Caso di studio

Come lo Skidmore College ha accelerato la migrazione a Oracle Cloud con SnapLogic

Retroscena

Lo Skidmore College è uno dei migliori college privati di arti liberali di 4 anni in America. Ha oltre 2.700 studenti universitari che si dedicano a 44 corsi di laurea, 19 squadre di atletica leggera e oltre 100 club studenteschi.

La direzione tecnica dell'istituzione voleva modernizzare i propri sistemi legacy on-premise e passare al Cloud Oracle. Si trattava di un'impresa titanica per un piccolo team guidato da Paul Coleman (vicedirettore dell'architettura e integrazione, Enterprise Systems) e Tony Kowalick (vicedirettore dello sviluppo applicativo, Enterprise Systems).

La sfida

Lo Skidmore College si affidava a server e software obsoleti ospitati in loco per alimentare i suoi sistemi più essenziali. L'infrastruttura era costosa e difficile da mantenere. Molti dei loro sistemi legacy presentavano integrazioni difficili da utilizzare, non disponevano di una documentazione adeguata (cioè difficili da risolvere e correggere) e richiedevano competenze che non esistevano più per poter essere modernizzati.

Skidmore utilizzava una soluzione di identità sviluppata internamente che richiedeva manutenzione manuale e competenze specifiche. Avevano bisogno di integrare le ammissioni degli studenti, le iscrizioni, i dati di pagamento e il loro sistema di controllo degli accessi, per fornire un'esperienza senza soluzione di continuità sia al personale che agli studenti.

Intravedendo un'opportunità di miglioramento, l'amministrazione ha lanciato un'ambiziosa iniziativa di digitalizzazione per passare al Cloud Oracle. La sfida principale era trovare una soluzione che consentisse di migrare in modo efficiente i dati e integrare i diversi servizi nel Cloud Oracle Cloud un team IT di grandi dimensioni. Era necessaria una soluzione iPaaS facile da usare, scalabile e dotata di connettori predefiniti per il Cloud Oracle.

Inoltre, Skidmore dispone di un database personalizzato in loco denominato IDM che funge da sistema di gestione dei profili tra i propri sistemi di registrazione primari e i sistemi a valle.

Questo database IDM comporta la sfida di collegare due sistemi di registrazione, Oracle HCM e Banner, creando la necessità di negoziare quale sistema abbia la precedenza a seconda del ruolo ricoperto dalla persona all'interno dell'istituto scolastico. Lo Skidmore College aveva bisogno di uno strumento di integrazione che fosse al centro di tutte le elaborazioni delle transazioni e della negoziazione intelligente del sistema di registrazione da utilizzare.

La soluzione

Lo Skidmore College ha scelto la piattaforma di integrazione intelligente SnapLogic. Si trattava della soluzione che offriva il meglio di entrambi i mondi: facile da usare ma abbastanza potente da consentire integrazioni complesse con Oracle Cloud. SnapLogic è stato anche fondamentale per collegare tutti i sistemi di registrazione e i sistemi a valle al database IDM personalizzato on-premise di Skidmore.

Invece dell'inserimento e dell'elaborazione manuale dei dati, la piattaforma ha estratto, trasformato e caricato automaticamente i dati da varie fonti. Questa automazione ha accelerato la generazione delle informazioni, garantendo la disponibilità in tempo reale e riducendo gli errori manuali.

Di seguito sono riportati alcuni esempi di processi e pipeline utilizzati dallo Skidmore College:

Iscrizione degli studenti

Uno studente viene caricato su Slate (piattaforma di ammissione degli studenti) e, quando lo studente versa un acconto sulle tasse scolastiche, le informazioni vengono automaticamente trasferite a Banner (sistema ERP per l'istruzione superiore) tramite REST Snap e viene creato un ID studente. Lo studente utilizza quindi tale ID su un portale web per creare il proprio account Okta (IDP) tramite REST Snap. Tutti i dati dello studente vengono integrati automaticamente utilizzando SnapLogic. Ciò consente di disporre di un'unica fonte di verità per quanto riguarda i dati degli studenti ed è fondamentale per garantire un'esperienza studentesca senza intoppi allo Skidmore.

Cloud Oracle Cloud

Il pacchetto Oracle Snap è stato utilizzato per migrare l'infrastruttura locale su Oracle Cloud. Snap come Oracle-Execute e Oracle-Insert sono solo alcuni esempi dei connettori utilizzati per questo progetto cloud . L'utilizzo di questi Snap specifici per Oracle garantisce la riutilizzabilità e la facile manutenzione delle pipeline.

Grazie alla migrazione al cloud all'aggregazione dei dati provenienti da varie fonti, i responsabili delle decisioni hanno potuto supervisionare le iscrizioni, i pagamenti e i documenti di identità, migliorando così le operazioni. Inoltre, lo Skidmore College è riuscito a ridurre i casi di gestione manuale dei dati e gli errori, garantendo accuratezza e coerenza in tutti i sistemi informativi relativi agli studenti.

Risultati aziendali

Limiti delle risorse affrontati

Con l'implementazione di SnapLogic, lo Skidmore College ha dimostrato la sua determinazione a superare le sfide e promuovere il cambiamento nonostante i limiti di personale. Ciò ha esemplificato il suo impegno nella ricerca di soluzioni innovative per raggiungere gli obiettivi di migrazione legacy.

Abbracciato cloud

La decisione del college di migrare dalla propria infrastruttura locale a Oracle Cloud l'adozione delle cloud e di una strategia di modernizzazione. Questo cambiamento ha rispecchiato il suo approccio lungimirante e la volontà di sfruttare la scalabilità, la flessibilità e l'efficienza in termini di costi del cloud.

Processi semplificati per la gestione degli studenti

L'attenzione dello Skidmore College all'integrazione dei dati relativi alle ammissioni degli studenti, alle iscrizioni, al pagamento delle tasse scolastiche e ai documenti di identità ha messo in evidenza il suo impegno a semplificare i processi critici relativi agli studenti. Centralizzando questi dati tramite SnapLogic, lo Skidmore College mirava a migliorare l'efficienza, aumentare la precisione e fornire esperienze senza soluzione di continuità.

Tecnologia innovativa sfruttata

L'adozione di SnapLogic da parte dello Skidmore College ha dimostrato l'apertura dell'istituto verso tecnologie innovative volte all'ottimizzazione delle operazioni. L'utilizzo di una piattaforma di integrazione low-code ha consentito di semplificare complesse attività relative ai dati, automatizzare i flussi di lavoro e promuovere la collaborazione tra i vari dipartimenti.

Casi d'uso futuri

Lo Skidmore College sta sviluppando piani per aggiornare e migrare i dati degli ex studenti dal loro attuale CRM a Blackbaud Raiser's Edge, un CRM specifico per le organizzazioni no profit, al fine di migliorare l'esperienza dei clienti.