Zuvor veröffentlicht auf itbrief.com.au.
Die Art und Weise, wie IT-Abteilungen die Anwendungen und Geräte verwalten, die Mitarbeiter am Arbeitsplatz nutzen können, hat sich in den letzten zehn Jahren drastisch verändert.
Es ist noch gar nicht so lange her, da gab es strenge Kontrollen darüber, was genutzt werden durfte und was nicht. IT-Richtlinien verhinderten, dass Abteilungen Zugang zu den Anwendungen und Systemen erhielten, die sich direkt auf ihre Arbeit auswirkten, was oft zu Frustration führte und die Produktivität beeinträchtigte.
Zur Freude der Unternehmen sind die meisten der bestehenden Richtlinien nun weniger restriktiv. Die Unternehmensabteilungen, sei es die Personalabteilung, das Marketing oder die Finanzabteilung, können jetzt die Anwendungen auswählen, die sie brauchen, wann immer sie sie brauchen und auf welchem Gerät auch immer.
Dies wirkt sich positiv auf das Unternehmen insgesamt aus, da die Mitarbeiter produktiver und effektiver arbeiten können.
Es ist zwar großartig, dass sich die Einstellung zu IT-Richtlinien ändert und verschiedene Abteilungen nun in der Lage sind, ihre eigenen spezifischen Ziele mit geeigneten Tools zu erfüllen, doch hat dies auch ein ganz eigenes Problem geschaffen - die SaaS-Ausuferung.
Verwaltung des SaaS-Wildwuchses
Ein McAfee-Bericht aus dem Jahr 2017 ergab, dass Unternehmen im Durchschnitt 1.427 verschiedene Cloud-Dienste nutzen, wobei der typische Mitarbeiter während seines Arbeitstages 36 verschiedene Cloud-Anwendungen verwendet. Die große Mehrheit dieser Cloud-Anwendungen wird isoliert genutzt und ist nicht miteinander verbunden.
Es scheint, dass unser Appetit auf Anwendungen die Dinge zu weit getrieben hat, so dass die IT-Abteilungen im Vergleich zu früheren Zeiten viel weniger Kontrolle über die von den Mitarbeitern verwendete Software und die Geräte haben. Diese Zunahme des SaaS-Wildwuchses verursacht eine Reihe von Problemen sowohl für die IT-Abteilung als auch für das Unternehmen als Ganzes.
Es überrascht nicht, dass es für die IT-Abteilung eine echte Herausforderung ist, den Überblick über all diese Anwendungen zu behalten und sie zu verwalten. Die Sicherheit hat dabei oberste Priorität, denn es muss sichergestellt werden, dass diese Anwendungen auf dem neuesten Stand sind und mit den Vorschriften und Richtlinien übereinstimmen.
Weitere Probleme traten auf, wenn mehrere Anwendungen mit ähnlichen Funktionen in verschiedenen Abteilungen desselben Unternehmens vorhanden waren, da es schwierig war, diese Anwendungen zu rationalisieren oder sie nahtlos zusammenarbeiten zu lassen.
Da so viele SaaS-Anwendungen unabhängig voneinander laufen, kann die Verwaltung aller Daten, die in sie einfließen und auf der anderen Seite wieder herauskommen, eine echte Herausforderung für Unternehmen sein, die ihre wachsenden Datenspeicher in zuverlässige Geschäftseinblicke verwandeln wollen.
In einem von SnapLogic in Auftrag gegebenen Forschungsbericht haben wir festgestellt, dass mehr als ein Fünftel der Mitarbeiter großer Unternehmen nicht weiß, welche Daten andere Abteilungen besitzen. Wenn dies tatsächlich der Fall ist, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass die einzelnen Abteilungen im Unternehmen mit unterschiedlichen oder unvollständigen Datensätzen arbeiten, die sie in ihre verschiedenen, disparaten Anwendungen einspeisen.
Während IT-Abteilungen also eine Schlüsselrolle bei der Verwirklichung der übergeordneten Ziele der digitalen Transformation des Unternehmens spielen sollten, müssen sie stattdessen ihre Zeit damit verbringen, Hunderte, wenn nicht gar Tausende von Apps im Auge zu behalten, die durch die Ausbreitung von SaaS entstanden sind.
Das alte IT-Sprichwort "Garbage in, garbage out" gilt immer noch, und wenn Abteilungen minderwertige, unvollständige oder redundante Daten in ihre Anwendungen einspeisen, nutzen sie diese nicht voll aus.
Die Vorteile, die sich aus der Auswahl der besten Anwendungen für die jeweilige Aufgabe ergeben, werden geschmälert, wenn die Anzahl der nicht miteinander verbundenen Anwendungen dazu führt, dass die Daten inkonsistent oder ungenau sind.
Die Kontrolle zurückgewinnen
Glücklicherweise kann das Problem der SaaS-Ausbreitung in den Griff bekommen werden, und es gibt Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um es zu bekämpfen. Die Neuausrichtung der Beziehungen zwischen dem IT-Team und anderen Abteilungen spielt dabei eine große Rolle.
Während das IT-Team früher die Verantwortung für die Anwendungen trug, ist ein "Free-for-All" von Anwendungen mit wenig IT-Aufsicht ebenfalls keine geeignete Strategie. Die IT muss als beratender Partner innerhalb des Unternehmens gesehen werden, der Empfehlungen und bewährte Verfahren für die Zusammenarbeit verschiedener Anwendungen bereitstellt und aufzeigt, wo andere Unternehmensbereiche von der Nutzung derselben Anwendungen profitieren könnten.
Ein Schlüssel zur Wiederherstellung dieser Beziehung wird darin bestehen, die Personen in den einzelnen Geschäftsbereichen zu ermitteln, die als Verbindungsglied zwischen ihrer Abteilung und der IT-Abteilung fungieren können. So kann sichergestellt werden, dass sorgfältig entschieden wird, welche Anwendungen für das Unternehmen von echtem Nutzen sind und nicht einfach nur zum Wildwuchs beitragen.
So wie die IT-Abteilung enger mit den Endbenutzern in den einzelnen Abteilungen zusammenarbeiten muss, so muss auch die Führungsebene die Verantwortung tragen.
Um einen Wandel zu gewährleisten, der die Transparenz der Anwendungsnutzung einschließt, muss ein Mandat von den Männern und Frauen an der Spitze des Unternehmens kommen.
Integration von Unternehmensabteilungen
Wenn die Daten, die in SaaS-Anwendungen eingespeist werden, redundant, unvollständig oder inkonsistent sind, kann ihr wahrer Wert nicht realisiert werden. Wenn jedoch alle Anwendungen dieselbe Sicht auf die Daten haben, kann ein größerer Geschäftswert erzielt werden. Mit geeigneten Datenintegrationspipelines, die all diese Anwendungen und Datenquellen miteinander verbinden, kann die IT-Abteilung ein ganzheitliches Datenbild erstellen, das vom gesamten Unternehmen genutzt werden kann.
Die Analysen werden unternehmensweit wertvoller, die Erkenntnisse genauer, und die Unternehmensleiter werden in der Lage sein, schnellere und besser informierte Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens zu treffen. Ein Umdenken im gesamten Unternehmen wird es der IT-Abteilung ermöglichen, einen weitaus größeren Einblick in die Anwendungen zu erhalten, die derzeit im gesamten Unternehmen ausgeführt werden, und den letzten Schritt des Prozesses wesentlich zu vereinfachen.
Die Zähmung von SaaS-Anwendungen ist so viel mehr als nur eine Entlastung der IT-Abteilung. Es geht darum, sicherzustellen, dass jede Abteilung in einem Unternehmen angemessen ausgestattet ist, um datengesteuerter zu werden und den maximalen Wert aus den genutzten Anwendungen zu ziehen. Unternehmen müssen ihre SaaS-Ausuferungen jetzt in den Griff bekommen, um in Zukunft echte Geschäftsvorteile zu erzielen.
