Étude de cas

L'équipe financière de l'entreprise génère de la valeur commerciale et améliore l'efficacité opérationnelle grâce à AgentCreator

Histoire

Les données financières contenues dans les systèmes CRM et de facturation sont souvent incohérentes avec celles figurant dans les contrats de vente définitifs. Cette divergence peut entraîner des retards de comptabilisation et, au final, des pertes de revenus, qui coûtent en moyenne entre 1 et 5 % par an aux entreprises de tous les secteurs.

Le défi

Les équipes financières et comptables de SnapLogic utilisent les données issues des bons de commande des clients comme source fiable pour calculer les chiffres d'affaires tels que le chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR) et la valeur annuelle des contrats (ACV). Ces formulaires sont enregistrés sous forme de fichiers PDF signés et classés dans un dossier Box. Les données contractuelles sont ensuite saisies dans les champs du compte client Salesforce au moment de l'achat, ce qui les rend disponibles sous forme de données structurées pour les rapports et les demandes de renseignements sur les comptes.

Cependant, s'il existe des divergences entre les informations enregistrées dans le bon de commande original et celles saisies dans Salesforce, les rapports financiers pourraient être inexacts, ce qui nécessiterait une vérification manuelle pour les corriger.

Exemples de divergences dans les données financières :

• Contrats pluriannuels/à échéance simultanée — L'opportunité indique une date de clôture spécifique. Les conditions comprennent un contrat pluriannuel dont certaines composantes ont des échéances simultanées à différentes dates, selon le bon de commande.
• Année civile vs année fiscale ― Le contrat est signé et l'opportunité est clôturée en janvier de l'année civile 2024, dernier mois de l'exercice fiscal 2023 de l'entreprise. Cependant, les conditions annuelles correspondent à la date de début de l'abonnement, février 2024 (année civile et année fiscale alignées), et sont enregistrées pour un renouvellement annuel en février 2025. Selon SFDC, aucune réservation n'a été effectuée au cours de l'exercice fiscal 24. 

Le rapprochement et la validation des ARR nécessitent un examen manuel des données et une gestion continue de la part de l'équipe afin de garantir une facturation et des rapports cohérents et précis. Cela prend particulièrement beaucoup de temps dans le cas de contrats pluriannuels et à échéance commune. Le processus était compliqué par la croissance continue de l'activité et serait difficile à adapter.

La solution

Après avoir collaboré avec un client pour automatiser un processus similaire à l'aide AgentCreator, SnapLogic s'est lancé dans une aventure visant à donner aux équipes financières et comptables les moyens d'agir grâce à une application qui leur est propre.

Ils ont entrepris de créer une application qui automatise l'identification et l'extraction de données non structurées à partir de fichiers PDF (contrats clients) et qui rapproche ces informations avec les données clients structurées dans le CRM afin de s'assurer que les factures émises correspondent bien au contenu des bons de commande originaux.

Résultats de l'entreprise

L'objectif du projet était d'améliorer le processus de rapprochement et de validation des ARR. Avant même le début de la mise en œuvre, l'équipe a identifié et résolu les inefficacités opérationnelles qui entravaient la progression. Une fois ces problèmes résolus, le service financier a rapidement mis en place la solution et a immédiatement constaté des avantages, notamment :

• Données et rapports précis, prêts à être présentés au conseil d'administration, provenant du système d'enregistrement et de SFDC pour de multiples cas d'utilisation. 
• Résolution des divergences existantes et potentielles entre les chiffres figurant sur les documents PDF et ceux enregistrés dans les systèmes de facturation et de gestion de la relation client (CRM).
• Réduction considérable du temps et des efforts manuels non évolutifs nécessaires pour rapprocher les données ARR et mettre à jour les champs dans SFDC.
  • Processus de clôture de fin de mois 30 % plus rapide
  • Réduction de 90 % du travail manuel lié à la vérification et au rapprochement de chaque bon de commande client

En prime, dès la mise en service, les équipes financières et comptables ont pu récupérer immédiatement environ 2 % du chiffre d'affaires, soit plusieurs millions de dollars qui auraient pu ne pas être recouvrés. Les bases sont désormais posées pour identifier et exploiter de nouvelles opportunités de revenus auprès des clients existants, générant ainsi un retour sur investissement tangible et continu.

En utilisant AgentCreator , le service financier peut automatiser davantage les tâches et mettre en place une boucle de rétroaction avec l'équipe produit afin d'optimiser et d'innover davantage au sein de la plateforme.

Découvrez comment Nicole Houts, directrice financière senior chez SnapLogic, et le reste de l'équipe financière ont mis en place cette automatisation GenAI révolutionnaire.