Der Monatsabschluss ist einer der kritischsten und schmerzhaftesten Prozesse im Finanzwesen.
Der Abgleich von Vertragsdaten, CRM-Datensätzen und Abrechnungssystemen ist langsam, manuell und fehleranfällig. Für unser Finanzteam bei SnapLogic bedeutete dies, jeden Monat mehr als 40 Stunden damit zu verbringen, Kundenbestellformulare manuell mit Salesforce-Daten abzugleichen, ohne sich auf eine einzige Quelle der Wahrheit verlassen zu können.
In der zweiten Folge unserer WebinarreiheAgentic Builders habe ich mich mit Senior Finance Manager Nicole Houts zusammengetan, um zu zeigen, wie wir diese Herausforderung durch den Aufbau eines agentengestützten Finanzworkflows bewältigt haben.
Das Ergebnis: 90 % weniger Zeit für manuelle Überprüfungen, ein um 30 % schnellerer Monatsabschluss und sogar 2 % des Jahresumsatzes wurden zurückgewonnen.
Die finanzielle Herausforderung
Nicole erzählte, womit unser Finanzteam konfrontiert war:
- Manueller Abgleich zwischen Salesforce-Chancen und in Box gespeicherten PDF-Verträgen
- Mehr als 40 Stunden pro Monat werden für mühsame Validierung und Fehlerkorrektur verschwendet
- Fragmentierte Systeme ohne eine einzige Quelle der Wahrheit für wichtige Finanzdaten
- Fehlerrisiko und Einnahmenverluste durch manuelle Kontrollen
Wie Nicole es während der Sitzung ausdrückte: "Manuelle Prozesse sind immer fehleranfällig. Das kann zu falschen Berichten und sogar zu Umsatzeinbußen führen - nichts davon ist ideal für ein Finanzteam.
Das Ziel war klar: Zeitersparnis, höhere Genauigkeit und mehr Zeit für das Finanzteam, um sich auf strategisch wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Aufbau des agentengestützten Finanz-Workflows
Um dieses Problem zu lösen, haben wir einen Finanzagenten entwickelt, der auf der agentenbasierten Integrationsplattform von SnapLogic basiert. So sind wir an die Sache herangegangen:
- Schnittstelle: Wir haben den Agenten auf Streamlit aufgebaut und eine einfache, chatähnliche Benutzeroberfläche für Finanzanwender bereitgestellt, um Abstimmungen zu starten, Ergebnisse zu überprüfen und schnell zu iterieren.
- Architektur: Das Treiber-Worker-Muster von SnapLogic ermöglichte es uns, LLMs mit Unternehmenskontext zu orchestrieren und gleichzeitig Menschen bei Bedarf in die Schleife einzubinden.
- Verbundene Werkzeuge:
- Salesforce für Opportunity- und Umsatzdaten
- Box für Kundenauftragsformulare
- Excel-Ausgaben für Abstimmungsberichte
Der Arbeitsablauf beginnt mit dem Abrufen von abgeschlossenen Opportunities aus Salesforce, dem Abrufen der zugehörigen Bestellformulare aus Box und dem Abgleich der wichtigsten Finanzdaten. Unstimmigkeiten werden sofort gekennzeichnet, Links zu Datensätzen werden zur schnellen Validierung bereitgestellt, und die Ergebnisse können entweder in Excel oder direkt in der Agentenoberfläche überprüft werden.
Demo-Highlights
In der Live-Demo haben wir gezeigt, wie schnell der Agent arbeiten kann:
- Abrufen von Verlängerungsmöglichkeiten aus Salesforce und Bereitstellen direkter Datensatzverknüpfungen
- Querverweis auf in Box gespeicherte Bestellformulare
- Aufzeigen von Unstimmigkeiten bei Finanzdaten in verschiedenen Systemen
- Erstellung von konsolidierten Excel-Abstimmungsberichten zur abschließenden Überprüfung
Wie Nicole in der Sitzung sagte: "Das ist schon Lichtjahre weiter als das, was wir vorher hatten. Allein die Möglichkeit, Chancen mit Verknüpfungen und abgeglichenen Daten an einem Ort zu sehen, spart so viel Zeit.
Auswirkungen auf die Wirtschaft
Die Ergebnisse der Einführung dieses Arbeitsablaufs in die Produktion waren beachtlich:
- 90 % weniger Zeit für die manuelle Überprüfung
- 30% schnellerer Monatsabschluss
- 2 % der jährlichen Einnahmen aus Unstimmigkeiten, die sonst übersehen worden wären
Vielleicht ebenso wichtig ist, dass sich das Finanzteam von der mühsamen Dateneingabe auf höherwertige Analysen und Entscheidungen verlagert hat. Durch die Automatisierung des Abgleichs haben wir den Mitarbeitern, die dem Geschäft am nächsten stehen, Zeit zurückgegeben.
Gelernte Lektionen auf dem Weg
Aus diesem Projekt sind zwei wichtige Erkenntnisse hervorgegangen:
- Es ist wichtig, sich mit den Details zu befassen. Ein erfolgreiches Agentendesign beginnt mit einem tiefen Verständnis der Geschäftsprozesse und Schmerzpunkte. Die enge Zusammenarbeit mit Nicole und dem Finanzteam half uns, die einzelnen Schritte aufzudecken, bei denen die Automatisierung den größten Nutzen bringen könnte.
- Scheuen Sie sich nicht, den Status quo in Frage zu stellen. Beim Aufbau des Arbeitsablaufs entdeckten wir Ineffizienzen im Prozess selbst. Durch die Rationalisierung und das Überdenken von Schritten wurde nicht nur der Agent, sondern auch der gesamte Betrieb verbessert.
Und eine Überraschung: Der Agent hat nicht nur Zeit gespart. Er hat auch entgangene Einnahmen aufgedeckt. Das ist die Art von Ergebnis, die ein gutes Projekt in ein transformatives Projekt verwandelt.
Blick nach vorn
Der Aufbau agentenbasierter Arbeitsabläufe kann einschüchternd wirken. Wo soll man anfangen? Wie entwirft man etwas, dem sowohl die Geschäftsanwender als auch die technischen Teams vertrauen? Dieses Projekt hat bewiesen, dass SnapLogic den ersten Schritt leicht macht. Durch die Verbindung wichtiger Datenquellen wie Salesforce und Box schaffen Sie ein Sprungbrett für den Erfolg. Von dort aus entwickeln sich die Arbeitsabläufe weiter: Hinzufügen von Tools, Iteration von Eingabeaufforderungen und Skalierung in die Produktion.
Dieser Anwendungsfall im Finanzwesen ist erst der Anfang. Wir arbeiten bereits an weiteren Agenten im Finanz- und Rechnungswesen, und die Möglichkeiten sind enorm. Die wichtigste Botschaft lautet: Sie müssen nicht das Meer zum Kochen bringen, um von KI zu profitieren. Beginnen Sie mit den Daten, die Sie bereits haben, verbinden Sie sie mit SnapLogic und lassen Sie die Agentenintegration die schwere Arbeit erledigen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihren eigenen agentenbasierten Workflow aufbauen können, melden Sie sich für unser nächstes Agentic Builders Webinar an oder sehen Sie sich die Aufzeichnungen an.
