc, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Un exemple est la déclaration d'impôts pour vos employés. Personne ne souhaite remplir des formulaires pour chaque employé alors qu'il est possible de déduire et de payer automatiquement l'impôt sur le salaire de l'employé.
Vous pouvez également automatiser les processus financiers tels que la comptabilité, la gestion des dépenses et des salaires.
Automatisation des technologies de l'information
L'automatisation informatique couvre le développement et le déploiement de logiciels, les services d'assistance, la surveillance et l'observabilité. Parfois, le fait de recevoir automatiquement des notifications en cas de bogues dans vos outils peut déterminer la rapidité avec laquelle vous les résolvez et conservez vos clients.
C'est toujours un soulagement pour les ingénieurs logiciels de savoir qu'ils peuvent fusionner leurs modifications avec d'autres facilement et rapidement. Mais plus encore, l'automatisation informatique les aide à déployer ces changements en quelques minutes, de sorte que les utilisateurs puissent voir la résolution d'un bogue ou une nouvelle fonctionnalité dans un court laps de temps.
Les entreprises modernes cherchent toujours à s'agrandir, et la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux services est l'un des avantages de l'automatisation informatique. En outre, l'automatisation informatique permet de remplacer ou de minimiser le contact humain avec les systèmes informatiques en utilisant des logiciels pour développer des procédures et des instructions reproductibles. Ainsi, les spécialistes de l'informatique peuvent gagner du temps, réduire les dépenses opérationnelles et augmenter la productivité.
Automatisation du marketing
Toute entreprise a besoin de marketing pour réussir. Imaginez que vous deviez envoyer manuellement des courriers électroniques à chacun de vos clients. Cette tâche manuelle peut être acceptable si vous avez deux ou trois clients, mais pas si vous en avez des centaines ou des milliers.
L'automatisation du marketing prend en charge les tâches frustrantes et monotones de ce type. En libérant votre temps, votre organisation peut consacrer plus de temps et d'énergie à d'autres opportunités qui augmentent les bénéfices. L'utilisation de l'automatisation pour la gouvernance des données vous aide également à prendre des décisions éclairées sur les campagnes de marketing qui donneront de meilleurs résultats.
Automatisation des entreprises
L'automatisation de l'entreprise consiste à automatiser les processus fastidieux dans l'ensemble de l'organisation. Par exemple, au lieu d'échanger des courriels et des modèles, une entreprise informatisée crée une technologie de gestion intelligente de la main-d'œuvre pour automatiser les tâches essentielles et quotidiennes.
Un autre exemple est la production de données ou de rapports de conformité. Au lieu de classer manuellement les données ou de vérifier si vos opérations d'analyse de données sont conformes à la réglementation de votre État, l'automatisation de l'entreprise peut vous avertir lorsque vous êtes en retard.
L'automatisation des entreprises implique également l'utilisation de l'IA et de l'apprentissage automatique pour effectuer des tâches ardues telles que le hachage pour la validation ou l'utilisation de capteurs.
Battre la montre - choisir l'automatisation intelligente avec SnapLogic
Pour commencer à automatiser vos processus d'entreprise, identifiez les tâches répétitives et définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre. Enfin, comparez les résultats obtenus au fil du temps pour savoir si vous devez améliorer ou réduire vos technologies d'automatisation.
SnapLogic vous aide à rendre votre parcours de transformation numérique plus facile à gérer et plus simple. Et si vous avez besoin d'aide pour savoir par où commencer, nous sommes toujours prêts à vous aider.
