Viviamo in un mondo in cui le persone cercano costantemente modi più semplici e veloci per svolgere le proprie attività. Siamo passati dall'andare a piedi, all'auto, all'aereo per raggiungere destinazioni lontane. Allo stesso modo, le aziende sono passate dalla registrazione manuale degli ordini all'automazione di queste attività ripetibili. E per una buona ragione.
Quando automatizzate i processi aziendali, ne aumentate l'efficienza e l'affidabilità e prevenite gli errori umani. Potrete così concentrarvi su pensieri più strategici per far crescere la vostra azienda. Per iniziare, però, è necessario sapere quali processi si possono automatizzare, come automatizzarli e quali sono le pratiche che aiutano a sostenere e mantenere le operazioni.
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'automazione dei processi aziendali (BPA) si riferisce all'uso di diversi sistemi e applicazioni avanzate per eseguire processi aziendali complessi come la fatturazione e l'inserimento dei dati. Si tratta di utilizzare strumenti per eseguire processi o attività ripetibili per risparmiare tempo e migliorare l'efficienza di tali processi.
Questi processi possono essere il marketing via e-mail, la gestione delle prestazioni dei dipendenti, la programmazione dei contenuti sui social media, la gestione dell'inventario, ecc. In generale, sarebbe utile automatizzare i processi che:
- Sono coerenti tra i vari reparti dell'azienda o all'interno di essi
- Richiedono errori minimi o nulli
- Ricorrere più volte
- Richiedono un tempo minimo per essere completati
L'automazione dei processi aziendali non deve essere necessariamente basata sull'intelligenza artificiale o sull'apprendimento automatico. Può trattarsi semplicemente di copiare e aggiornare i record da un posto all'altro per migliorare l'accesso. L'obiettivo principale della BPA è quello di assumersi l'onere di questi compiti faticosi e di lasciarvi liberi di lavorare meglio.
Vantaggi dell'automazione dei processi aziendali
Secondo McKinsey, "l'automazione potrebbe aumentare la crescita della produttività a livello globale dello 0,8-1,4% all'anno". L'automazione intelligente consente di controllare i processi aziendali e di migliorare la comunicazione all'interno dell'organizzazione. Di conseguenza, lascia ai vostri dipendenti il tempo di concentrarsi su lavori di maggiore impatto.
Risparmio di tempo
L'automazione dei processi aziendali consente ai dipendenti di completare compiti banali, come le pratiche burocratiche, in tempi record. Inoltre, è possibile migrare facilmente i dati da una piattaforma all'altra senza doverli copiare manualmente. Con la BPA, potete essenzialmente integrare lo strumento che desiderate, vedere i vostri dati muoversi in pochi minuti e dedicare il tempo a un'attività più produttiva.
Riduce i costi
Le aziende moderne sono sempre alla ricerca di modi per aumentare la loro redditività su scala mondiale. Una strategia per farlo è ridurre le spese. L'automazione dei processi aziendali aiuta in questo senso. Vi aiuta a fare un uso più efficiente ed economico delle vostre risorse principali, aumentando le vendite e i profitti. Invece di pagare persone per gestire attività manuali, l'automazione può ridurre i costi a pochi dollari al mese.
Riduce l'errore umano
Per quanto i vostri dipendenti siano esperti, gli errori possono capitare. Questi errori possono richiedere tempo e denaro. Potreste ritrovarvi a spendere più tempo e denaro per correggere un errore che per eseguire il compito originale.
Con la BPA non ci si deve preoccupare dei frequenti errori umani, perché riduce la possibilità di errori e previene le ripetizioni nel flusso di lavoro. Inoltre, grazie alla riduzione degli errori, la BPA migliora l'affidabilità e la tracciabilità.
Risultati più felici per i dipendenti
Le mansioni più umili sono in genere le più odiate dai dipendenti. Automatizzando i processi aziendali, i vostri dipendenti non dovranno più svolgere questi compiti noiosi, garantendo così un ambiente di lavoro privo di stress. Poiché la BPA libera risorse, può ispirare i membri del team a sviluppare e migliorare il loro modo di lavorare. Di conseguenza, li rende più consapevoli dei loro diversi obblighi, rendendoli più fiduciosi nell'adempimento delle loro responsabilità.
Migliora il servizio clienti
L'automazione dei processi di vendita e marketing migliora la soddisfazione dei clienti. È possibile utilizzare i sistemi automatizzati per snellire e migliorare il servizio clienti, consentendo ai clienti di chiamare e ricevere immediatamente l'assistenza di cui hanno bisogno.
Risposte più rapide e un servizio migliore faranno sì che i clienti si fidino di più del marchio grazie alle consegne affidabili e di alta qualità che il sistema fornisce.
Ad esempio, i clienti possono facilmente cercare il prodotto desiderato e acquistarlo in pochi secondi. Inoltre, non avranno bisogno di contattare spesso l'assistenza clienti per un reclamo o un rimborso.
Casi d'uso per l'automazione dei processi aziendali
In generale, è possibile automatizzare tutti i processi aziendali ripetitivi della vostra azienda. Ciò significa che l'automazione dei processi aziendali è preziosa in ogni unità e livello dell'organizzazione. Dalle richieste di ferie alla migrazione dei dati alla conformità, l'automazione dei processi aziendali si occupa di compiti noiosi e frustranti.
Automazione delle risorse umane
L'automazione delle risorse umane comprende l'automazione per l'assunzione, l'inserimento e il disinserimento dei dipendenti, le richieste di rimborso spese, le richieste di ferie, la gestione delle prestazioni, ecc.
Ad esempio, quando le aziende sfruttano l'automazione delle risorse umane, queste ultime possono esaminare automaticamente il CV di ogni candidato prima di decidere di incontrarlo. Quindi, possono inviare automaticamente e-mail ai candidati rifiutati o accettati, premendo un pulsante.
Le risorse umane possono utilizzare BPA anche per tenere traccia delle ferie. Ad esempio, è possibile assegnare facilmente un limite alle ferie di ogni dipendente e consentire loro di richiedere le ferie in base ai giorni utilizzati o accumulati in un periodo specifico.
Con BPA che si occupa di questi compiti faticosi, le risorse umane possono concentrarsi sul miglioramento della qualità del lavoro dei dipendenti e sull'offerta di un'esperienza eccellente per i nuovi e gli attuali dipendenti.
Automazione delle vendite
L'automazione dei processi di vendita consente di accedere a dati precisi e quindi di comprendere meglio il comportamento dei clienti. Inoltre, contribuisce a offrire ai clienti un'esperienza migliore, grazie alla riduzione dei ritardi e degli errori. Inoltre, l' automazione delle vendite aiuta ad aumentare la produttività, a eliminare i compiti manuali, a organizzare le operazioni di routine e a garantire che nulla vada perso.
I processi di vendita automatizzati aumentano l'efficienza e semplificano l'efficacia delle attività di vendita. Inoltre, consente ai vostri rappresentanti di concentrarsi sull'esecuzione delle transazioni con i clienti potenziali ed esistenti.
È possibile automatizzare attività come la gestione degli ordini, la qualificazione e la gestione dei lead, le chat e i rapporti. Ad esempio, è possibile specificare un lead come un utente che si è iscritto con almeno un indirizzo e-mail o un numero di telefono. Poi, potete seguire l'utente tramite messaggi o chiamate per completare il processo di onboarding e farlo diventare un cliente attivo.
Automazione finanziaria
La finanza è uno degli aspetti essenziali di un'azienda e un dato errato può distruggerla. Quando si eseguono i processi aziendali associati alla finanza sono necessarie cautela, precisione e velocità. L'automazione dei processi finanziari è la strada da seguire per evitare di preoccuparsi della gestione del denaro.
L'automazione finanziaria aiuta a risolvere i problemi con gli attributi menzionati in precedenza. Inoltre, aggiunge semplicità ed efficienza ai processi. Permette di completare un'attività in blocco, risparmiando tempo prezioso. Un esempio è la compilazione delle tasse per i dipendenti. Nessuno vuole compilare i moduli per ogni dipendente quando è possibile detrarre e pagare automaticamente le tasse dalla retribuzione dei dipendenti.
È inoltre possibile automatizzare i processi finanziari come la contabilità, le spese e la gestione delle buste paga.
Automazione IT
L'automazione IT riguarda lo sviluppo e la distribuzione del software, il servizio di assistenza, il monitoraggio e l'osservabilità. A volte, ricevere notifiche automatiche quando ci sono bug nei vostri strumenti può determinare la velocità con cui li risolvete e fidelizzate i vostri clienti.
Per gli ingegneri del software è sempre un sollievo sapere che possono unire le loro modifiche con altre in modo semplice e veloce. Ma soprattutto, l'automazione IT li aiuta a distribuire queste modifiche in pochi minuti, in modo che gli utenti possano vedere la risoluzione di un bug o una nuova funzionalità in breve tempo.
Le aziende moderne cercano sempre di scalare, e la possibilità di aggiungere nuove funzionalità o servizi è uno dei vantaggi dell'automazione IT. Inoltre, l'automazione IT aiuta a sostituire o a ridurre al minimo il contatto umano con i sistemi IT, utilizzando il software per sviluppare procedure e istruzioni ripetibili. In questo modo, gli specialisti IT possono risparmiare tempo, ridurre le spese operative e aumentare la produttività.
Automazione del marketing
Ogni azienda ha bisogno di marketing per avere successo. Immaginate di dover inviare manualmente le e-mail a ciascuno dei vostri clienti. Questo compito manuale può essere accettabile se avete due o tre clienti, ma non quando ne avete centinaia o migliaia.
L'automazione del marketing si occupa di compiti frustranti e monotoni come questo. Liberando il vostro tempo, la vostra organizzazione può dedicare più tempo ed energie ad altre opportunità che aumentano i profitti. Sfruttare l'automazione per la governance dei dati aiuta anche a prendere decisioni informate su quali campagne di marketing daranno risultati migliori.
Automazione aziendale
Automazione aziendale significa automatizzare i processi noiosi in tutta l'organizzazione. Ad esempio, invece di scambiare e-mail e modelli, un'azienda informatizzata crea una tecnologia intelligente di gestione della forza lavoro per automatizzare le attività essenziali e quotidiane.
Un altro esempio è la generazione di rapporti sui dati o sulla conformità. Invece di archiviare manualmente i dati o di verificare se le operazioni di analisi dei dati rientrano nelle linee guida della normativa del vostro Stato, l'automazione aziendale può avvisarvi quando siete in ritardo.
L'automazione aziendale prevede anche l'utilizzo dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico per svolgere compiti impegnativi come l'hashing per la convalida o l'utilizzo di sensori.
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Per iniziare ad automatizzare i vostri processi aziendali, identificate le attività ripetitive e definite gli obiettivi che volete raggiungere. Infine, confrontate i risultati nel tempo per sapere se è necessario aggiornare o ridurre le tecnologie di automazione.
SnapLogic vi aiuta a rendere il vostro percorso di trasformazione digitale più semplice e gestibile. E se avete bisogno di aiuto per capire da dove cominciare, siamo sempre pronti ad aiutarvi.
