Fallstudie

Das Finanzteam des Unternehmens schafft mit AgentCreator geschäftlichen Mehrwert und steigert die betriebliche Effizienz

Hintergrundgeschichte

Die Finanzdaten in CRM- und Abrechnungssystemen stimmen oft nicht mit den Daten in den endgültigen Kaufverträgen überein. Diese Diskrepanz kann zu Verzögerungen bei der Erfassung und letztlich zu nicht realisierten Einnahmen führen, was Unternehmen aller Branchen jährlich durchschnittlich zwischen 1 und 5 % kostet.

Die Herausforderung

Die Finanz- und Buchhaltungsteams von SnapLogic verwenden Daten aus Kundenauftragsformularen als zuverlässige Quelle für die Berechnung von Umsatzzahlen wie dem jährlichen wiederkehrenden Umsatz (ARR) und dem jährlichen Vertragswert (ACV). Diese Formulare werden als signierte PDF-Dateien gespeichert und in einem Box-Ordner abgelegt. Anschließend werden die Vertragsdaten zum Zeitpunkt des Kaufs in Felder innerhalb des Salesforce-Kundenkontos eingegeben, sodass sie als strukturierte Daten für Berichte und Kontoanfragen zur Verfügung stehen.

Wenn jedoch Abweichungen zwischen den Angaben im ursprünglichen Bestellformular und den in Salesforce eingegebenen Daten bestehen, kann die Finanzberichterstattung ungenau sein, sodass manuelle Nachprüfungen zur Korrektur erforderlich sind.

Beispiele für Unstimmigkeiten bei Finanzdaten:

• Mehrjährige/gleichzeitig laufende Verträge – Die Gelegenheit weist ein bestimmtes Abschlussdatum auf. Die Bedingungen umfassen einen mehrjährigen Vertrag, wobei einige Komponenten gemäß Bestellformular zu unterschiedlichen Terminen gleichzeitig laufen.
• Kalenderjahr vs. Geschäftsjahr – Der Vertrag wird unterzeichnet und die Verkaufschance wird im Januar des Kalenderjahres 2024, dem letzten Monat des Geschäftsjahres 2023 des Unternehmens, abgeschlossen. Die jährlichen Laufzeiten entsprechen jedoch dem Beginn des Abonnements im Februar 2024 (Kalenderjahr und Geschäftsjahr stimmen überein) und werden für die jährliche Verlängerung im Februar 2025 erfasst. Laut SFDC gab es im Geschäftsjahr 24 keine Buchung. 

Die Abstimmung und Validierung der ARR erfordert eine manuelle Datenüberprüfung und eine kontinuierliche Verwaltung durch das Team, um eine konsistente und genaue Abrechnung und Berichterstattung zu gewährleisten. Dies ist besonders bei mehrjährigen und gleichzeitig laufenden Verträgen sehr zeitaufwendig. Der Prozess wurde durch das kontinuierliche Geschäftswachstum noch erschwert und wäre nur schwer skalierbar.

Die Lösung

Nachdem SnapLogic gemeinsam mit einem Kunden einen ähnlichen Prozess mit AgentCreator automatisiert hatte, machte sich das Unternehmen daran, den Finanz- und Buchhaltungsteams eine eigene Anwendung zur Verfügung zu stellen.

Das Ziel war es, eine App zu entwickeln, die die Identifizierung und Extraktion unstrukturierter Daten aus PDF-Dateien (Kundenverträgen) automatisiert und diese Informationen mit strukturierten Kundendaten im CRM abgleicht, um sicherzustellen, dass ausgehende Rechnungen mit den Angaben in den Original-Bestellformularen übereinstimmen.

Geschäftsergebnisse

Ziel des Projekts war es, den ARR-Abstimmungs- und Validierungsprozess zu verbessern. Noch bevor mit der Umsetzung begonnen wurde, identifizierte und beseitigte das Team operative Ineffizienzen, die den Fortschritt behinderten. Nach der Behebung dieser Probleme konnte die Finanzabteilung die Lösung schnell in Betrieb nehmen und sofortige Vorteile erzielen, darunter:

• Genaue, für den Vorstand geeignete Daten und Berichte aus dem Aufzeichnungssystem und SFDC für mehrere Anwendungsfälle 
• Bestehende und potenzielle Diskrepanzen zwischen den Zahlen in PDF-Dokumenten und denen, die in Abrechnungs- und CRM-Systemen gespeichert sind, wurden behoben.
• Deutlich reduzierter manueller Zeit- und Arbeitsaufwand für den Abgleich von ARR-Daten und die Aktualisierung von Feldern in SFDC
  • 30 % schnellere Monatsabschlussprozesse
  • 90 % weniger manueller Aufwand bei der Überprüfung und Abstimmung jedes Kundenauftragsformulars

Als Bonus nach der Inbetriebnahme konnten die Finanz- und Buchhaltungsteams sofort rund 2 % der Einnahmen zurückgewinnen, was Millionen von Dollar an zurückgewonnenem Bargeld entspricht, das möglicherweise nicht eingezogen worden wäre. Jetzt ist die Grundlage geschaffen, um neue Umsatzmöglichkeiten mit bestehenden Kunden zu identifizieren und zu verfolgen und so eine greifbare und kontinuierliche Kapitalrendite zu erzielen.

Durch die AgentCreator Nutzung AgentCreator kann die Finanzabteilung Aufgaben weiter automatisieren und eine Feedbackschleife mit dem Produktteam aufbauen, um die Plattform weiter zu optimieren und innovativ zu gestalten.

Erfahren Sie, wie Nicole Houts, Senior Finance Manager bei SnapLogic, und das restliche Finanzteam diese bahnbrechende GenAI-Automatisierung aufgebaut haben.