Publié précédemment sur itbrief.com.au.
La manière dont les services informatiques gèrent les applications et les appareils que les employés peuvent utiliser sur leur lieu de travail a considérablement évolué au cours de la dernière décennie.
Il fut un temps, pas si lointain, où des contrôles stricts étaient exercés sur ce qui pouvait ou ne pouvait pas être utilisé. Les politiques imposées par les services informatiques empêchaient les départements d'accéder aux applications et aux systèmes qui avaient un impact direct sur la façon dont ils effectuaient leur travail, ce qui était souvent source de frustration et nuisait à la productivité.
Pour le plus grand bonheur des entreprises du monde entier, la majorité des politiques en place sont désormais moins restrictives. Les services de l'entreprise, qu'il s'agisse des ressources humaines, du marketing ou des finances, sont désormais en mesure de sélectionner les applications dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et sur n'importe quel appareil.
Cela a un impact positif sur l'entreprise dans son ensemble, car les employés peuvent travailler de manière plus productive et plus efficace.
Mais si l'on peut se réjouir de l'évolution des attitudes à l'égard des politiques informatiques et du fait que les différents départements sont désormais en mesure d'atteindre leurs propres objectifs spécifiques grâce à des outils adaptés, cette évolution a créé un problème à part entière : la prolifération des logiciels libres (SaaS).
Gérer la prolifération des SaaS
Un rapport McAfee de 2017 a révélé qu'en moyenne, les entreprises utilisent 1 427 services cloud distincts, l'employé type utilisant 36 applications cloud différentes au cours de sa journée de travail. La grande majorité de ces applications cloud sont utilisées de manière isolée, sans être connectées les unes aux autres.
Il semble que notre appétit pour les applications soit allé trop loin, laissant les services informatiques avec une emprise beaucoup plus lâche sur les logiciels et les appareils utilisés par les employés par rapport aux époques précédentes. Cette augmentation de la prolifération des SaaS entraîne un certain nombre de problèmes à la fois pour le département informatique et pour l'entreprise dans son ensemble.
Il n'est donc pas surprenant que le suivi et la gestion de toutes ces applications constituent un véritable défi pour le service informatique. Dans ce contexte, la sécurité est une priorité absolue, car il faut s'assurer que ces applications sont mises à jour et qu'elles sont conformes aux réglementations et aux politiques.
D'autres problèmes sont apparus lorsque plusieurs applications offrant des fonctionnalités similaires existaient dans différents départements d'une même entreprise, car il a été difficile de rationaliser ces applications ou de les faire fonctionner ensemble de manière transparente.
En outre, avec autant d'applications SaaS fonctionnant de manière indépendante, la gestion de toutes les données qui les alimentent et qui en ressortent peut constituer un véritable défi pour les entreprises qui cherchent à transformer leurs réserves de données croissantes en informations commerciales fiables.
Dans un rapport de recherche commandé par SnapLogic, nous avons constaté que plus d'un cinquième des employés de grandes entreprises ignoraient quelles données les autres départements détenaient. Si c'est effectivement le cas, il est fort probable qu'au sein de l'entreprise, les différents départements travaillent avec des ensembles de données différents ou incomplets, qu'ils intègrent dans leurs diverses applications disparates.
Ainsi, alors que les services informatiques devraient jouer un rôle clé dans la réalisation des objectifs de transformation numérique de l'entreprise, ils doivent passer du temps à surveiller des centaines, voire des milliers d'applications en raison de la prolifération des SaaS.
Le vieil adage informatique "garbage in, garbage out" est toujours d'actualité, et si les départements introduisent des données de mauvaise qualité, incomplètes ou redondantes dans leurs applications, ils n'en tirent pas pleinement parti.
Les avantages liés à la possibilité de choisir les meilleures applications pour le travail à effectuer sont atténués si le nombre d'applications déconnectées utilisées signifie que les données sont incohérentes ou inexactes.
Reprendre le contrôle
Heureusement, le problème de la prolifération des SaaS peut être géré et il existe des mesures que les entreprises peuvent prendre pour le combattre. Le réalignement des relations entre l'équipe informatique et les autres départements joue un rôle important.
Alors que l'équipe informatique était auparavant propriétaire des applications, il est clair qu'une libre circulation des applications avec peu de supervision informatique n'est pas non plus une stratégie appropriée. L'équipe informatique doit être considérée comme un partenaire consultatif au sein de l'entreprise, fournissant des recommandations et des bonnes pratiques sur la manière dont les différentes applications peuvent fonctionner ensemble et indiquant où d'autres secteurs de l'entreprise pourraient bénéficier de l'utilisation des mêmes applications.
Pour rétablir cette relation, il est essentiel d'identifier les personnes qui, dans chaque secteur d'activité, peuvent assurer la liaison entre leur département et l'informatique. Cela permettra de s'assurer que l'on prend soin de décider quelles applications seront réellement utiles à l'entreprise, plutôt que de simplement ajouter à la prolifération.
De même que le département informatique doit être plus étroitement associé à l'utilisateur final au sein de chaque département, la responsabilité doit également être assumée par la direction générale.
Pour garantir un changement qui intègre la transparence sur l'utilisation des applications, un mandat doit être donné par les hommes et les femmes au sommet de l'entreprise.
Intégration des services de l'entreprise
Si les données introduites dans les applications SaaS sont redondantes, incomplètes ou incohérentes, leur valeur réelle ne peut pas être exploitée. En revanche, si toutes les applications ont la même vue unique des données, il est possible d'en extraire une plus grande valeur commerciale. Avec des pipelines d'intégration de données appropriés reliant toutes ces applications et sources de données, l'informatique peut créer une image holistique des données à l'usage de l'ensemble de l'entreprise.
Les analyses seront plus utiles à l'échelle de l'entreprise, les informations plus précises et les chefs d'entreprise pourront prendre des décisions plus rapides et mieux informées sur l'avenir de l'entreprise. L'évolution des mentalités au sein de l'entreprise permettra à l'informatique de disposer d'un niveau de visibilité beaucoup plus élevé sur les applications actuellement en cours d'exécution dans l'entreprise et simplifiera considérablement la dernière étape du processus.
Apprivoiser les applications SaaS, c'est bien plus que soulager les maux de tête du département informatique. Il s'agit de garantir que chaque département d'une entreprise est correctement équipé pour devenir plus axé sur les données et tirer le maximum de valeur des applications utilisées. Les entreprises doivent contrôler leur prolifération d'applications SaaS dès maintenant afin d'obtenir de véritables avantages commerciaux à l'avenir.
