Dalla normalità alla nuova normalità: il percorso di trasformazione digitale dello Smith College

Dayle Hall:

Salve. State ascoltando il nostro podcast, Automatizzare l'impresa. Sono il vostro conduttore, Dayle Hall. Questo podcast è stato progettato per fornire alle organizzazioni approfondimenti e best practice su come integrare, automatizzare e trasformare l'azienda.

La nostra ospite di oggi è Julia Keller, direttore dei servizi di integrazione e dati aziendali dello Smith College. Ha trascorso oltre dieci anni a Smith e ora contribuisce a guidare le iniziative di trasformazione digitale di Smith. Julia, siamo molto contenti di averti con noi oggi. Benvenuta alla trasmissione.

Julia Keller:

Grazie. Sono felice di essere qui.

Dayle Hall:

Oggi parleremo di molte cose nel lavoro che state svolgendo. Ma prima di entrare nel vivo, perché non ci dedica qualche minuto al suo background, da dove è partito, come è arrivato allo Smith College e perché questo è un lavoro davvero importante per lei?

Julia Keller:

Sì, assolutamente. Sono allo Smith College da circa 15 anni in totale. Ho iniziato a lavorare in un'area funzionale dello Smith, nel dipartimento di promozione, occupandomi di raccolta fondi e relazioni con gli ex alunni, nonché di reportistica e dati correlati. Poi sono passata alla funzione IT centrale circa 12 anni fa. La mia storia alla Smith è molto varia. Ho ricoperto circa 10 posizioni diverse alla Smith. Mi hanno tenuto occupato e interessato, il che è fantastico. Lo Smith College ha una missione straordinaria: formare donne di spicco per una vita di scopo.

E sono davvero felice di farne parte, in quanto siamo in grado di sostenere tutte le funzioni dell'università. Insomma, siamo coinvolti in tutto. L'integrazione lega tutte le cose insieme. Così abbiamo l'opportunità di toccare tutte le diverse parti delle cose, cosa che ritengo molto divertente e interessante. Sto anche frequentando la scuola di specializzazione in ingegneria dei sistemi al Worcester Polytechnic. Sono circa a metà del programma di laurea.

Dayle Hall:

Non sei impegnato in questo momento, quindi?

Julia Keller:

No, no. Mi intrattengo con me stesso. È così che la vedo io.

Dayle Hall:

Beh, è un'impresa non da poco. Mi piace molto. Mi piace la missione dello Smith College. Per quanto riguarda le dichiarazioni di missione, è un'ottima dichiarazione.

Julia Keller:

Credo di aver capito parola per parola, ma potrei aver sbagliato di una parola. Comunque è il succo generale del discorso.

Dayle Hall:

Sì, no, è eccellente. Allora, scaviamo un po' più a fondo. Parliamo del lavoro che state svolgendo, dei vostri sforzi di trasformazione digitale, delle attività degli ultimi anni. Da dove è iniziato? È successo qualcosa, la vostra organizzazione IT si è riunita e ha pensato: "Dobbiamo fare dei cambiamenti". C'è stato un impulso che ha detto che dobbiamo iniziare queste iniziative?

Julia Keller:

Sì, Smith ha un piano strategico e la trasformazione digitale faceva parte del nostro piano strategico generale, frutto del lavoro dell'ufficio del presidente, del consiglio di amministrazione e così via. Il piano è stato determinato attraverso molte conversazioni con la comunità e con tutte le parti interessate. Abbiamo chiesto a un'azienda esterna di fare un lavoro di valutazione, ma mentre questo accadeva, il mio team ha potuto vedere cosa stava per accadere. Stavano arrivando le trasformazioni, stavano accadendo cose. Altre scuole stavano iniziando a passare a nuovi sistemi e ad avviare queste iniziative.

Così abbiamo iniziato a cercare uno strumento che ci aiutasse a riunire i dati nell'ecosistema di sistemi che avremmo avuto in futuro. Abbiamo quindi acquistato SnapLogic nel 2017, un anno prima della decisione di passare a un nuovo sistema ERP. E questo è stato intenzionale. Volevamo un anno di tempo per essere pronti e al passo con lo strumento e con la nostra strategia e l'intero pensiero su come sarebbero state le cose nel nuovo mondo in cui i nostri dati non erano tutti in un sistema centrale di database Oracle on-premise, che era quello di 25 anni prima.

Abbiamo acquistato SnapLogic nel 2017. Abbiamo iniziato lentamente. Abbiamo fatto molte prove di concetto e, man mano che toccavamo le integrazioni, dovevamo cambiare o aggiornare un'integrazione in quel momento. Le abbiamo trasferite lentamente nel nuovo strumento. Si trattava quindi di uno scenario del tipo "toccalo e spostalo", piuttosto che pensare all'intero oceano di cose che dovevamo affrontare. Abbiamo iniziato a imparare e a far progredire le cose in modo lento e progressivo.

Dayle Hall:

Ma lei ha detto di aver iniziato questo progetto. Quindi sapevate di avere un ERP, un progetto ERP aggiornato [inaudibile 00:06:30].

Julia Keller:

Sapevamo che sarebbe successo qualcosa, sia che si trattasse di una reimplementazione del nostro ERP esistente o di un nuovo ERP, qualcosa di grande doveva accadere per soddisfare davvero le esigenze future dell'istituzione.

Dayle Hall:

Giusto. Ne parleremo un po' più avanti in termini di consigli per gli altri. Ma è interessante sapere che per una grande implementazione come questa, state pensando, come avete detto, a un ecosistema di sistemi. Pensate a questo prima del tempo e a come iniziare a creare delle integrazioni? Come iniziamo a mettere insieme i dati? Perché spesso, lo sentiamo dire, le persone si lanciano in una grande implementazione ERP o CRM e non pensano prima agli altri sistemi. E poi si scontrano con la trasformazione.

Julia Keller:

Nella letteratura si poteva intuire che le cose stavano andando in quella direzione, in quella che Gartner ha definito "sistemi differenziati". Non credo che il mondo sia ancora arrivato a questo punto, ma in un certo senso le cose sono ancora in movimento in quella realtà.

Dayle Hall:

Si. Beh, se Gartner ha la sua strada, questa cosa non finirà mai perché vengono pagati su questo tipo di pensieri. Quindi adoro Gartner.

Julia Keller:

Assolutamente sì. E credo che la visione di noi, i sistemi differenziati, sia molto diversa da quella che è la realtà dopo diversi anni di questo processo. Ci sono ancora alcuni elementi che mi mettono in dubbio: in che direzione andranno davvero a lungo termine? Non ne sono del tutto sicuro. Stiamo facendo i conti con il trampolino di lancio che abbiamo davanti a noi e ci basiamo sulla certezza che abbiamo, sul livello di certezza che ho sul prossimo trampolino di lancio, e ci andrò.

Il mio CIO ha un'espressione che usa a volte e che mi è rimasta impressa, che si chiama "direzione appropriata". Mi muoverò in modo appropriato alla direzione. Prendendo quelle piccole pietre di passaggio per quanto possiamo vedere davanti a noi, in modo da avanzare nella direzione in cui vogliamo andare.

Dayle Hall:

Sì, mi piace molto questo termine, direzione appropriata. Mi ricorda il concetto di "fail forward". Si può sempre fallire, ma allo stesso tempo si deve andare avanti.

Julia Keller:

Beh, riconosce l'incertezza con cui tutti abbiamo a che fare... La certezza non è mai troppa.

Dayle Hall:

Assolutamente sì. Quindi nel 2017, leggermente in anticipo rispetto all'implementazione. Avete iniziato a raccogliere i dati e a valutare le integrazioni. Quali sono gli altri sistemi? Quali sono gli altri grandi progetti su cui avete iniziato a lavorare man mano che lo sforzo di trasformazione digitale proseguiva?

Julia Keller:

Si. Nel 2017 abbiamo scelto SnapLogic. Abbiamo iniziato ad andare a regime con questo sistema. Eravamo nel bel mezzo di diversi... Voglio dire, i progetti non finiscono mai. In quel periodo avevamo diverse implementazioni SaaS più piccole. Poi, nel 2018, l'università ha deciso di cambiare l'ERP e ci siamo subito tuffati in quel progetto perché il go live di Workday HCM era previsto per marzo 2019. E per la finanza, a novembre 2019.

E poi per gli studenti, abbiamo realizzato il nostro primo componente di go live nell'ottobre del 2020. Quindi si tratta di due eventi molto vicini tra loro. Ci siamo buttati a capofitto. Non appena abbiamo iniziato quel progetto, ci siamo dedicati alla creazione di integrazioni con Workday. E così è stato negli ultimi due anni.

Dayle Hall:

Sì. Mi piace quello che hai appena detto, ovvero che l'implementazione del software non finisce mai.

Julia Keller:

No.

Dayle Hall:

Questa è buona. Ma mi parli un po' di come, all'inizio di questi viaggi, state realizzando alcune implementazioni. Una delle cose su cui so che siete molto concentrati non è solo l'implementazione, ma anche ciò che viene dopo? Quali sono le cose che imparate quando iniziate a implementare alcuni di questi nuovi sistemi, nuovi software?

Julia Keller:

Abbiamo imparato un po'. Abbiamo imparato delle cose. Ogni volta che abbiamo fatto qualcosa, abbiamo imparato qualcosa di nuovo. E ogni volta che abbiamo costruito la prima serie di integrazioni nel 2017, le abbiamo reimplementate nel 2019 con le cose che avevamo imparato. Le abbiamo rivisitate e reimplementate in quel momento per garantire l'efficienza e la resilienza, per aggiungere funzionalità come la gestione standardizzata degli errori, che sono state introdotte nel prodotto più o meno dopo le nostre implementazioni iniziali. Ci siamo assicurati di integrare le integrazioni originali con le pratiche migliorate che stavamo standardizzando.

Quindi stiamo standardizzando le migliori pratiche. Ogni volta che testiamo qualcosa, torniamo indietro per costruire la resilienza nei sistemi di integrazione esistenti. Ma credo che la cosa fondamentale che abbiamo fatto per avere successo sia stata decidere che questo era il modo in cui avremmo fatto le nostre integrazioni. Non le avremmo fatte noi. Workday ha il suo strumento di integrazione. La nostra strategia di integrazione è SnapLogic, la nostra piattaforma di orchestrazione. Quindi, anche se Workday svolge una parte del lavoro, lo orchestriamo comunque attraverso il nostro strumento di integrazione tramite SnapLogic, perché vogliamo avere la visibilità e la funzionalità end-to-end che abbiamo attraverso quel sistema. Quindi, ad esempio, potremmo costruire una parte di questo lavoro in Workday Studio, ma lo lanceremo utilizzando SnapLogic, se questo ha senso.

Dayle Hall:

Senti, lo sentiamo dire spesso. Ovviamente esistono centinaia di sistemi. Il mio amministratore delegato mi ha appena inviato il panorama MarTech, che conta ormai 10.000 sistemi diversi per il MarTech. Ma nello Smith College e in altri nostri clienti come Box, ci sono centinaia di sistemi software. Quindi alcuni di questi pacchetti software proprietari hanno un'integrazione punto a punto. Se volete veramente qualcosa a cui ci riferiamo, ovvero l'automazione aziendale, se volete guardare all'intera organizzazione, avete bisogno di qualcosa di leggermente diverso.

Julia Keller:

Ecco perché abbiamo deciso di standardizzare la piattaforma di integrazione centralizzata. Anche se potremmo utilizzare alcuni strumenti di quei sistemi periferici, centralizzeremo l'intera parte, il flusso effettivo attraverso il sistema centrale, perché non abbiamo un unico sistema di verità. Abbiamo più sistemi di verità e la situazione si sta complicando. Abbiamo Salesforce, Workday, che è Workday e il nostro vecchio sistema, che era il prodotto Banner di Ellucian. Questi erano i nostri sistemi. Ma ora stiamo portando Salesforce online come altro sistema di verità.

Ora ne stiamo aggiungendo un terzo. In realtà ce n'è un quarto, che è il nostro sistema di ammissione. Quindi abbiamo più sistemi e flussi. Impedire che questi flussi si scontrino quando non dovrebbero e assicurarsi che i flussi che entrano nei sistemi siano unici e non si sovrappongano gli uni agli altri è una sfida interessante. Ma credo che la stiamo ancora risolvendo.

Dayle Hall:

Posso immaginare che più sistemi ci sono, più cose si vogliono fare. L'innovazione all'interno dell'organizzazione aumenterà sicuramente. Tra un attimo mi occuperò dell'implementazione di Workday Student. Ma prima di andare lì, ovviamente, siamo stati tutti colpiti dal COVID. In particolare, credo che molti college e scuole e il cambiamento o la flessibilità che avete dovuto avere in quel periodo sono significativi come quelli di qualsiasi grande azienda, se non di più.

Vorrei quindi porre alcune domande su questo tema. Preferisco non soffermarmi sulle sfide della pandemia, ma credo che ci siano degli insegnamenti importanti da trarre. Mi parli un po' di come il COVID ha influenzato non solo la vostra tempistica, ma anche il modo in cui lavorate insieme per realizzare alcune implementazioni in tutto lo Smith College.

Julia Keller:

Prima di COVID, quando abbiamo realizzato le nostre implementazioni HCM e finanziarie per Workday, eravamo tutti in una stanza, una grande stanza, tutto il giorno per settimane con i nostri partner di implementazione, molto flessibili, un sacco di FaceTime. Con COVID, e in realtà anche un po' prima di COVID, credo che a causa delle dimensioni e della portata del progetto studentesco, sia più grande. Abbiamo fatto più Zoom e più sessioni a distanza, dato che i nostri consulenti e altro sono sparsi in tutto il Paese dal nostro partner di implementazione.

Quando siamo diventati improvvisamente remoti a metà marzo del 2020, ci sono stati alcuni aggiustamenti, ma credo che avessimo già un buon numero di strumenti a disposizione perché la nostra leadership stava già valutando i piani di emergenza per questo a gennaio. Abbiamo iniziato a gennaio del 2020. Eravamo davvero in anticipo e piuttosto prudenti in termini di ciò che avremmo dovuto fare. Quindi eravamo già a buon punto con l'implementazione di Slack, in modo che i nostri docenti potessero comunicare più facilmente con gli studenti, e con l'avvio della formazione. Io non ne facevo parte, ma i membri del nostro team IT sono stati davvero determinanti per far sì che i docenti venissero formati su Zoom, che gli studenti venissero formati su Zoom e che queste cose venissero messe in funzione. È stato uno sforzo enorme, ma abbiamo implementato Slack, Enterprise Slack.

Utilizziamo SnapLogic per l'integrazione con Slack. Creiamo spazi di lavoro per ogni corso che ne vuole uno, e spingiamo le iscrizioni. Quindi, quando gli annunci vengono eliminati, ovviamente, spingiamo anche le iscrizioni a Slack. In questo modo è tutto pronto. Le persone non hanno bisogno di... È tutto pronto per le persone quando vogliono usarlo. Volevamo renderlo il più semplice possibile. Quindi abbiamo dovuto cambiare rapidamente e aggiungere una nuova integrazione in tempi brevi.

Dayle Hall:

Penso che, mentre molte persone probabilmente guardavano alle preoccupazioni legate alla pandemia, il fatto che voi foste in anticipo di mesi nel pensare a "Ok, questo potrebbe avere un impatto". Che cosa facciamo? E poi avete iniziato a cercare di implementare questi strumenti. Quando avete iniziato a tornare, gli strumenti sono ancora utili? Li usate ancora? È solo un modo diverso di lavorare. Non è stato uno sforzo sprecato, per così dire.

Julia Keller:

Non credo che sia stato uno sforzo particolarmente sprecato. Penso che ci sia stato molto impegno. Per esempio, uno dei grandi sforzi a cui non ho partecipato da vicino, ma che il nostro team IT ha intrapreso, è stato quello di far arrivare le attrezzature alle persone in modo che potessero partecipare. Quindi, invio di computer portatili, invio di hotspot, invio di attrezzature vere e proprie alle persone. Ora non credo che Slack continuerà. Penso che il suo utilizzo stia solo crescendo. Alle persone piace. Piace agli studenti. Penso che continuerà ad essere utilizzato.

Ora, se tutto va bene, quando arriveremo alla fase post-pandemia, saremo tutti di nuovo di persona a Smith. Tutti i corsi sono di persona. La nostra è un'istruzione basata sul luogo, come la chiamano loro. Quindi essere a Smith, nel campus e nelle aule è molto importante dal punto di vista istituzionale.

Dayle Hall:

Sì, sono d'accordo. Ho due figli, uno di 11 e uno di 14 anni, e sono molto felice che siano al campus e che facciano quel lavoro, perché è stato un incubo, devo dire.

Julia Keller:

Ero grata di avere un diciottenne che non pretendeva molto da me.

Dayle Hall:

Abbiamo parlato di una cosa, cioè che lei gestisce anche i dati dei test COVID. È così? Beh, molte altre scuole l'hanno esternalizzata.

Julia Keller:

Non ne sono sicuro, abbiamo parlato con molte altre scuole di come hanno gestito la cosa. Ma per quanto riguarda i dati dei test, abbiamo fatto i nostri test attraverso il Broad Institute di Boston. Hanno un prodotto collegato al loro programma di test che usiamo per caricare i dati e gestirli. Da quel sistema estraiamo i dati per il nostro cruscotto COVID. Il tutto avviene attraverso una pipeline che abbiamo costruito per fare l'aggregazione e inviarla come endpoint al dashboard che abbiamo sul nostro sito web per mostrare gli incidenti e quant'altro.

La cosa più importante che abbiamo fatto con i dati COVID è che stiamo caricando i dati dal nostro fornitore di test in Workday. In questo momento abbiamo ancora due test a settimana per tutti, test asintomatici due volte a settimana, per tutti coloro che sono nel campus. Quindi abbiamo gestito la conformità negli ultimi due anni. Sono stati due anni intensi.

Dayle Hall:

Sì, sì. Ci credo. Ha detto che è stato intenso per tutti. Come ho detto, so che abbiamo un certo numero di istituti superiori, università e così via. Sono sicuro che è stata una sfida enorme per tutte le vostre organizzazioni. Passiamo ora all'implementazione di Workday Student. Lei è stato determinante in questo senso. E credo che questa sia la definizione di trasformazione digitale. Potrebbe parlarci un po' di cos'è Workday Student?

Julia Keller:

Workday Student è il nostro nuovo sistema informativo per gli studenti. Dovrebbe quindi gestire tutte le funzioni amministrative relative agli studenti, dalla consulenza alla concessione dei diplomi, all'iscrizione ai corsi e così via. E, naturalmente, la fatturazione e tutte le altre componenti. È un prodotto enorme. Voglio dire, per cambiare, eravamo su Banner Student dal 1994. È un grande cambiamento. È molto tempo. È un grande cambiamento. Esattamente. Ma la registrazione è andata incredibilmente bene. Credo che le persone si stiano abituando al nuovo prodotto. 

Le cose che Workday fa bene, le fa molto, molto bene. Ci sono alcune cose che sta ancora cercando di capire e che, a mio avviso, rappresentano una sfida più dal punto di vista tecnico che da quello dell'utente. I loro modelli di dati, se dovessi parlare di qualcuno che si rivolge a Workday Student, direi che i modelli di dati non sono quelli che ci si aspetta. È un prodotto in evoluzione. Potreste dover manipolare i dati per farli funzionare nel modo in cui vi serve più di quanto vi aspettereste.

Dayle Hall:

Sì, è vero. Parlatemi un po' di questa parte di dati e delle altre fonti di dati che utilizzate. So che avete SnapLogic. Perché è importante mettere insieme tutti questi pezzi per avere più successo nel reclutamento o per capire davvero la popolazione studentesca?

Julia Keller:

Stiamo per entrare nel secondo ciclo di Workday Student. Abbiamo iniziato il nostro ciclo di produzione in Workday Student con l'immatricolazione dei nostri studenti autunnali in Workday per la prima volta. Gli studenti che entreranno nell'autunno 2021 sono stati immatricolati l'anno scorso a giugno. Quindi, tra circa due settimane, immatricoleremo in Workday gli studenti dell'autunno 2022.

Questo è il nostro secondo ingresso nel secondo ciclo di dati in Workday. Questo permette agli studenti di fare tutto il loro onboarding, di iniziare a registrarsi, di iniziare a fare consulenza, di iniziare a fare tutte quelle cose belle che fanno. Questo risponde alla sua domanda? È comunque una risposta parziale. Mi dispiace. Credo di aver perso il filo.

Dayle Hall:

Sì, è così. Abbiamo tipi di clienti molto diversi. Ma quello che sentiamo dire spesso è: "Non riusciamo a mettere insieme i nostri dati". Non riusciamo a... non si tratta di visualizzarli, ma di ricavarne degli insight. E penso che molte cose, sia che si tratti di un'università, sia che si tratti di un'azienda di grandi dimensioni, i silos di dati stiano diventando un problema. Una delle cose che mi piace chiedere ai nostri ospiti è: cosa avete fatto internamente? Non solo con i sistemi, ma come riuscite ad abbattere questi silos di dati?

Come faresti, se pensassi a qualcuno che sta ascoltando questo podcast e che pensa: "Ok, allora, ok, ho bisogno di uno strumento di integrazione con alcuni di questi altri sistemi". Ma come riuscite a rompere questi silos di dati, non solo con i sistemi con SnapLogic, ma con le organizzazioni? Come si fa a mettere insieme queste persone?

Julia Keller:

Si tratta di un lavoro continuo. E uno dei modi per farlo è stata la struttura del nostro team di programma Workday. Abbiamo un team di programma Workday che comprende rappresentanti funzionali di tutte le aree coinvolte nel progetto Workday. Include anche alcune persone adiacenti. Ad esempio, il nostro reparto di sviluppo delle relazioni con gli ex allievi non è in Workday, ma dipende certamente dai dati che provengono da Workday. Quindi anche loro partecipano al programma Workday. E tutta la gestione del cambiamento di Workday avviene attraverso questo programma. I test e i rilasci avvengono lì.

Abbiamo un gruppo di redazione di report che collabora alla definizione dei dati e dei calcoli. Anche in questo caso, si tratta di un lavoro in corso. Ma credo che siano proprio queste strutture a gestire il cambiamento. Abbiamo un comitato esecutivo e direttivo a cui ci si rivolge se si ha bisogno di risolvere qualcosa di interfunzionale. Penso quindi che queste strutture siano state davvero importanti per il successo del nostro progetto. E anche l'alta dirigenza, che si è impegnata a fondo per portare a termine questo progetto.

Dayle Hall:

Sì. Penso che progetti di grandi dimensioni come questo, come si sente dire in molte iniziative di trasformazione digitale, stiano fallendo. E credo che parte della sfida sia rappresentata dal fatto che molte di queste organizzazioni non hanno definito cosa sia effettivamente la loro trasformazione digitale. Che aspetto ha? Avevate un progetto ERP. Avevate uno studente Workday. Quindi c'era qualcosa di tangibile sotto questo ombrello.

E credo che questa sia una sfida che l'IT deve affrontare oggi. Persino i CIO, persone come lei, pensano che, a meno che non si riesca a definire chiaramente quale sia il risultato di un progetto di trasformazione digitale, non credo che il progetto avrà mai successo perché non è stato definito l'aspetto del successo.

Julia Keller:

Sì. C'erano diversi progetti nell'ambito della nostra iniziativa di trasformazione e la trasformazione ERP era uno di questi. Ne abbiamo altri, come il progetto Voice over IP e altri in cui sono stato meno coinvolto. Anche alcuni progetti legati alla rete mi hanno coinvolto meno. Ma sono tutte componenti di una missione più ampia: far funzionare meglio la tecnologia per lo Smith College.

Dayle Hall:

Sì. Come ho detto prima, è proprio per questo che siamo qui per aiutarvi. Come ho detto prima, è esattamente quello che siamo qui per aiutarvi. Ma andiamo avanti e pensiamo un po' più in generale all'istruzione superiore. Ho alcune domande a riguardo, ma vorrei iniziare con questa. Qual è l'idea più sbagliata che le persone possono avere sul fatto di lavorare in un'organizzazione di tipo universitario rispetto a un'impresa di tipo profit, B2B, B2C? Quali sono, secondo lei, le idee sbagliate di alcune persone?

Julia Keller:

Accidenti. Hmm. Interessante. Ho lavorato nell'istruzione superiore per così tanto tempo che non sono sicuro di avere una prospettiva esterna. Posso dirvi una cosa interessante sul lavoro nell'istruzione superiore: credo che ogni tipo di attività, in ogni ambiente, abbia la sua cultura. E anche ogni istituzione ha la sua cultura. E credo che noi di Smith, nella nostra cultura operativa, diamo valore sia al processo decisionale distribuito sia alla capacità di collaborare, proprio come facciamo con i nostri colleghi.

Ci sono molte riunioni in cui ci riuniamo e parliamo di come possiamo fare questo un po' meglio? Come possiamo guardare a questo aspetto da una prospettiva istituzionale piuttosto che da una prospettiva di un'area funzionale aziendale isolata? Penso che sia un'area in cui stiamo crescendo. Mi interesserebbe sapere qual è il punto di vista di chi non è nel settore dell'istruzione superiore, perché credo di essere qui da così tanto tempo. Non sono sicuro di averlo capito.

Dayle Hall:

Dalle conversazioni che ho avuto con alcuni dei nostri clienti, penso che ci sia la percezione che non abbiate lo stesso tipo di sfide, ma credo che questo sia completamente sbagliato. Penso che l'impatto delle università e dei college sia diretto sulla vita delle persone e sulla loro istruzione, ma non significa che un'azienda B2B non abbia problemi simili.

Ma quando si cerca di prendersi cura degli studenti e arriva il COVID e così via, si ha a che fare con la psiche delle persone e con il loro modo di vivere la vita quotidiana. E si cerca di rendere più semplice la loro esperienza con l'università. Non c'è niente di meglio che aspettare i risultati dei test o i voti o [inaudibile 00:25:56].

Julia Keller:

C'è sicuramente un'intensità nei periodi dell'anno che forse in altri posti non ci sarebbe. Quindi abbiamo tutta questa intensità intorno alla fine del trimestre. Abbiamo quelli che chiamiamo periodi di quiete, in cui cerchiamo di non apportare modifiche ai sistemi durante la settimana degli esami, perché potrebbero essere dirompenti e sconvolgere le persone. Quindi, per mantenere le cose stabili e strutturate in quel periodo, siamo molto attenti a ciò che facciamo a causa di questa sensibilità.

Dayle Hall:

Ritengo inoltre che gran parte dello Smith College, ad esempio, sia più incentrato sulla costruzione di una comunità, sul collegamento tra le persone, che ritengo altrettanto importante. Prendiamola così. Se state consigliando qualcuno che sta per iniziare un'iniziativa di trasformazione digitale, e tutte le cose che avete imparato, sono state descritte come "abbiamo una grande iniziativa di trasformazione digitale".

Se vi chiedessi che consiglio dareste loro, istituzioni educative o meno, da dove direste loro di iniziare? E quali sono le insidie che direbbe: "Ecco qualcosa che abbiamo imparato molto in fretta e che dobbiamo cercare di evitare". Quale sarebbe?

Julia Keller:

Inizierò con un'insidia: non sottovalutare la volatilità dei dati in qualsiasi tipo di processo di cambiamento. È molto facile affrontare l'implementazione o qualsiasi cosa che comporti una grande quantità di conversione di dati in un nuovo sistema nel modo in cui si affronterebbe un'integrazione tradizionale. Ma i dati con cui si lavora non sono stabili. Per molti versi non esistono ancora. È un aspetto che ho sottovalutato. È stata una vera sfida in termini di realizzazione delle cose. E il modo in cui abbiamo affrontato la questione è stato: per ora, facciamo in modo che sia sufficiente per questo ciclo e poi lo riesamineremo.

Ma in questo momento siamo in un ciclo di stabilizzazione e di ritorno a tutto il lavoro svolto negli ultimi due anni per implementare le cose e dire: "Ok, ha funzionato per il primo mandato, ma ora siamo nel secondo mandato e nel secondo anno". Cosa dobbiamo fare per stabilizzare e razionalizzare l'integrazione sapendo ciò che sappiamo ora? Perché si sa quello che si sa solo quando lo si sa e c'erano molte cose che non sapevamo.

Dayle Hall:

Ecco la vostra parola preferita: volatilità. Volatilità dei dati. Buona questa.

Julia Keller:

Sì, sapevo che prima o poi ci sarei arrivato.

Dayle Hall:

È stato eccellente. È stato eccellente il modo in cui l'hai inserito. Quindi, ovviamente, avete fatto molti passi avanti. Avete fatto molti progressi e, come avete appena detto, avete stabilizzato i dati tornando indietro e analizzandoli. Quello che avevamo prima, ora abbiamo più dati da utilizzare. Assicurarsi che tutto funzioni allo stesso modo.

Quali sono le vostre prossime iniziative? Quali sono le cose al di fuori di queste che ritiene stiano andando verso lo Smith College, ma anche verso l'istruzione superiore in generale? Quali sono le cose che spera di realizzare nei prossimi anni?

Julia Keller:

Ho un paio di cose da dire. Stiamo ultimando l'ultimo componente del nostro vecchio sistema ERP e lo stiamo trasferendo a Salesforce. Questo fa parte dell'espansione del nostro CRM. Per questo progetto ci vorrà ancora un anno o 18 mesi o qualcosa del genere. È il nostro prossimo grande obiettivo. Nel frattempo, continuiamo il nostro lavoro di stabilizzazione, lavorando alla standardizzazione delle nostre best practice. Abbiamo inserito alcune cose davvero utili nelle nostre integrazioni come pezzi standard.

Oltre alla gestione standard degli errori, abbiamo sempre un'opzione di verifica. È quindi possibile eseguire l'integrazione, ma non farà nulla. Vi dirà solo cosa sta per fare, in modo da rendere più facile l'esecuzione di quei cicli di test dell'ultimo minuto prima della distribuzione. Abbiamo anche istituito delle revisioni di sistema. Spesso abbiamo diverse integrazioni interconnesse. Per quanto riguarda il nostro sistema di aiuti finanziari, abbiamo probabilmente otto o nove diverse integrazioni correlate che entrano o escono dal nostro sistema di aiuti finanziari, che si chiama PowerFAIDS.

Quindi abbiamo costruito tutto questo negli ultimi due anni. Ma le cose sono cambiate durante l'implementazione. Quindi ora stiamo tornando indietro, rivedendoli tutti, analizzandoli l'uno nel contesto dell'altro, assicurandoci che tutto sia allineato e che nulla calpesti l'altro o sia egoistico. Questo per ridurre il numero di ticket che riceviamo e l'instabilità del sistema.

Dayle Hall:

Capito. È stata un'ottima conversazione. Un paio di cose. Dopo le conversazioni e le persone che ascoltano questo podcast, mi piace assicurarmi che le persone comprendano alcune delle cose chiave di cui abbiamo parlato e che possano imparare e applicare nella loro vita quotidiana.

Un paio di cose che ho sentito. Pianificare in anticipo, chiaramente. Quindi, anche se pensate di avere un ERP o un CRM o un altro grande sistema che state cercando di implementare, pianificate in anticipo. E per pianificazione non si intende sempre e solo ciò che il sistema farà. Ma in anticipo, pensate ai dati, ai punti di integrazione. E lei ha gentilmente definito SnapLogic la piattaforma per l'orchestrazione. Mi piace molto. La userò nella mia vita quotidiana e nei miei compiti di CMO. E mi piace.

Un paio di altre cose, in direzione appropriata. Assicuratevi di andare avanti, ma tornate sempre indietro, non solo per l'implementazione, ma anche per la stabilità. Quindi tornate indietro e guardate i dati per assicurarvi di continuare a ottenere ciò di cui avete bisogno. La mia citazione preferita è stata: "L'implementazione del software non finisce mai. Quindi dovete continuare a tornare indietro e assicurarvi che ciò che avete impostato in origine abbia ancora lo stesso tipo di impatto.

Julia Keller:

Credo che la trasformazione digitale significhi che non finisce mai. Significa che bisogna avere un atteggiamento di miglioramento continuo. È così che siamo finiti nella posizione di dover fare una trasformazione grande e massiccia, perché abbiamo implementato Banner nel 1994 e abbiamo apportato piccoli miglioramenti. Ma non abbiamo mantenuto questi miglioramenti. Quindi, facciamolo.

Dayle Hall:

Eccellente. Beh, senta, è stata un'ottima conversazione. Apprezzo che si sia unito a noi oggi. Alla fine mi piace sempre lasciarle l'ultima parola e dirci perché è così entusiasta di essere allo Smith College e perché qualcuno che sta ascoltando, che è interessato, dovrebbe prendere in considerazione l'idea di far parte dell'organizzazione dello Smith College.

Julia Keller:

Mi piace imparare le cose. Mi piace capire le cose. E non c'è fine alla quantità di cose da imparare e da capire nel lavoro che stiamo facendo. Ci sono sempre più luoghi da esplorare e miglioramenti da apportare. E sono davvero entusiasta di trovarmi in questa posizione, di arrivare a questa parte dell'implementazione di Workday e di passare alla fase successiva. È molto emozionante.

Dayle Hall:

È un ambiente fantastico in cui lavorare. Julia, grazie per il suo tempo. Ti ringraziamo per esserti unita a noi. A tutti gli altri, grazie per averci ascoltato e ci vediamo alla prossima puntata.