De la normalité à la nouvelle normalité : le parcours de transformation numérique du Smith College

Dayle Hall :

Bonjour. Vous écoutez notre podcast, Automating the Enterprise. Je suis votre hôte, Dayle Hall. Ce podcast est conçu pour donner aux organisations des idées et des bonnes pratiques sur la manière d'intégrer, d'automatiser et de transformer l'entreprise.

Notre invitée d'aujourd'hui, Julia Keller, est directrice des services de données et d'intégration d'entreprise au Smith College. Elle a passé plus d'une décennie à Smith et contribue aujourd'hui à diriger les initiatives de transformation numérique de l'établissement. Julia, nous sommes ravis de vous compter parmi nous aujourd'hui. Bienvenue dans l'émission.

Julia Keller :

Je vous remercie. Je suis heureux d'être ici.

Dayle Hall :

Nous allons parler de beaucoup de choses aujourd'hui dans le cadre de votre travail. Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, pourquoi ne pas nous parler en quelques minutes de votre parcours, de vos origines, de la manière dont vous êtes entré au Smith College et de la raison pour laquelle ce travail est vraiment important pour vous ?

Julia Keller :

Oui, absolument. Je travaille au Smith College depuis près de 15 ans au total. J'ai commencé dans un secteur fonctionnel de Smith, au sein du département de promotion, où je travaillais sur la collecte de fonds et les relations avec les anciens élèves, ainsi que sur les rapports et les données qui s'y rapportent. J'ai ensuite intégré la fonction informatique centrale il y a environ 12 ans. Mon histoire à Smith est très variée. J'ai occupé une dizaine de postes différents à Smith. J'ai donc été très occupé et intéressé, ce qui est formidable. Le Smith College a une mission extraordinaire : éduquer des femmes d'exception pour qu'elles mènent une vie motivante.

Et je suis très heureux d'en faire partie, car nous sommes en mesure de soutenir toutes les fonctions de l'université. Je veux dire que nous nous impliquons dans tout. L'intégration relie toutes les choses entre elles. Nous avons donc l'occasion de toucher à tous les aspects des choses, ce qui est très amusant et intéressant. Je fais également des études supérieures en ingénierie des systèmes à l'École polytechnique de Worcester. J'en suis à peu près à la moitié de mon cursus.

Dayle Hall :

Vous n'êtes pas du tout occupé en ce moment ?

Julia Keller :

Non, non. Me divertir. C'est ainsi que je vois les choses.

Dayle Hall :

Eh bien, c'est beaucoup de choses à assumer. J'aime cette mission. J'aime la mission du Smith College. Pour ce qui est des énoncés de mission, c'est un très bon énoncé.

Julia Keller :

Je pense que j'ai compris mot pour mot, mais il se peut que je me sois trompé d'un mot. Mais c'est l'essentiel.

Dayle Hall :

Oui, non, c'est excellent. Entrons un peu dans le vif du sujet. Parlons du travail que vous faites, de vos efforts de transformation numérique, des activités de ces dernières années. Où cela a-t-il commencé ? Y a-t-il eu quelque chose qui s'est produit, votre organisation informatique s'est réunie et a pensé, nous devons faire des changements. Y a-t-il eu une impulsion qui a dit que nous devions vraiment commencer ces initiatives ?

Julia Keller :

Oui. Smith a un plan stratégique, et cette transformation numérique faisait partie de notre plan stratégique global, issu du travail du bureau du président et du conseil d'administration, entre autres. Ce plan a été déterminé à l'issue de nombreuses conversations avec la communauté et toutes les parties prenantes. Nous avons fait appel à une société extérieure pour effectuer un travail d'évaluation, mais pendant ce temps, mon équipe a pu voir ce qui se préparait. La transformation était en marche, des choses se passaient. D'autres écoles commençaient à adopter de nouveaux systèmes et à lancer ces initiatives.

C'est donc à ce moment-là que nous avons commencé à chercher un outil pour nous aider à rassembler les données dans l'écosystème des systèmes que nous aurions alors à un moment donné dans l'avenir. C'est ainsi que nous avons acquis une licence SnapLogic en 2017, soit un an avant notre décision de passer à un nouveau système ERP. C'était un choix délibéré. Nous voulions disposer d'une année pour nous préparer et nous mettre au diapason de l'outil, et au diapason de notre stratégie et de toute notre réflexion sur ce à quoi les choses commenceraient à ressembler dans le nouveau monde où nos données ne se trouvaient pas toutes dans un système central de base de données Oracle sur site, ce qui était le cas 25 ans plus tôt.

Nous avons acheté SnapLogic en 2017. Nous avons commencé lentement. Nous avons fait beaucoup de preuves de concept et, en quelque sorte, lorsque nous avons touché des intégrations, nous avons dû modifier ou mettre à jour une intégration à ce moment-là. Nous les avons lentement transférées dans le nouvel outil. Il s'agissait donc d'un scénario de type "vous touchez, vous déplacez", plutôt que de penser à l'océan de choses que nous devions gérer. Nous avons lentement et progressivement commencé à apprendre et à faire avancer les choses.

Dayle Hall :

Mais vous avez dit que vous aviez commencé. Vous saviez donc que vous prévoyiez d'avoir un ERP, une mise à jour du projet ERP [inaudible 00:06:30].

Julia Keller :

Nous savions que quelque chose allait se produire, qu'il s'agisse d'une réimplémentation de notre ERP existant ou d'un nouvel ERP, quelque chose d'important allait devoir se produire pour vraiment répondre aux besoins futurs de l'institution.

Dayle Hall :

C'est vrai. Nous y reviendrons un peu plus tard en ce qui concerne les conseils à donner aux autres. Mais il est intéressant de savoir que pour une mise en œuvre aussi importante, vous pensez à un écosystème de systèmes. Vous y pensez à l'avance et vous vous demandez comment commencer à faire des intégrations ? Comment commencer à rassembler ces données ? Parce que souvent, nous l'entendons, les gens se lancent dans la mise en œuvre d'un grand ERP, d'un CRM et ne pensent pas d'abord aux autres systèmes. Et ensuite, ils ont des difficultés avec cette transformation.

Julia Keller :

On pouvait voir dans la littérature que c'était là que les choses allaient, comme les choses allaient en termes de, qu'est-ce que c'est - Gartner l'a appelé les systèmes différenciés. Je ne pense pas que le monde ait encore atterri là, mais c'est en quelque sorte là que les choses sont encore en mouvement dans cette réalité.

Dayle Hall :

Oui. Eh bien, si Gartner fait ce qu'il veut, cela ne s'arrêtera jamais parce qu'ils sont payés sur ce genre de pensées. J'aime donc Gartner.

Julia Keller :

Tout à fait. Et je pense que la vision que nous avons des systèmes différenciés, alors que nous sommes maintenant à plusieurs années de ce processus et que la réalité est en fait assez différente. Je m'interroge encore sur certains éléments, sur la direction qu'ils vont vraiment prendre à long terme. Je n'en suis pas tout à fait sûr. Nous nous occupons en quelque sorte du tremplin qui se trouve juste devant nous et nous nous appuyons sur la certitude que nous avons, sur le niveau de certitude que j'ai concernant le prochain tremplin, et je m'y engage.

Mon DPI utilise parfois une expression que j'ai en quelque sorte adoptée, qui s'appelle "directionnellement approprié". Je vais avancer dans une direction appropriée. En prenant ces petits pas de côté, aussi loin que nous pouvons voir devant nous, afin d'avancer dans la direction que nous voulons.

Dayle Hall :

Oui, j'aime beaucoup ce terme, directionnellement approprié. Cela me rappelle l'expression "échouer". Vous pouvez toujours échouer, mais vous devez en même temps aller de l'avant.

Julia Keller :

Il reconnaît l'incertitude à laquelle nous sommes tous confrontés... Nos certitudes sont limitées.

Dayle Hall :

Tout à fait. En 2017, un peu avant la mise en œuvre, vous avez commencé à rassembler les données et à envisager des intégrations. Vous avez commencé à rassembler les données et à étudier les intégrations. Quels sont les autres systèmes ? Quels sont les autres grands projets sur lesquels vous avez commencé à travailler à mesure que cet effort de transformation numérique se poursuivait ?

Julia Keller :

Oui. En 2017, nous avons opté pour SnapLogic. Nous avons commencé à nous familiariser avec cette solution. Nous étions au milieu de plusieurs - je veux dire, les projets ne se terminent jamais vraiment. Nous avions donc plusieurs petites implémentations SaaS en cours à ce moment-là. Et puis en 2018, le collège a pris la décision de changer d'ERP, et nous avons immédiatement plongé dans ce projet parce que notre mise en service pour Workday HCM était prévue pour mars 2019. Et pour les finances, c'était en novembre 2019.

En ce qui concerne les étudiants, nous avons mis en service notre toute première composante en octobre 2020. C'est donc très rapidement que nous avons progressé l'un vers l'autre. Nous nous sommes tout de suite lancés. Dès que nous avons commencé ce projet, nous nous sommes concentrés sur la création d'intégrations Workday. Et c'est un peu ce qui s'est passé ces deux dernières années.

Dayle Hall :

Oui, j'aime ce que vous venez de dire, à savoir que la mise en œuvre des logiciels ne se termine jamais vraiment.

Julia Keller :

Non.

Dayle Hall :

C'est une bonne chose. Mais parlez-moi un peu du fait que lorsque vous commencez ces voyages, vous faites des mises en œuvre. L'une des choses sur lesquelles je sais que vous vous concentrez beaucoup n'est pas seulement la mise en œuvre, mais aussi ce qui vient après ? Quelles sont les choses que vous apprenez une fois que vous commencez à mettre en œuvre certains de ces nouveaux systèmes, de ces nouveaux logiciels ?

Julia Keller :

Nous avons appris un peu. Nous avons appris des choses. Chaque fois que nous avons fait quelque chose, nous avons appris quelque chose de nouveau. Et chaque fois que nous - notre première série d'intégrations que nous avons construites en 2017, nous les avons réimplémentées en 2019 avec les choses que nous avions apprises. Nous les avons revisitées et réimplémentées à ce moment-là pour des raisons d'efficacité et de résilience afin d'ajouter des fonctionnalités telles que la gestion standardisée des erreurs, qui est arrivée dans le produit en quelque sorte après que nous ayons fait nos implémentations initiales. Nous nous sommes assurés de compléter ces intégrations initiales avec les pratiques améliorées que nous avons normalisées.

Nous normalisons donc les meilleures pratiques. Chaque fois que nous testons quelque chose, nous revenons en arrière pour renforcer la résilience des systèmes d'intégration existants. Mais je pense que ce qui nous a permis de réussir, c'est de décider que nous allions procéder à nos intégrations de la manière suivante : nous n'allions pas les faire. Nous n'allions pas les faire. Workday a son propre outil d'intégration. Notre stratégie d'intégration, c'est SnapLogic, notre plateforme pour l'orchestration. Ainsi, même si Workday effectue une partie du travail, nous l'orchestrons toujours par le biais de notre outil d'intégration SnapLogic, car nous voulons avoir la visibilité et la fonctionnalité de bout en bout dont nous disposons grâce à ce système. Par exemple, nous pourrions intégrer une partie de ce travail dans Workday Studio, mais je vais le lancer à l'aide de SnapLogic, si cela a du sens.

Dayle Hall :

Nous entendons souvent cette question. Il existe manifestement des centaines de systèmes. Mon PDG vient de m'envoyer le paysage MarTech, qui compte aujourd'hui 10 000 systèmes différents pour MarTech. Mais au Smith College et chez certains de nos autres clients comme Box, il y a des centaines de systèmes logiciels. Ainsi, certains de ces progiciels propriétaires disposent d'une intégration point à point. Si vous voulez vraiment ce que nous appelons l'automatisation de l'entreprise, si vous voulez avoir une vue d'ensemble de votre organisation, vous avez besoin de quelque chose de légèrement différent.

Julia Keller :

C'est la raison pour laquelle nous avons opté pour cette intégration centralisée plateforme. Bien que nous puissions utiliser certains des outils de ces systèmes périphériques, nous allons centraliser l'ensemble, le flux réel à travers ce système central, parce que nous n'avons pas un seul système de vérité. Nous avons de multiples systèmes de vérité, et cela ne fait que se compliquer. Nous avons Salesforce, nous avons Workday, qui est Workday et notre ancien système, qui était le produit Banner d'Ellucian. Il s'agissait donc de nos systèmes. Mais maintenant, nous mettons Salesforce en ligne comme un autre système de vérité.

Nous en ajoutons donc un troisième. En fait, il y en a un quatrième, qui est notre système d'admission. Nous avons donc plusieurs systèmes et plusieurs flux. Empêcher ces flux d'entrer en collision lorsqu'ils ne le devraient pas et s'assurer que les flux qui entrent dans les systèmes sont uniques et ne se superposent pas les uns aux autres est un défi intéressant. Mais je pense que nous sommes encore en train de le découvrir.

Dayle Hall :

J'imagine que plus il y a de systèmes, plus il y a de choses à faire. L'innovation au sein de votre organisation va certainement s'intensifier. Je reviendrai dans un instant sur la mise en œuvre de Workday Student. Mais avant d'en arriver là, il est évident que nous avons tous été touchés par COVID. En particulier, je pense que beaucoup de collèges et d'écoles et le changement ou la flexibilité que vous avez dû avoir pendant cette période est aussi important que n'importe quelle grande entreprise, si ce n'est plus.

J'aimerais donc poser quelques questions à ce sujet. Je préfère ne pas m'attarder sur les défis de la pandémie, mais je pense qu'il y a des enseignements importants à en tirer. Parlez-moi donc un peu de l'impact du COVID, non seulement sur votre calendrier, mais aussi sur la manière dont vous travaillez ensemble pour mettre en œuvre certaines de ces mesures au sein du Smith College.

Julia Keller :

Avant COVID, lorsque nous faisions nos implémentations HCM et finance pour Workday, nous étions tous dans une pièce, une grande pièce toute la journée pendant des semaines avec nos partenaires d'implémentation, très flexibles, avec beaucoup de FaceTime. Avec COVID, et en fait un peu avant COVID, je pense qu'en raison de la taille et de la portée du projet étudiant, c'est tout simplement plus important. Nous faisions plus de sessions Zoom et plus de sessions à distance car nos consultants et autres sont répartis à travers tout le pays depuis notre partenaire de mise en œuvre.

Lorsque nous sommes devenus soudainement distants à la mi-mars 2020, il y a eu quelques ajustements, mais je pense que nous avions un bon nombre d'outils en place parce que nos dirigeants envisageaient déjà la planification d'urgence pour cela dès le mois de janvier. Nous avons commencé en janvier 2020. Nous étions vraiment en avance et assez conservateurs en termes de ce que nous pourrions avoir à faire. Nous étions donc déjà bien engagés dans la mise en œuvre de Slack afin que nos professeurs puissent communiquer plus facilement avec les étudiants, et dans la mise en place d'une formation. Je n'ai pas participé à cette partie, mais les membres de notre équipe informatique ont joué un rôle déterminant dans la formation des enseignants et des étudiants à Zoom, ainsi que dans la mise en place et le fonctionnement de tout cela. C'était un effort énorme, énorme, mais nous avons mis en place Slack, Enterprise Slack.

Nous utilisons SnapLogic pour notre intégration avec Slack. Nous créons des espaces de travail pour chaque cours qui le souhaite et nous envoyons les inscriptions. Ainsi, lorsque les annonces sont diffusées, nous transmettons également ces inscriptions à Slack. Ainsi, tout est prêt. Les gens n'ont pas besoin... tout est prêt pour les gens quand ils veulent l'utiliser. Nous voulions leur faciliter la tâche au maximum. Nous avons donc dû pivoter rapidement et ajouter une nouvelle intégration rapidement.

Dayle Hall :

Je pense qu'alors que beaucoup de gens étaient probablement préoccupés par la pandémie, le fait que vous ayez pris des mois d'avance vous a permis de réfléchir à la question suivante : "Cela pourrait avoir un impact. Que faire ? Et vous avez commencé à chercher à mettre en œuvre ces outils. Lorsque vous avez commencé à revenir, les outils sont-ils toujours aussi utiles ? Les utilisez-vous toujours ? C'est juste une autre façon de travailler. Rien n'a été gaspillé, pour ainsi dire.

Julia Keller :

Je ne pense pas que les efforts aient été particulièrement inutiles. Je pense qu'il y a eu beaucoup d'efforts. Par exemple, l'un des efforts les plus importants, auquel je n'ai pas participé de près, mais que notre équipe informatique a entrepris, a consisté à fournir du matériel aux gens pour qu'ils puissent participer. Nous avons donc envoyé des ordinateurs portables, des points d'accès, du matériel. Aujourd'hui, je ne pense pas que Slack va continuer. Je pense que son utilisation ne fait que croître. Les gens l'apprécient. Les étudiants l'apprécient. Je pense que cela va continuer.

Aujourd'hui, avec un peu de chance, lorsque nous arriverons à la phase post-pandémique, nous serons tous de retour en personne à Smith. Tous les cours sont dispensés en personne. Notre enseignement est très axé sur le lieu, comme ils l'appellent. Il est donc très important, d'un point de vue institutionnel, d'être à Smith, sur le campus et dans les salles de classe.

Dayle Hall :

Oui, je suis d'accord avec cela. J'ai deux - j'ai un enfant de 11 ans et un de 14 ans, et je suis très heureux qu'ils soient sur le campus et qu'ils fassent ce travail, parce que c'était un cauchemar, je dois vous le dire.

Julia Keller :

J'étais reconnaissante d'avoir un jeune homme de 18 ans qui n'exigeait pas grand-chose de moi.

Dayle Hall :

Il y a donc quelque chose dont nous avons parlé, à savoir que vous gérez également les données de test de COVID. Est-ce exact ? Eh bien, beaucoup d'autres écoles l'ont externalisé.

Julia Keller :

Je n'en suis pas sûr, mais nous avons discuté avec beaucoup d'autres écoles de la manière dont elles géraient cette question. En ce qui concerne les données de test, nous avons effectué nos tests par l'intermédiaire du Broad Institute de Boston. Ils disposent d'un produit qui est en quelque sorte lié à leur programme de test et que nous utilisons pour charger et gérer les données. Nous extrayons les données de ce système pour notre tableau de bord COVID. Tout cela se fait par le biais d'un pipeline que nous avons construit pour faire l'agrégation et l'envoyer en tant que point final au tableau de bord que nous avons sur notre site web pour montrer les incidents et autres.

La plus grande chose que nous ayons faite avec les données COVID, c'est de charger les données de notre fournisseur de tests dans Workday. Ainsi, nous effectuons encore deux tests par semaine pour tout le monde, des tests asymptomatiques deux fois par semaine, pour tout le monde sur le campus. Nous avons donc géré la conformité de ces deux dernières années. Ces deux dernières années ont été intenses.

Dayle Hall :

Oui, oui. J'en suis sûr. Vous avez dit que c'était intense pour tout le monde. Comme je l'ai dit, je sais que nous avons un certain nombre d'établissements d'enseignement supérieur, d'universités, etc. Cela a été un défi énorme pour toutes vos organisations, j'en suis sûr. Passons maintenant à la mise en œuvre de Workday Student. Vous avez joué un rôle déterminant dans ce projet. Et je pense que c'est la définition même de la transformation numérique. Pourriez-vous nous parler un peu de Workday Student ?

Julia Keller :

Workday Student est notre nouveau système d'information sur les étudiants. Il devrait donc gérer toutes les fonctions administratives relatives aux étudiants, qu'il s'agisse des conseils, de la délivrance des diplômes, des inscriptions aux cours, etc. La facturation, bien sûr, et tous ces différents éléments. C'est un produit énorme. Je veux dire, pour changer, nous étions sur Banner Student depuis 1994. C'est un grand changement. C'est une longue période. C'est un grand changement. Tout à fait. Mais l'inscription s'est déroulée de manière incroyablement fluide. Je pense que les gens s'habituent vraiment au nouveau produit. 

Les choses que Workday fait bien, il les fait très, très bien. Il y a des choses qu'il est encore en train de comprendre, qui sont, je pense, plus un défi du côté technique que du côté de l'utilisateur. Leurs modèles de données, je pense, si je parlais à quelqu'un qui va à Workday Student, je dirais que les modèles de données ne sont pas ce à quoi vous vous attendez. C'est un produit qui évolue. Il se peut que vous deviez manipuler davantage les données pour qu'elles fonctionnent comme vous le souhaitez.

Dayle Hall :

Oui, c'est vrai. Parlez-moi un peu de ces données et des autres sources de données que vous utilisez. Je sais que vous avez SnapLogic. Pourquoi est-il important de réunir tous ces éléments pour mieux recruter ou mieux comprendre la population étudiante ?

Julia Keller :

Nous entrons donc dans le deuxième cycle de Workday Student. Nous avons commencé notre cycle de production dans Workday Student en inscrivant nos étudiants d'automne dans Workday pour la première fois. Les étudiants qui entrent à l'automne 2021 ont été inscrits l'année dernière en juin. Dans environ deux semaines, nous allons matriculer les étudiants de l'automne 2022 dans Workday.

Il s'agit donc de notre deuxième entrée dans notre deuxième cycle de données dans Workday. Cela permet aux étudiants d'effectuer toutes leurs démarches, de commencer à s'inscrire, de commencer à être conseillés, de commencer à faire toutes ces bonnes choses qu'ils font. Cela répond-il à votre question ? C'est une réponse partielle en tout cas. Je suis désolé, mais je crois que j'ai perdu le fil. Je crois que j'ai perdu le fil.

Dayle Hall :

Oui, c'est vrai. Nous avons des types de clients très différents. Mais ce que nous entendons souvent, c'est que nous n'arrivons pas à rassembler nos données. Il ne s'agit pas de les visualiser, mais d'en tirer des enseignements. Et je pense que les silos de données deviennent un problème, qu'il s'agisse d'un établissement d'enseignement supérieur ou d'une grande entreprise. L'une des choses que j'aime demander à nos invités est ce que vous avez fait en interne ? Pas seulement avec les systèmes, mais comment parvenez-vous à briser ces silos de données ?

Si vous pensez à quelqu'un qui écoute ce podcast et qui se dit : " D'accord, j'ai besoin d'un outil d'intégration qui utilise certains de ces autres systèmes ", comment feriez-vous ? Mais comment faites-vous pour briser ces silos de données, pas seulement avec les systèmes avec SnapLogic, mais avec les organisations ? Comment réunir ces personnes ?

Julia Keller :

C'est un travail continu. L'un des moyens d'y parvenir est la structure que nous avons mise en place autour de notre équipe chargée du programme Workday. Cette équipe comprend des représentants fonctionnels de tous les domaines impliqués dans le projet Workday. Elle comprend également des personnes qui sont en quelque sorte adjacentes. Par exemple, notre service de développement des relations avec les anciens élèves n'est pas impliqué dans le système Workday, mais il dépend certainement des données provenant de ce système. Ils participent donc également au programme Workday. Et toute la gestion du changement pour Workday se fait par ce biais. C'est là que se font les tests et les mises à jour.

Nous avons un groupe de rédaction de rapports qui travaille ensemble sur la définition des données et des calculs. Là encore, c'est un travail en cours. Mais je pense que ce sont vraiment ces structures autour de la gestion du changement qui sont importantes. Nous disposons d'un comité exécutif et d'un comité de pilotage qui sont les personnes à qui l'on s'adresse si l'on a besoin de régler un problème interfonctionnel. Je pense donc que ces structures ont joué un rôle important dans la réussite de notre projet. Je pense donc que ces structures ont joué un rôle très important dans la réussite de notre projet, sans oublier l'engagement de la direction générale, qui s'est engagée à fond dans la réalisation de ce projet.

Dayle Hall :

Oui. Je pense que les grands projets comme celui-ci, nous entendons beaucoup parler de l'échec de notre initiative de transformation numérique. Et je pense qu'une partie du défi réside dans le fait que beaucoup de ces organisations n'ont pas vraiment défini ce qu'est leur transformation numérique. À quoi cela ressemble-t-il ? Vous aviez un projet ERP. Vous aviez Workday Student. Vous aviez donc quelque chose de tangible qui s'inscrivait dans ce cadre.

Et je crois que c'est un défi auquel sont confrontées les technologies de l'information aujourd'hui. Même les DSI, des gens comme vous, savent qu'à moins de pouvoir définir clairement les résultats d'un projet dans le cadre de la transformation numérique, je ne pense pas que votre projet sera jamais couronné de succès parce que vous n'avez pas vraiment défini ce à quoi ressemble le succès.

Julia Keller :

Oui. Plusieurs projets ont été menés dans le cadre de notre initiative de transformation et la transformation de l'ERP était l'un d'entre eux. Nous en avons d'autres, ce projet de voix sur IP et d'autres encore auxquels j'ai moins participé. J'ai également été moins impliqué dans certains projets liés au réseau. Mais tous ces projets s'inscrivent dans le cadre d'une mission plus large visant à améliorer le fonctionnement de la technologie au sein du Smith College.

Dayle Hall :

Oui, c'est vrai. Comme je l'ai dit précédemment, c'est exactement ce pour quoi nous sommes là pour vous aider. Mais allons de l'avant et pensons de manière un peu plus large à l'enseignement supérieur. J'ai plusieurs questions à ce sujet, mais je commencerai par celle-ci. Quelle est la plus grande idée fausse que les gens peuvent avoir sur le fait de travailler dans une organisation de type enseignement supérieur par rapport à une entreprise à but lucratif, de type B2B, B2C ? Selon vous, qu'est-ce que les gens pensent à tort ?

Julia Keller :

Bon sang de bonsoir. Hmm. C'est intéressant. Je travaille dans l'enseignement supérieur depuis si longtemps que je ne suis pas sûr d'avoir un point de vue extérieur. Je peux vous dire quelque chose d'intéressant sur le fait de travailler dans l'enseignement supérieur, c'est que je pense que chaque type d'entreprise, dans chaque environnement, a sa propre culture. Et même chaque institution a sa propre culture. Et je pense que chez Smith, dans notre culture opérationnelle en tout cas, nous valorisons à la fois la prise de décision distribuée et la capacité de collaborer, tout comme nous le faisons avec....

Il y a beaucoup de réunions au cours desquelles nous nous réunissons et discutons de la manière dont nous pouvons faire les choses un peu mieux. Comment pouvons-nous envisager les choses d'un point de vue institutionnel plutôt que d'un point de vue fonctionnel cloisonné ? Je pense que c'est un domaine dans lequel nous nous développons. J'aimerais savoir quel est le point de vue des personnes extérieures à l'enseignement supérieur, car je pense que je suis ici depuis si longtemps. Je ne suis pas sûr d'avoir compris.

Dayle Hall :

D'après les conversations que j'ai eues avec certains de nos clients, je pense qu'il y a cette perception que vous n'avez pas le même type de défis, alors que je pense que c'est complètement faux. Je pense que l'impact des universités et des collèges est direct sur la vie des gens, sur leur éducation, ce qui ne veut pas dire qu'une entreprise B2B n'a pas les mêmes préoccupations.

Mais lorsque vous essayez de vous occuper des étudiants et que COVID arrive, vous vous occupez de la psyché des gens et de la façon dont ils se sentent dans leur vie quotidienne. Et vous essayez de simplifier leur expérience au sein de l'université. Il n'y a rien de tel que d'attendre les résultats des examens ou les notes ou [inaudible 00:25:56].

Julia Keller :

Les périodes de l'année sont vraiment intenses, ce qui n'est peut-être pas le cas dans d'autres endroits. Nous avons donc toute cette intensité autour de la fin du trimestre. Nous avons ce que nous appelons des périodes de calme, pendant lesquelles nous essayons de ne pas modifier les systèmes pendant la semaine des examens, car cela pourrait perturber et perturber les gens. Nous essayons donc de garder les choses stables et structurées pendant cette période, et nous faisons très attention à ce que nous faisons en raison de cette sensibilité.

Dayle Hall :

J'ai également l'impression qu'une grande partie du Smith College, par exemple, est davantage axée sur la création d'une communauté, la mise en relation des personnes, ce qui est tout aussi important à mon avis. Prenons un exemple. Si vous conseillez quelqu'un et qu'il est sur le point de se lancer dans ce qu'il décrirait comme une grande initiative de transformation numérique et toutes les choses que vous avez apprises.

Si je vous demandais quels conseils vous leur donneriez, qu'il s'agisse d'un établissement d'enseignement ou non, où leur diriez-vous de commencer ? Et quels pièges leur diriez-vous, Oh, voici quelque chose que nous avons appris très rapidement et qu'il faut essayer d'éviter. Quels seraient ces conseils ?

Julia Keller :

Je vais commencer par un piège, à savoir ne pas sous-estimer la volatilité des données dans tout processus de changement. Il est très facile d'aborder la mise en œuvre ou tout ce qui implique un grand nombre de conversions de données dans un nouveau système de la même manière qu'une intégration traditionnelle. Mais les données avec lesquelles vous travaillez ne sont pas stables. À bien des égards, elles n'existent pas encore. C'est un aspect que j'ai sous-estimé. C'était un véritable défi pour faire avancer les choses. Et la façon dont nous avons abordé la question est la suivante : faisons-le pour l'instant, faisons-le suffisamment pour ce cycle et nous y reviendrons ensuite.

Mais pour l'instant, nous sommes dans ce cycle de stabilisation et nous revenons sur tout le travail que nous avons fait ces deux dernières années pour mettre en œuvre les choses et nous nous disons : "D'accord, cela a fonctionné pour le premier mandat, mais maintenant nous sommes dans le deuxième mandat et la deuxième année. Que devons-nous faire pour stabiliser et rationaliser l'intégration en sachant ce que nous savons maintenant ? Parce qu'on ne sait ce que l'on sait que lorsqu'on le sait, et il y avait beaucoup de choses que nous ne savions pas.

Dayle Hall :

Voici votre mot favori, la volatilité. Volatilité des données. C'est un bon mot.

Julia Keller :

Oui, je savais que je finirais par y arriver.

Dayle Hall :

C'était excellent. C'est une excellente façon de le faire. Il est donc évident que vous avez fait beaucoup de progrès. Vous avez fait beaucoup de progrès et, comme vous venez de le dire, vous avez stabilisé les données en revenant en arrière et en les examinant. Ce que nous avions avant, nous avons maintenant plus de données à utiliser. Il faut s'assurer que tout fonctionne toujours de la même manière.

Quelles sont vos prochaines initiatives ? Quelles sont les choses en dehors de cela qui, selon vous, vont dans le sens du Smith College, mais aussi de l'enseignement supérieur en général ? Quelles sont les choses que vous espérez réaliser au cours des prochaines années ?

Julia Keller :

J'ai deux ou trois choses à dire. Nous sommes en train de mettre la dernière main à notre ancien système ERP et de le transférer à Salesforce. Cela fait donc partie de l'expansion de notre empreinte CRM. Ce projet devrait durer encore un an ou 18 mois. C'est en quelque sorte notre prochaine grande priorité. Dans le même temps, nous poursuivons notre travail de stabilisation, en travaillant à la normalisation de nos meilleures pratiques. Nous avons intégré des éléments très utiles dans nos intégrations en tant que pièces standard.

Outre la gestion standard des erreurs, nous disposons toujours d'une option d'audit. Vous pouvez donc exécuter l'intégration, mais elle ne fera rien. Il vous dira simplement ce qu'il va faire afin de faciliter les cycles de test de dernière minute avant le déploiement. Nous avons également mis en place des revues de système. Nous avons souvent plusieurs intégrations interdépendantes. Ainsi, pour notre système d'aide financière, nous avons probablement huit ou neuf intégrations différentes qui entrent ou sortent de notre système d'aide financière, qui s'appelle PowerFAIDS.

Nous avons donc construit tout cela au cours des deux dernières années. Mais les choses ont changé au cours de la mise en œuvre. Nous sommes donc en train de les revoir, de les examiner dans leur contexte mutuel, de nous assurer que tout s'aligne et que rien ne marche sur l'autre ou n'est égoïste. Il s'agit pour moi de réduire le taux de rotation des tickets que nous recevons et l'instabilité du système.

Dayle Hall :

J'ai bien compris. Ce fut une excellente conversation. Deux ou trois choses. Après ces conversations, j'aime m'assurer que les personnes qui écoutent ce podcast comprennent certaines des choses essentielles dont nous avons parlé et qu'elles peuvent apprendre et mettre en pratique dans leur vie de tous les jours.

J'ai entendu un certain nombre de choses. Planifiez à l'avance, c'est clair. Même si vous avez - si vous pensez avoir un ERP ou un CRM ou un autre grand système que vous essayez de mettre en œuvre, planifiez à l'avance. Et planifier ne signifie pas toujours ce que le système va faire. Mais à l'avance, pensez aux données, aux points d'intégration. Et vous avez très gentiment appelé SnapLogic le plateforme pour l'orchestration. J'adore cela. Je vais l'utiliser dans ma vie quotidienne et dans mes fonctions de CMO. Et j'adore cela.

Deux ou trois autres choses, qui vont dans le bon sens. Veillez à aller de l'avant, mais revenez toujours en arrière, non seulement pour la mise en œuvre, mais aussi pour la stabilité. Revenez en arrière, examinez les données et assurez-vous que vous obtenez toujours ce dont vous avez besoin. Ma citation préférée est la suivante : "L'implémentation d'un logiciel n'est jamais vraiment terminée. Vous devez donc revenir en arrière et vous assurer que ce que vous avez mis en place à l'origine a toujours le même impact.

Julia Keller :

Je pense que la transformation numérique signifie vraiment qu'elle ne se termine jamais. Cela signifie que vous devez avoir une attitude d'amélioration continue. C'est en quelque sorte la raison pour laquelle nous nous sommes retrouvés dans cette position de devoir faire une transformation massive, parce que nous avons mis en œuvre Banner en 1994, et nous avons fait de petites améliorations. Mais nous n'avons pas vraiment continué à apporter ces améliorations. C'est ce que nous allons faire.

Dayle Hall :

C'est excellent. Eh bien, écoutez, cette conversation a été très intéressante. Je vous remercie de vous être joint à nous aujourd'hui. Ce que j'aime toujours faire à la fin, c'est vous donner le dernier mot et nous dire pourquoi vous êtes si enthousiaste à l'idée d'être au Smith College, et pourquoi quelqu'un qui écoute potentiellement ceci, qui est intéressé, devrait envisager de faire partie de l'organisation du Smith College.

Julia Keller :

J'aime apprendre des choses. J'aime comprendre les choses. Et il n'y a pas de limite à la quantité de choses à apprendre et à comprendre dans le travail que nous faisons. Il y a toujours plus d'endroits à explorer et d'améliorations à apporter. Je suis très heureux d'être à ce stade de la mise en œuvre de Workday et de passer à l'étape suivante. C'est très excitant.

Dayle Hall :

C'est un environnement idéal pour travailler. Julia, merci pour votre temps. Nous vous remercions de vous être jointe à nous. À tous les autres, nous vous remercions de nous avoir écoutés et nous vous donnons rendez-vous au prochain épisode.