Caso di studio

Il team finanziario aziendale ottiene valore aziendale e rilancia l'efficienza operativa con AgentCreator

Retroscena

I dati finanziari nei sistemi CRM e di fatturazione sono spesso incoerenti con quelli riportati nei contratti di vendita definitivi. Questa discrepanza può causare ritardi nella contabilizzazione e, in ultima analisi, mancati ricavi, con un costo medio annuo per le aziende di tutti i settori compreso tra l'1 e il 5%.

La sfida

I team finanziari e contabili di SnapLogic utilizzano i dati dei moduli d'ordine dei clienti come fonte attendibile per calcolare i dati relativi alle entrate, quali il fatturato annuo ricorrente (ARR) e il valore contrattuale annuo (ACV). Questi moduli vengono salvati come PDF firmati e archiviati in una cartella Box. Successivamente, i dati contrattuali vengono inseriti nei campi dell'account cliente Salesforce al momento dell'acquisto, rendendoli disponibili come dati strutturati per la reportistica e le richieste di informazioni sull'account.

Tuttavia, se ci sono discrepanze tra ciò che è stato salvato nel modulo d'ordine originale e ciò che è stato inserito in Salesforce, la rendicontazione finanziaria potrebbe risultare imprecisa, richiedendo una verifica manuale per correggerla.

Esempi di discrepanze nei dati finanziari:

• Contratti pluriennali/con scadenza simultanea — L'opportunità indica una data di chiusura specifica. I termini includono un contratto pluriennale con alcune componenti che scadono simultaneamente in date diverse, come da modulo d'ordine.
• Anno solare vs. anno fiscale ― Il contratto viene firmato e l'opportunità si conclude nel gennaio dell'anno solare 2024, l'ultimo mese dell'anno fiscale 2023 dell'azienda. Tuttavia, i termini annuali corrispondono alla data di inizio dell'abbonamento, febbraio 2024 (anno solare e anno fiscale allineati), e vengono registrati per il rinnovo annuale nel febbraio 2025. Secondo SFDC, non ci sono state prenotazioni nell'anno fiscale 24. 

La riconciliazione e la convalida dell'ARR richiedono una revisione manuale dei dati e una gestione continua da parte del team per garantire una fatturazione e una rendicontazione coerenti e accurate. Ciò richiede molto tempo, soprattutto nel caso di contratti pluriennali e con scadenza simultanea. Il processo era complicato dalla continua crescita dell'azienda e sarebbe stato difficile da scalare.

La soluzione

Dopo aver collaborato con un cliente per automatizzare un processo simile utilizzando AgentCreator, SnapLogic ha intrapreso un percorso volto a potenziare i team finanziari e contabili con un'applicazione dedicata.

L'obiettivo era quello di creare un'app che automatizzasse l'identificazione e l'estrazione di dati non strutturati dai PDF (contratti dei clienti) e riconciliasse tali informazioni con i dati strutturati dei clienti nel CRM, al fine di garantire che le fatture in uscita corrispondessero a quanto riportato nei moduli d'ordine originali.

Risultati aziendali

L'obiettivo del progetto era migliorare il processo di riconciliazione e convalida dell'ARR. Prima ancora di iniziare l'implementazione, il team ha identificato e risolto le inefficienze operative che ostacolavano il progresso. Una volta risolti questi problemi, il reparto finanziario ha rapidamente messo in funzione la soluzione e ha iniziato a vedere benefici immediati, tra cui:

• Dati accurati e pronti per il consiglio di amministrazione e reportistica dal sistema di registrazione e SFDC per molteplici casi d'uso 
• Risoluzione delle discrepanze esistenti e potenziali tra i numeri riportati sui documenti PDF e quelli salvati nei sistemi di fatturazione e CRM.
• Riduzione sostanziale del tempo e dello sforzo manuale non scalabile necessario per riconciliare i dati ARR e aggiornare i campi in SFDC
  • Processo di chiusura di fine mese più veloce del 30%
  • Riduzione del 90% dello sforzo manuale necessario per revisionare e riconciliare ogni modulo d'ordine dei clienti

Come bonus dopo l'avvio, i team finanziari e contabili sono stati in grado di recuperare immediatamente circa il 2% delle entrate, traducendosi in milioni di dollari in contanti recuperati che avrebbero potuto non essere incassati. Ora sono state gettate le basi per identificare e perseguire nuove opportunità di guadagno con i clienti esistenti, creando un ritorno sull'investimento tangibile e continuo.

Utilizzando AgentCreator , il reparto finanziario può automatizzare ulteriormente le attività e creare un ciclo di feedback con il team di prodotto per un'ulteriore ottimizzazione e innovazione all'interno della piattaforma.

Ascolta come Nicole Houts, Senior Finance Manager di SnapLogic, e il resto del team finanziario hanno realizzato questa rivoluzionaria automazione GenAI.