Von normal zu neu normal: Der Weg des Smith College zur digitalen Transformation

Transkript:

Dayle Hall:

Sie hören unseren Podcast „Automating the Enterprise“. Ich bin Ihr Moderator Dayle Hall. Dieser Podcast soll Unternehmen Einblicke und Best Practices zur Integration, Automatisierung und Transformation des Unternehmens vermitteln.

Unser heutiger Gast ist Julia Keller, Direktorin für Unternehmensdaten und Integrationsdienste am Smith College. Sie ist seit über einem Jahrzehnt am Smith College tätig und leitet nun die Initiativen zur digitalen Transformation des Colleges. Julia, wir freuen uns sehr, Sie heute bei uns zu haben. Willkommen in der Sendung.

Julia Keller:

Danke. Ich freue mich, hier zu sein.

Dayle Hall:

Wir werden heute über viele Aspekte Ihrer Arbeit sprechen. Aber bevor wir damit beginnen, erzählen Sie uns doch bitte kurz etwas über Ihren Hintergrund, wo Sie angefangen haben, wie Sie zum Smith College gekommen sind und warum diese Arbeit für Sie so wichtig ist.

Julia Keller:

Ja, auf jeden Fall. Ich bin jetzt seit fast 15 Jahren am Smith College. Ich habe im Bereich Fördermittel bei Smith angefangen, wo ich mich um Fundraising, Alumni-Beziehungen und die damit verbundene Berichterstattung und Datenverarbeitung gekümmert habe. Vor etwa 12 Jahren bin ich dann in die zentrale IT-Abteilung gewechselt. Meine Geschichte bei Smith ist sehr abwechslungsreich. Ich hatte etwa 10 verschiedene Positionen am Smith College inne. Das hat mich auf Trab gehalten und mein Interesse geweckt, was großartig ist. Das Smith College hat eine beeindruckende Mission: herausragende Frauen für ein zielgerichtetes Leben auszubilden.

Und ich bin wirklich froh, daran beteiligt zu sein, da wir alle Funktionen des Colleges unterstützen können. Ich meine, wir sind an allem beteiligt. Die Integration verbindet alle Dinge miteinander. So haben wir die Möglichkeit, alle verschiedenen Bereiche kennenzulernen, was ich wirklich spannend und interessant finde. Außerdem studiere ich an der Worcester Polytechnic University Systemtechnik im Masterstudiengang. Ich habe etwa die Hälfte des Studiums hinter mir.

Dayle Hall:

Du bist gerade überhaupt nicht beschäftigt?

Julia Keller:

Nein, nein. Ich unterhalte mich selbst. So sehe ich das.

Dayle Hall:

Nun, das ist eine große Aufgabe. Das finde ich toll. Ich finde die Mission des Smith College großartig. Als Leitbild ist das wirklich sehr gut gelungen.

Julia Keller:

Ich glaube, ich habe es Wort für Wort wiedergegeben, aber vielleicht habe ich mich um ein Wort geirrt. Der allgemeine Sinn ist aber richtig.

Dayle Hall:

Ja, nein, es ist ausgezeichnet. Lassen Sie uns ein wenig tiefer gehen. Lassen Sie uns über Ihre Arbeit sprechen, Ihre Bemühungen um digitale Transformation, die Aktivitäten der letzten Jahre. Wo hat alles angefangen? Gab es ein bestimmtes Ereignis, bei dem sich Ihre IT-Organisation zusammengesetzt und gedacht hat: Wir müssen etwas ändern. Gab es einen Anstoß, der Ihnen klar gemacht hat, dass Sie diese Initiativen wirklich in Angriff nehmen müssen?

Julia Keller:

Ja. Ich meine, Smith hat einen strategischen Plan, und diese digitale Transformation war Teil unseres Gesamtplans, der aus der Arbeit des Präsidentenbüros, des Kuratoriums und so weiter hervorgegangen ist. Dieser Plan wurde durch viele Gespräche mit der Gemeinschaft und allen Beteiligten festgelegt. Wir haben eine externe Firma beauftragt, eine Bewertung durchzuführen, aber währenddessen konnte mein Team schon ein wenig ahnen, was auf uns zukommen würde. Die Transformation stand bevor, es gab viele Veränderungen. Andere Schulen begannen, auf neue Systeme umzusteigen und diese Initiativen zu starten.

Zu diesem Zeitpunkt begannen wir, nach einem Tool zu suchen, mit dem wir die Daten aus dem gesamten System-Ökosystem zusammenführen konnten, über das wir irgendwann in der Zukunft verfügen würden. Und so lizenzierten wir 2017 SnapLogic, ein Jahr bevor wir uns für die Umstellung auf ein neues ERP-System entschieden. Das war ganz bewusst so geplant. Wir wollten ein Jahr Zeit haben, um uns mit dem Tool vertraut zu machen, unsere Strategie zu entwickeln und uns Gedanken darüber zu machen, wie die neue Welt aussehen würde, in der unsere Daten nicht mehr wie in den 25 Jahren zuvor in einem zentralen Oracle-Datenbanksystem vor Ort gespeichert sein würden.

Wir haben SnapLogic 2017 gekauft. Wir haben langsam angefangen. Wir haben viele Proofs of Concept durchgeführt und als wir uns mit Integrationen befassten, mussten wir zu diesem Zeitpunkt eine Integration ändern oder aktualisieren. Wir haben sie nach und nach in das neue Tool übertragen. Es war also eher ein Szenario, in dem wir uns mit den einzelnen Elementen befassten, anstatt über das gesamte Spektrum der Dinge nachzudenken, mit denen wir uns befassen mussten. Wir haben einfach langsam und schrittweise begonnen, zu lernen und die Dinge voranzubringen.

Dayle Hall:

Aber Sie sagten, Sie hätten damit angefangen. Sie wussten also, dass Sie ein ERP-System einführen wollten, ein aktualisiertes ERP-Projekt [unverständlich 00:06:30].

Julia Keller:

Wir wussten, dass etwas passieren würde, sei es eine Neuimplementierung unseres bestehenden ERP-Systems oder ein neues ERP-System – es musste etwas Großes geschehen, um den zukünftigen Anforderungen der Institution wirklich gerecht zu werden.

Dayle Hall:

Richtig. Wir werden später noch einmal darauf zurückkommen, wenn es um Ratschläge für andere geht. Aber es ist interessant zu wissen, dass Sie bei einer so großen Implementierung, wie Sie sie planen, über ein Ökosystem von Systemen nachdenken, wie Sie erwähnt haben. Sie denken im Voraus darüber nach und überlegen, wie wir mit der Integration beginnen können. Wie können wir diese Daten zusammenführen? Denn oft hören wir, dass Leute sich in eine große ERP- oder CRM-Implementierung stürzen und nicht zuerst über die anderen Systeme nachdenken. Und dann haben sie mit dieser Umstellung zu kämpfen.

Julia Keller:

In der Literatur konnte man schon erkennen, dass sich die Dinge in diese Richtung entwickelten, dass sie sich in diese Richtung bewegten, was auch immer das ist – Gartner nannte es differenzierte Systeme. Ich glaube nicht, dass die Welt schon ganz dort angekommen ist, aber in dieser Realität sind die Dinge noch in Bewegung.

Dayle Hall:

Ja. Nun, wenn es nach Gartner geht, wird das nie aufhören, weil sie für solche Gedanken bezahlt werden. Deshalb liebe ich Gartner.

Julia Keller:

Auf jeden Fall. Und ich denke, dass sich unsere Vision von differenzierten Systemen, nachdem wir nun schon mehrere Jahre in diesem Prozess sind, in der Realität doch ziemlich unterscheidet. Es gibt immer noch einige Elemente, die ich in Frage stelle: In welche Richtung werden sie langfristig wirklich gehen? Ich bin mir nicht ganz sicher. Wir beschäftigen uns gewissermaßen mit dem Sprungbrett, das direkt vor uns liegt, und gehen mit der Gewissheit, die wir haben, voran. Wie sicher bin ich mir über das nächste Sprungbrett? Ich werde es versuchen.

Meine CIO verwendet manchmal einen Ausdruck, der mir besonders aufgefallen ist: „richtungsgemäß“. Ich werde mich in einer richtungsgemäßen Weise bewegen. Wir werden diese kleinen Sprungbretter so weit wie möglich vor uns nutzen, damit wir uns in die Richtung bewegen, in die wir gehen wollen.

Dayle Hall:

Ja, dieser Ausdruck gefällt mir sehr gut: „richtungsgemäß angemessen“. Das erinnert mich an „Fail Forward“. Man kann immer noch scheitern, aber man muss gleichzeitig vorwärtskommen.

Julia Keller:

Nun, es erkennt die Unsicherheit an, mit der wir alle zu kämpfen haben. Wir haben nur begrenzte Gewissheit.

Dayle Hall:

Auf jeden Fall. Also 2017, etwas vor der Umsetzung. Sie haben damit begonnen, diese Daten zusammenzuführen und die Integrationen zu prüfen. Was sind die anderen Systeme? Was sind die anderen großen Projekte, mit denen Sie sich im Zuge der fortschreitenden digitalen Transformation beschäftigt haben?

Julia Keller:

Ja. Nun, 2017 haben wir uns für SnapLogic entschieden. Wir haben begonnen, uns damit vertraut zu machen. Wir waren mitten in mehreren – ich meine, die Projekte enden eigentlich nie. Wir hatten also zu dieser Zeit mehrere kleinere SaaS-Implementierungen am Laufen. Und dann, im Jahr 2018, traf das College die Entscheidung, das ERP zu ändern, und wir stürzten uns sofort in dieses Projekt, da unsere Inbetriebnahme für Workday HCM im März 2019 war. Und für den Finanzbereich war es November 2019.

Und dann haben wir für die Studenten im Oktober 2020 unseren allerersten Teil der Live-Schaltung durchgeführt. Es geht also Schlag auf Schlag weiter. Wir haben uns einfach direkt hineingestürzt. Sobald wir mit diesem Projekt begonnen hatten, ging es darum, Workday-Integrationen aufzubauen. Und so war es auch in den letzten Jahren.

Dayle Hall:

Ja. Mir gefällt, was Sie gerade gesagt haben, nämlich dass die Software-Implementierung nie wirklich endet.

Julia Keller:

Nein.

Dayle Hall:

Das ist eine gute Frage. Aber erzählen Sie mir doch ein wenig darüber, wie Sie diese Reisen beginnen und einige Implementierungen vornehmen. Ich weiß, dass Sie sich nicht nur auf die Implementierung konzentrieren, sondern auch auf das, was danach kommt. Was lernen Sie, wenn Sie mit der Implementierung einiger dieser neuen Systeme und neuer Software beginnen?

Julia Keller:

Wir haben einiges gelernt. Wir haben Dinge gelernt. Jedes Mal, wenn wir etwas getan haben, haben wir etwas Neues gelernt. Und jedes Mal, wenn wir – unsere erste Integrationsrunde, die wir 2017 aufgebaut haben, haben wir sie 2019 mit den Dingen, die wir gelernt hatten, neu implementiert. Wir haben sie überarbeitet und zu diesem Zeitpunkt neu implementiert, um die Effizienz und Ausfallsicherheit zu verbessern und Funktionen wie die standardisierte Fehlerbehandlung hinzuzufügen, die nach unseren ersten Implementierungen in das Produkt aufgenommen wurden. Wir haben dafür gesorgt, dass diese ursprünglichen Integrationen mit den verbesserten Verfahren, die wir standardisiert haben, ergänzt wurden.

Wir standardisieren also auf Best Practices. Jedes Mal, wenn wir etwas testen, kehren wir zurück, um die bestehenden Integrationssysteme widerstandsfähiger zu machen. Aber ich denke, der entscheidende Faktor für unseren Erfolg war die Entscheidung, dass wir unsere Integrationen auf diese Weise durchführen würden. Wir wollten sie nicht selbst durchführen. Workday hat sein eigenes Integrationstool. Unsere Integrationsstrategie basiert auf SnapLogic, unserer Plattform für die Orchestrierung. Selbst wenn Workday einen Teil der Arbeit übernimmt, orchestrieren wir diese dennoch über unser Integrationstool SnapLogic, da wir die Transparenz und die End-to-End-Funktionalität dieses Systems nutzen möchten. So könnten wir beispielsweise einen Teil davon in Workday Studio integrieren, aber ich werde es mit SnapLogic starten, wenn das Sinn macht.

Dayle Hall:

Hören Sie, das hören wir oft. Es gibt offensichtlich Hunderte von Systemen. Mein CEO hat mir gerade die MarTech-Landschaft geschickt, in der es mittlerweile 10.000 verschiedene Systeme für MarTech gibt. Aber im Smith College und bei einigen unserer anderen Kunden wie Box gibt es Hunderte von Softwaresystemen. Einige dieser proprietären Softwarepakete verfügen also über eine gewisse Punkt-zu-Punkt-Integration. Wenn Sie wirklich etwas wollen, was wir als Enterprise Automation bezeichnen, wenn Sie Ihr gesamtes Unternehmen im Blick haben wollen, dann brauchen Sie etwas anderes.

Julia Keller:

Aus diesem Grund haben wir uns für diese zentralisierte Integrationsplattform entschieden und sie standardisiert. Wir nutzen zwar möglicherweise einige der Tools dieser peripheren Systeme, aber wir werden den gesamten Prozess, den tatsächlichen Ablauf, über dieses zentrale System zentralisieren, da wir kein einheitliches System haben. Wir haben mehrere Systeme der Wahrheit, und das macht die Sache nur noch komplizierter. Wir haben Salesforce, wir haben Workday, also Workday und unser altes System, das Ellucians Banner-Produkt war. Das waren also unsere Systeme. Aber jetzt führen wir Salesforce als weiteres System der Wahrheit ein.

Deshalb fügen wir jetzt ein drittes hinzu. Tatsächlich gibt es noch ein viertes, nämlich unser Zulassungssystem. Wir haben also mehrere Systeme und Abläufe. Es ist eine interessante Herausforderung, zu verhindern, dass diese Abläufe ungewollt kollidieren, und sicherzustellen, dass die Abläufe, die in die Systeme einfließen, einzigartig sind und sich nicht gegenseitig überlagern. Aber ich denke, wir sind noch dabei, das herauszufinden.

Dayle Hall:

Ich kann mir vorstellen, dass Sie umso mehr tun möchten, je mehr Systeme Sie haben. Die Innovation innerhalb Ihrer Organisation wird sicherlich zunehmen. Ich werde gleich auf einige Aspekte der Implementierung von Workday Student eingehen, die Sie bereits nutzen. Aber bevor wir dazu kommen, möchte ich sagen, dass wir natürlich alle von COVID betroffen sind. Insbesondere denke ich, dass viele Hochschulen und Schulen und die Veränderungen oder die Flexibilität, die Sie in dieser Zeit zeigen mussten, genauso bedeutend sind wie in jedem großen Unternehmen, wenn nicht sogar noch bedeutender.

Ich möchte dazu gerne ein paar Fragen stellen. Ich möchte mich nicht weiter mit den Herausforderungen der Pandemie aufhalten, aber ich glaube, dass wir daraus wichtige Lehren ziehen können. Erzählen Sie mir doch bitte ein wenig darüber, wie sich COVID nicht nur auf Ihren Zeitplan ausgewirkt hat, sondern auch auf die Art und Weise, wie Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen am Smith College zusammengearbeitet haben.

Julia Keller:

Vor COVID, als wir unsere HCM- und Finanzimplementierungen für Workday durchführten, saßen wir alle zusammen in einem Raum, einem großen Raum, wo wir wochenlang den ganzen Tag mit unseren Implementierungspartnern verbrachten, sehr flexibel, mit viel FaceTime. Mit COVID und eigentlich schon ein wenig vor COVID ist das Projekt aufgrund seiner Größe und seines Umfangs einfach größer geworden. Wir haben mehr Zoom- und Remote-Sitzungen durchgeführt, da unsere Berater und so weiter über das ganze Land verteilt sind und nicht bei unserem Implementierungspartner sitzen.

Als wir Mitte März 2020 plötzlich auf Remote-Arbeit umstellten, gab es einige Anpassungen, aber ich denke, wir hatten bereits eine ganze Reihe von Tools zur Verfügung, da unsere Führungskräfte bereits im Januar mit der Notfallplanung begonnen hatten. Wir haben im Januar 2020 damit begonnen. Wir waren wirklich früh dran und ziemlich konservativ in Bezug auf das, was wir möglicherweise tun müssten. Wir waren also bereits weit mit der Implementierung von Slack fortgeschritten, damit unsere Dozenten leichter mit den Studenten kommunizieren konnten, und hatten Schulungen organisiert. Ich war nicht an diesem Teil beteiligt, aber die Mitglieder unseres IT-Teams haben wirklich entscheidend dazu beigetragen, die Dozenten und Studenten in Zoom zu schulen und alles zum Laufen zu bringen. Es war eine enorme Anstrengung, aber wir haben Slack, Enterprise Slack, implementiert.

Wir verwenden SnapLogic für unsere Integration mit Slack. Wir erstellen Arbeitsbereiche für jeden Kurs, der einen benötigt, und übertragen die Anmeldungen. Wenn also Anzeigen geschaltet werden, übertragen wir diese Anmeldungen natürlich auch an Slack. So ist alles eingerichtet und bereit. Die Leute brauchen nichts zu tun – alles ist bereit, wenn sie es nutzen möchten. Wir wollten es ihnen so einfach wie möglich machen. Also mussten wir schnell umdenken und rasch eine neue Integration hinzufügen.

Dayle Hall:

Ich denke, während viele Menschen wahrscheinlich die Besorgnis um die Pandemie im Blick hatten, warst du ihnen um Monate voraus und hast dir Gedanken gemacht: Okay, das könnte Auswirkungen haben. Was tun wir? Und dann hast du begonnen, diese Tools zu implementieren. Als du zurückgekommen bist, waren die Tools dann immer noch so nützlich? Verwendest du sie immer noch? Es ist einfach eine andere Art zu arbeiten. Nichts war umsonst, sozusagen.

Julia Keller:

Ich glaube nicht, dass irgendetwas besonders vergebliche Mühe war. Ich denke, es wurde viel Aufwand betrieben. Eine der größten Anstrengungen, an der ich zwar nicht direkt beteiligt war, die aber unser IT-Team unternommen hat, war beispielsweise, den Menschen die erforderliche Ausrüstung zur Verfügung zu stellen, damit sie teilnehmen konnten. Also wurden Laptops verschickt, Hotspots verschickt, die eigentliche Ausrüstung an die Leute verschickt. Ich glaube nicht, dass Slack weiterhin genutzt werden wird. Ich glaube, dass die Nutzung sogar noch zunehmen wird. Die Leute mögen es. Die Studenten mögen es. Ich glaube, dass das so bleiben wird.

Nun, hoffentlich sind wir alle wieder persönlich bei Smith, wenn wir die Phase nach der Pandemie erreichen. Alle Kurse finden persönlich statt. Wir bieten eine sehr ortsbezogene Ausbildung, wie man es nennt. Daher ist es für die Institution sehr wichtig, bei Smith, auf dem Campus und in den Unterrichtsräumen zu sein.

Dayle Hall:

Ja, da stimme ich zu. Ich habe zwei Kinder – eines ist 11 und das andere 14 – und ich bin sehr froh, dass sie auf dem Campus sind und dort lernen, denn das war wirklich ein Albtraum, das muss ich Ihnen sagen.

Julia Keller:

Ich war dankbar, einen 18-Jährigen zu haben, der nicht viel von mir verlangte.

Dayle Hall:

Wir haben darüber gesprochen, dass Sie auch die COVID-Testdaten verwaltet haben. Ist das richtig? Nun, viele andere Schulen haben das ausgelagert.

Julia Keller:

Ich bin mir nicht sicher, wir haben mit vielen anderen Schulen darüber gesprochen, wie sie damit umgegangen sind. Was die Testdaten angeht, haben wir unsere Tests über das Broad Institute in Boston durchgeführt. Und die haben ein Produkt, das irgendwie an ihr Testprogramm gekoppelt ist, das wir zum Laden und Verwalten von Daten verwenden. Wir extrahieren Daten aus diesem System für unser COVID-Dashboard. Das alles geschieht über eine Pipeline, die wir aufgebaut haben, um die Daten zu aggregieren und als Endpunkt an das Dashboard auf unserer Website zu übertragen, um Vorfälle und Ähnliches anzuzeigen.

Das Wichtigste, was wir derzeit mit den COVID-Daten tun, ist, dass wir die Daten unseres Testanbieters in Workday laden. Wir führen also weiterhin zweimal pro Woche Tests für alle durch, asymptomatische Tests zweimal pro Woche für alle, die sich auf dem Campus aufhalten. So haben wir die Einhaltung der Vorschriften in den letzten zwei Jahren sichergestellt. Es waren zwei intensive Jahre.

Dayle Hall:

Ja, ja, das kann ich mir vorstellen. Sie sagten, es sei für alle sehr intensiv gewesen. Wie ich bereits sagte, weiß ich, dass wir eine Reihe von Hochschulen, Universitäten und so weiter haben. Ich bin mir sicher, dass dies für alle Ihre Organisationen eine enorme Herausforderung war. Kommen wir nun zur Implementierung von Workday Student. Sie haben dabei eine wichtige Rolle gespielt. Und ich denke, das ist die Definition dessen, worum es bei der digitalen Transformation geht. Können Sie uns ein wenig darüber erzählen, was Workday Student ist?

Julia Keller:

Workday Student ist unser neues Studenteninformationssystem. Es soll also alle Verwaltungsaufgaben rund um die Studenten übernehmen, von der Beratung über die Vergabe von Abschlüssen bis hin zur Anmeldung für Kurse und so weiter. Dazu kommen natürlich noch die Rechnungsstellung und all die anderen Komponenten. Es ist ein riesiges Produkt. Ich meine, wir haben seit 1994 mit Banner Student gearbeitet. Das ist eine große Umstellung. Es ist eine lange Zeit. Es ist eine große Umstellung. Genau. Aber die Umstellung verlief unglaublich reibungslos. Ich glaube, die Leute gewöhnen sich wirklich gut an das neue Produkt. 

Was Workday gut kann, macht es sehr, sehr gut. Es gibt einige Dinge, die noch in der Entwicklung sind, die meiner Meinung nach eher eine Herausforderung auf der technischen Seite als auf der Benutzerseite darstellen. Was die Datenmodelle angeht, würde ich jemandem, der Workday Student nutzen möchte, sagen, dass die Datenmodelle nicht ganz den Erwartungen entsprechen. Es handelt sich um ein Produkt, das sich ständig weiterentwickelt. Möglicherweise müssen Sie die Daten stärker bearbeiten, als Sie erwarten würden, damit sie so funktionieren, wie Sie es benötigen.

Dayle Hall:

Ja. Erzählen Sie mir ein wenig über diese Daten und die anderen Datenquellen, die Sie verwenden. Ich weiß, dass Sie SnapLogic haben. Warum ist es wichtig, all diese Daten zusammenzuführen, um erfolgreicher bei der Rekrutierung zu sein oder die Studentenschaft wirklich zu verstehen?

Julia Keller:

Wir stehen nun vor dem zweiten Zyklus in Workday Student. Wir haben unseren Produktionszyklus in Workday Student mit der erstmaligen Immatrikulation unserer Herbststudierenden in Workday begonnen. Unsere Studierenden, die im Herbst 2021 ihr Studium aufgenommen haben, wurden im Juni letzten Jahres immatrikuliert. In etwa zwei Wochen werden wir die Studierenden für den Herbst 2022 in Workday immatrikulieren.

Das ist also unser zweiter Eintrag in unserem zweiten Datenzyklus in Workday. Damit können die Studenten ihre gesamte Einarbeitung durchführen, mit der Registrierung beginnen, mit der Beratung beginnen und mit all den anderen wichtigen Dingen beginnen, die sie tun müssen. Beantwortet das Ihre Frage? Das ist jedenfalls eine Teilantwort. Es tut mir leid. Ich glaube, ich habe den Faden verloren.

Dayle Hall:

Ja. Sehen Sie, wir haben sehr unterschiedliche Kundentypen. Aber was wir oft hören, ist: „Wir können unsere Daten nicht zusammenführen. Wir können keine Erkenntnisse daraus gewinnen – es geht nicht darum, sie zu visualisieren, sondern wirklich Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Und ich denke, dass Daten-Silos ein Problem darstellen, egal ob es sich um eine Hochschule oder sogar um das größte Unternehmen handelt. Eine der Fragen, die ich unseren Gästen gerne stelle, ist: Was haben Sie intern unternommen? Nicht nur in Bezug auf die Systeme, sondern auch, wie schaffen Sie es, diese Daten-Silos aufzubrechen?

Wie würden Sie vorgehen, wenn Sie an jemanden denken, der diesen Podcast hört und sagt: „Okay, ich brauche also ein Integrationswerkzeug, das einige dieser anderen Systeme nutzt. Aber wie schafft man es, diese Datensilos aufzubrechen, nicht nur bei den Systemen mit SnapLogic, sondern auch in den Unternehmen? Wie bringt man diese Leute zusammen?“

Julia Keller:

Das ist ein fortlaufender Prozess. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Struktur, die wir um unser Workday-Programmteam herum aufgebaut haben. Unser Workday-Programmteam umfasst funktionale Vertreter aus allen Bereichen, die am Workday-Projekt beteiligt sind. Dazu gehören auch einige Mitarbeiter aus benachbarten Bereichen. So ist beispielsweise unsere Abteilung für Alumni-Beziehungen nicht in Workday integriert, aber sie ist natürlich auf Daten aus Workday angewiesen. Daher nimmt sie ebenfalls an diesem Workday-Programm teil. Das gesamte Änderungsmanagement für Workday erfolgt über dieses Programm. Dort finden auch die Tests und Releases statt.

Wir haben eine Gruppe, die sich mit der Erstellung von Berichten befasst und gemeinsam an der Definition von Daten und Berechnungen arbeitet. Auch dies ist noch in Arbeit. Aber ich denke, dass es wirklich diese Strukturen rund um das Änderungsmanagement sind. Wir haben einen Vorstand und einen Lenkungsausschuss, an die man sich wenden kann, wenn man etwas funktionsübergreifendes wirklich klären muss. Ich denke also, dass diese Strukturen für den Erfolg unseres Projekts wirklich wichtig waren. Und auch die Tatsache, dass die gesamte Führungsspitze mit an Bord ist und sich voll und ganz dafür einsetzt, diese Sache zu verwirklichen.

Dayle Hall:

Ja. Ich denke, bei großen Projekten wie diesem hören wir oft, dass unsere Initiativen zur digitalen Transformation scheitern. Und ich glaube, ein Teil des Problems besteht darin, dass viele dieser Unternehmen noch nicht wirklich definiert haben, was ihre digitale Transformation eigentlich ist. Wie sieht das aus? Sie hatten ein ERP-Projekt. Sie hatten Workday Student. Sie hatten also etwas Greifbares, das unter diesem Dach stand.

Und ich glaube, dass dies eine Herausforderung ist, vor der die IT heute steht. Selbst CIOs, Menschen wie Sie, können meiner Meinung nach kein Projekt erfolgreich abschließen, wenn Sie nicht klar definieren können, was das Ergebnis der digitalen Transformation ist, denn dann haben Sie nicht wirklich definiert, wie Erfolg aussieht.

Julia Keller:

Ja. Im Rahmen unserer Transformationsinitiative gab es mehrere Projekte, darunter auch die ERP-Umstellung. Wir haben noch einige andere, darunter das Voice-over-IP-Projekt und einige andere, an denen ich weniger beteiligt war. Dazu kommen noch einige netzwerkbezogene Dinge, an denen ich ebenfalls weniger beteiligt bin. Aber sie alle sind Teil einer größeren Mission, die darauf abzielt, die Technologie für das Smith College besser nutzbar zu machen.

Dayle Hall:

Ja. Wie ich bereits gesagt habe, genau dabei möchten wir Ihnen helfen. Aber lassen Sie uns einen Schritt weitergehen und etwas allgemeiner darüber nachdenken – sprechen wir über die Hochschulbildung. Ich habe dazu einige Fragen, aber lassen Sie mich mit dieser beginnen. Was ist das größte Missverständnis, das Menschen möglicherweise über die Arbeit in einer Organisation im Hochschulbereich im Vergleich zu einem gewinnorientierten B2B- oder B2C-Unternehmen haben? Was glauben Sie, was manche Menschen falsch verstehen?

Julia Keller:

Oh je. Hmm. Interessant. Ich arbeite schon so lange im Hochschulbereich, dass ich mir nicht sicher bin, ob ich noch einen Blick von außen habe. Ich kann Ihnen etwas Interessantes über die Arbeit im Hochschulbereich erzählen, nämlich dass meiner Meinung nach jede Art von Unternehmen in jeder Umgebung ihre eigene Kultur hat. Und sogar jede Einrichtung hat ihre eigene Kultur. Und ich denke, wir bei Smith schätzen in unserer Unternehmenskultur sowohl dezentrale Entscheidungsfindung als auch die Fähigkeit zur Zusammenarbeit, genau wie wir es tun.

Es gibt viele Meetings, in denen wir uns zusammensetzen und darüber sprechen, wie wir etwas ein bisschen besser machen können. Wie können wir das aus einer institutionellen Perspektive betrachten, anstatt aus der Perspektive eines isolierten funktionalen Geschäftsbereichs? Ich denke, das ist ein Bereich, in dem wir uns weiterentwickeln. Und ich würde gerne wissen, wie das von außerhalb des Hochschulwesens gesehen wird, denn ich bin schon so lange hier. Ich bin mir nicht sicher, ob ich das verstehe.

Dayle Hall:

Aus den Gesprächen, die ich mit einigen unserer Kunden geführt habe, habe ich den Eindruck gewonnen, dass man glaubt, Sie hätten nicht mit denselben Herausforderungen zu kämpfen, was meiner Meinung nach völlig falsch ist. Ich denke, dass Universitäten und Hochschulen einen direkten Einfluss auf das Leben der Menschen und ihre Ausbildung haben, was nicht bedeutet, dass ein B2B-Unternehmen keine ähnlichen Anliegen hat.

Aber wenn man sich um Studenten kümmert und dann COVID kommt und so weiter, hat man es mit der Psyche der Menschen zu tun und damit, wie sie ihr tägliches Leben empfinden. Und man versucht, ihnen das Studium zu erleichtern. Es gibt nichts Schlimmeres, als auf Testergebnisse oder Noten zu warten oder [unverständlich 00:25:56].

Julia Keller:

Es gibt definitiv Zeiten im Jahr, in denen es besonders intensiv zugeht, was an anderen Orten vielleicht nicht der Fall wäre. So herrscht zum Ende des Semesters eine besonders intensive Atmosphäre. Wir haben sogenannte ruhige Zeiten, in denen wir versuchen, während der Prüfungswoche keine Änderungen an den Systemen vorzunehmen, da dies für die Menschen störend und beunruhigend sein könnte. Um während dieser Zeit für Stabilität und Struktur zu sorgen, gehen wir aufgrund dieser Sensibilität sehr vorsichtig vor.

Dayle Hall:

Ich habe auch den Eindruck, dass es beispielsweise am Smith College vor allem darum geht, eine Gemeinschaft aufzubauen und Menschen miteinander zu verbinden, was meiner Meinung nach genauso wichtig ist. Sehen wir es einmal so: Wenn Sie jemanden beraten und dieser jemand steht kurz davor, etwas zu beginnen, das er als große digitale Transformationsinitiative bezeichnen würde, und all das, was Sie gelernt haben.

Wenn ich Sie fragen würde, welchen Rat Sie ihnen geben würden, egal ob Bildungseinrichtung oder nicht, wo würden Sie ihnen raten, anzufangen? Und welche Fallstricke würden Sie ihnen nennen, von denen Sie sagen würden: „Oh, das haben wir sehr schnell gelernt, versuchen Sie, das zu vermeiden.“ Was wäre das?

Julia Keller:

Ich möchte mit einer Falle beginnen, nämlich dass man die Volatilität der Daten in jedem Veränderungsprozess nicht unterschätzen sollte. Es ist wirklich einfach, die Implementierung oder alles, was mit einer umfangreichen Konvertierung von Daten in ein neues System zu tun hat, so anzugehen, wie man eine herkömmliche Integration angehen würde. Aber die Daten, mit denen man arbeitet, sind nicht stabil. In vielerlei Hinsicht existieren sie eigentlich noch gar nicht. Das habe ich unterschätzt. Das war wirklich eine Herausforderung, um die Dinge zu erledigen. Wir sind das so angegangen, dass wir es vorerst in Betrieb genommen haben, es für diesen Zyklus ausreichend fertiggestellt haben und es dann noch einmal überarbeiten werden.

Aber gerade befinden wir uns in dieser Phase der Stabilisierung und kehren zu all der Arbeit zurück, die wir in den letzten zwei Jahren geleistet haben, um Dinge umzusetzen, und sagen: Okay, das hat in der ersten Amtszeit funktioniert, aber jetzt sind wir in der zweiten Amtszeit und im zweiten Jahr. Was müssen wir tun, um die Integration zu stabilisieren und zu rationalisieren, mit dem Wissen, das wir jetzt haben? Denn man weiß nur das, was man weiß, wenn man es weiß, und es gab vieles, was wir nicht wussten.

Dayle Hall:

Da ist dein Lieblingswort: Volatilität. Volatilität von Daten. Gut gesagt.

Julia Keller:

Ja. Ich wusste, dass ich irgendwann dort ankommen würde.

Dayle Hall:

Das war ausgezeichnet. Das war ausgezeichnet, wie Sie das eingebracht haben. Sie haben also offensichtlich große Fortschritte gemacht. Sie haben große Fortschritte gemacht, wie Sie gerade erwähnt haben, indem Sie die Daten stabilisiert und überprüft haben. Was wir vorher hatten, haben wir jetzt in größerer Menge zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass alles weiterhin wie bisher funktioniert.

Was sind Ihre nächsten Initiativen? Was sind die Dinge außerhalb davon, die Ihrer Meinung nach die Richtung des Smith College, aber auch der Hochschulbildung im Allgemeinen bestimmen? Was möchten Sie in den nächsten Jahren erreichen?

Julia Keller:

Ich habe ein paar Dinge zu besprechen. Wir sind gerade dabei, den letzten Teil unseres alten ERP-Systems auf Salesforce umzustellen. Das ist Teil der Erweiterung unseres CRM-Bereichs. Dieses Projekt wird noch etwa ein Jahr bis 18 Monate dauern. Das ist sozusagen unser nächster großer Schwerpunkt. Parallel dazu setzen wir unsere Stabilisierungsmaßnahmen fort und arbeiten an der Standardisierung unserer Best Practices. Wir haben einige wirklich nützliche Dinge als Standardkomponenten in unsere Integrationen aufgenommen.

Neben der standardmäßigen Fehlerbehandlung haben wir immer eine Audit-Option. Sie können also die Integration ausführen, aber es wird nichts passieren. Es wird Ihnen lediglich mitgeteilt, was geschehen wird, sodass Sie die letzten Testzyklen vor der Bereitstellung einfacher durchführen können. Wir haben auch Systemüberprüfungen eingeführt. Oft haben wir mehrere miteinander verbundene Integrationen. Für unser Finanzhilfesystem haben wir wahrscheinlich acht oder neun verschiedene miteinander verbundene Integrationen, die entweder in unser Finanzhilfesystem namens PowerFAIDS hinein- oder aus diesem herausführen.

Also haben wir all das in den letzten zwei Jahren aufgebaut. Aber während der Umsetzung haben sich die Dinge geändert. Jetzt gehen wir zurück, überprüfen alles noch einmal, betrachten es im Zusammenhang miteinander und stellen sicher, dass alles aufeinander abgestimmt ist und nichts mit etwas anderem kollidiert oder egoistisch ist. Das tue ich, um die Fluktuation bei den Tickets, die wir erhalten, und die Instabilität in diesem System zu verringern.

Dayle Hall:

Verstanden. Das war ein großartiges Gespräch. Noch ein paar Dinge. Nach solchen Gesprächen und für die Zuhörer dieses Podcasts möchte ich sicherstellen, dass die Leute einige der wichtigsten Dinge verstehen, über die wir gesprochen haben und die sie lernen und in ihrem Alltag anwenden können.

Ein paar Dinge, die ich gehört habe. Planen Sie klar und deutlich im Voraus. Selbst wenn Sie ein ERP- oder CRM-System oder ein anderes großes System implementieren möchten, sollten Sie im Voraus planen. Und im Voraus planen bedeutet nicht immer nur, was dieses System leisten wird. Denken Sie im Voraus über die Daten und die Integrationspunkte nach. Sie haben SnapLogic sehr freundlicherweise als Plattform für die Orchestrierung bezeichnet. Das finde ich großartig. Ich werde das in meinem Alltag und in meiner Tätigkeit als CMO verwenden. Und ich finde das großartig.

Noch ein paar andere Dinge, die in die richtige Richtung gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie immer weiter vorankommen, aber gehen Sie auch immer wieder zurück, nicht nur bei der Implementierung, sondern auch bei der Stabilität. Schauen Sie sich also die Daten noch einmal an und vergewissern Sie sich, dass Sie immer noch das bekommen, was Sie brauchen. Mein Lieblingszitat lautet: „Die Implementierung Ihrer Software ist nie wirklich abgeschlossen.“ Sie müssen also immer wieder zurückgehen und sicherstellen, dass das, was Sie ursprünglich eingerichtet haben, immer noch die gleiche Wirkung hat.

Julia Keller:

Ich denke, das ist es, was digitale Transformation wirklich bedeutet: dass sie niemals wirklich endet. Das bedeutet, dass man eine Haltung der kontinuierlichen Verbesserung einnehmen muss. Wir sind in diese Lage geraten, in der wir eine große, umfassende Transformation durchführen müssen, weil wir Banner 1994 eingeführt und nur kleine Verbesserungen vorgenommen haben. Aber wir haben diese Verbesserungen nicht wirklich weitergeführt. Also lassen Sie uns das tun.

Dayle Hall:

Ausgezeichnet. Nun, das war ein großartiges Gespräch. Ich freue mich, dass Sie heute bei uns waren. Am Ende möchte ich Ihnen gerne das letzte Wort geben und Sie bitten, uns zu erzählen, warum Sie so begeistert davon sind, am Smith College zu sein, und warum jemand, der dies möglicherweise hört und interessiert ist, in Betracht ziehen sollte, Teil des Smith College zu werden.

Julia Keller:

Ich liebe es, Neues zu lernen. Ich liebe es, Dinge herauszufinden. Und in unserer Arbeit gibt es unendlich viel zu lernen und herauszufinden. Es gibt immer mehr zu entdecken und zu verbessern. Ich freue mich sehr, dass ich an diesem Punkt unserer Workday-Implementierung angelangt bin und nun den nächsten Schritt angehen kann. Das ist sehr spannend.

Dayle Hall:

Das ist ein tolles Arbeitsumfeld. Julia, vielen Dank für deine Zeit. Wir freuen uns, dass du bei uns warst. An alle anderen: Danke fürs Zuhören und bis zur nächsten Folge!