De la normale à la nouvelle normalité : le parcours de transformation numérique du Smith College

Transcription :

Dayle Hall :

Vous écoutez notre podcast « Automating the Enterprise ». Je suis votre animateur, Dayle Hall. Ce podcast a pour objectif de fournir aux organisations des informations et des bonnes pratiques sur la manière d'intégrer, d'automatiser et de transformer l'entreprise.

Notre invitée aujourd'hui, Julia Keller, est directrice des services de données d'entreprise et d'intégration au Smith College. Elle travaille depuis plus de dix ans au Smith College, où elle contribue désormais à diriger les initiatives de transformation numérique. Julia, nous sommes ravis de vous accueillir aujourd'hui. Bienvenue dans notre émission.

Julia Keller :

Merci. Je suis ravi d'être ici.

Dayle Hall :

Nous allons aborder aujourd'hui de nombreux aspects de votre travail. Mais avant de commencer, pourriez-vous nous parler quelques instants de votre parcours, de vos débuts, de votre admission au Smith College et des raisons pour lesquelles ce travail est si important pour vous ?

Julia Keller :

Oui, tout à fait. Je travaille au Smith College depuis près de 15 ans au total. J'ai commencé dans un domaine fonctionnel au sein du département du développement, où je m'occupais de la collecte de fonds, des relations avec les anciens élèves, des rapports et des données connexes. Puis, il y a environ 12 ans, j'ai rejoint le service informatique central. Mon parcours au Smith College a été très varié. J'ai occupé environ 10 postes différents au Smith College. Cela m'a permis de rester occupée et intéressée, ce qui est formidable. Le Smith College a une mission extraordinaire : former des femmes d'exception à mener une vie qui a du sens.

Et je suis vraiment heureux d'y participer, car cela nous permet de soutenir toutes les fonctions du collège. Je veux dire, nous sommes impliqués dans tout. L'intégration relie toutes les choses entre elles. Nous avons donc l'occasion de toucher à tous les différents aspects, ce que je trouve vraiment amusant et intéressant. Je suis également inscrit à l'école supérieure de Worcester Polytechnic pour suivre des études en ingénierie des systèmes. J'en suis à peu près à la moitié de ce programme d'études supérieures.

Dayle Hall :

Tu n'es pas occupé du tout en ce moment alors ?

Julia Keller :

Non, non. Je m'occupe pour me divertir. C'est comme ça que je vois les choses.

Dayle Hall :

Eh bien, c'est beaucoup à assumer. J'adore ça. J'adore la mission du Smith College. En matière de déclaration de mission, celle-ci est plutôt bonne.

Julia Keller :

Je pense que je l'ai retranscrit mot pour mot, mais il se peut que j'aie oublié un mot. C'est toutefois l'essentiel.

Dayle Hall :

Oui, non, c'est excellent. Alors, approfondissons un peu le sujet. Parlons du travail que vous faites, de vos efforts de transformation numérique, des activités menées ces dernières années. Comment tout cela a-t-il commencé ? Y a-t-il eu un événement particulier qui a poussé votre service informatique à se réunir et à décider qu'il fallait changer les choses ? Y a-t-il eu un élément déclencheur qui vous a convaincu de la nécessité de lancer ces initiatives ?

Julia Keller :

Oui. Je veux dire, Smith a un plan stratégique, et cette transformation numérique faisait partie de notre plan stratégique global qui est le fruit du travail du bureau du président, du conseil d'administration et d'autres instances. Ce plan a été élaboré à la suite de nombreuses discussions avec la communauté et toutes les parties prenantes. Nous avons fait appel à une société externe pour réaliser une évaluation, mais pendant ce temps, mon équipe et moi-même pouvions déjà entrevoir ce qui allait se passer. La transformation était en marche, les choses bougeaient. D'autres écoles commençaient à adopter de nouveaux systèmes et à lancer ces initiatives.

C'est alors que nous avons commencé à chercher un outil qui nous aiderait à rassembler les données de l'ensemble des systèmes dont nous disposerions à un moment donné dans le futur. C'est ainsi que nous avons acquis la licence SnapLogic en 2017, un an avant notre décision de passer à un nouveau système ERP. Et cela n'était pas un hasard. Nous voulions disposer d'un an pour nous préparer et nous familiariser avec l'outil, ainsi qu'avec notre stratégie et notre réflexion globale sur ce à quoi ressemblerait le nouveau monde dans lequel nos données ne seraient plus toutes centralisées dans un système de base de données Oracle sur site, comme cela avait été le cas pendant les 25 années précédentes.

Nous avons acheté SnapLogic en 2017. Nous avons commencé doucement. Nous avons effectué de nombreuses preuves de concept et, à mesure que nous abordions les intégrations, nous devions modifier ou mettre à jour une intégration à ce moment-là. Nous les avons progressivement transférées vers le nouvel outil. Il s'agissait donc plutôt d'un scénario où l'on touche, on déplace, plutôt que de réfléchir à l'ensemble des choses auxquelles nous devions faire face. Nous avons simplement commencé à apprendre et à avancer lentement et progressivement.

Dayle Hall :

Mais vous avez dit que vous aviez lancé ce projet. Vous saviez donc que vous prévoyiez de mettre en place un ERP, un projet ERP mis à jour [inaudible 00:06:30].

Julia Keller :

Nous savions que quelque chose allait se passer, qu'il s'agisse d'une réimplémentation de notre ERP existant ou d'un nouvel ERP, quelque chose d'important allait devoir se produire pour vraiment répondre aux besoins futurs de l'institution.

Dayle Hall :

Exactement. Nous y reviendrons un peu plus tard dans le cadre des conseils destinés à d'autres personnes. Mais il est intéressant de savoir que pour une mise en œuvre d'une telle envergure, vous pensez, comme vous l'avez mentionné, à un écosystème de systèmes. Vous y réfléchissez à l'avance et vous vous demandez comment commencer à intégrer les différents systèmes. Comment commencer à rassembler ces données ? Car souvent, nous entendons dire que les gens se lancent dans une grande implémentation ERP ou CRM sans penser d'abord aux autres systèmes. Et ensuite, ils ont du mal à gérer cette transformation.

Julia Keller :

On pouvait en quelque sorte voir dans la littérature que c'était là que les choses allaient, que les choses évoluaient dans ce sens, ce que Gartner appelait les systèmes différenciés. Je ne pense pas que le monde en soit encore tout à fait là, mais c'est en quelque sorte là que les choses sont encore en mouvement dans cette réalité.

Dayle Hall :

Oui. Eh bien, si Gartner arrive à ses fins, cette situation ne prendra jamais fin, car c'est ce genre d'idées qui leur rapporte de l'argent. J'adore Gartner.

Julia Keller :

Absolument. Et je pense que notre vision, celle de systèmes différenciés, alors que nous sommes engagés dans ce processus depuis plusieurs années maintenant, est en réalité assez différente. Il y a encore certains éléments que je remets en question : dans quelle direction vont-ils vraiment aller à long terme ? Je n'en suis pas tout à fait sûr. Nous devons en quelque sorte franchir l'étape qui se trouve devant nous et avancer avec la certitude que nous avons. Quel que soit mon niveau de certitude quant à la prochaine étape, je vais la franchir.

Ma directrice informatique utilise parfois une expression qui m'a marqué, à savoir « directionnellement approprié ». Je vais avancer de manière directionnellement appropriée. Nous allons franchir les petits obstacles qui se dressent devant nous afin d'avancer dans la direction que nous souhaitons prendre.

Dayle Hall :

Oui, j'aime beaucoup cette expression, « directionally appropriate ». Cela me rappelle « fail forward » (échouer pour mieux rebondir). On peut toujours échouer, mais il faut en même temps continuer à aller de l'avant.

Julia Keller :

Eh bien, cela reconnaît l'incertitude à laquelle nous sommes tous confrontés... Nous n'avons qu'une certitude très limitée.

Dayle Hall :

Tout à fait. Donc, en 2017, légèrement avant la mise en œuvre, vous avez commencé à rassembler ces données et à examiner les intégrations. Quels sont les autres systèmes ? Quels sont les autres grands projets sur lesquels vous avez commencé à travailler alors que cet effort de transformation numérique se poursuivait ?

Julia Keller :

Oui. Eh bien, en 2017, nous avons opté pour SnapLogic. Nous avons commencé à nous familiariser avec ce système. Nous étions en plein milieu de plusieurs... Je veux dire, les projets ne s'arrêtent jamais vraiment. Nous avions donc plusieurs petites implémentations SaaS en cours à ce moment-là. Puis, en 2018, l'université a pris la décision de changer d'ERP, et nous nous sommes immédiatement lancés dans ce projet, car la mise en service de Workday HCM était prévue pour mars 2019. Et pour les finances, c'était novembre 2019.

Ensuite, pour les étudiants, nous avons lancé notre toute première composante en octobre 2020. Les choses s'enchaînent donc très rapidement. Nous nous sommes lancés sans hésiter. Dès le début du projet, nous nous sommes concentrés sur l'intégration de Workday. Et c'est un peu ce qui s'est passé ces deux dernières années.

Dayle Hall :

Oui. J'aime beaucoup ce que vous venez de dire, à savoir que la mise en œuvre d'un logiciel n'est jamais vraiment terminée.

Julia Keller :

Non.

Dayle Hall :

C'est une bonne question. Mais parlez-moi un peu de vos débuts dans ces projets, vous êtes en train de mettre en place certaines implémentations. Je sais que vous vous concentrez non seulement sur l'implémentation, mais aussi sur ce qui vient après. Qu'apprenez-vous lorsque vous commencez à mettre en place ces nouveaux systèmes, ces nouveaux logiciels ?

Julia Keller :

Nous avons appris quelques petites choses. Nous avons appris des choses. Chaque fois que nous faisions quelque chose, nous apprenions quelque chose de nouveau. Et chaque fois que nous... notre première série d'intégrations que nous avons construite en 2017, nous les avons réimplémentées en 2019 avec les choses que nous avions apprises. Nous les avons réexaminées et réimplémentées à ce moment-là pour plus d'efficacité et de résilience afin d'ajouter des fonctionnalités telles que la gestion standardisée des erreurs, qui a été intégrée au produit après nos implémentations initiales. Nous avons en quelque sorte veillé à compléter ces intégrations originales avec les pratiques améliorées que nous étions en train de normaliser.

Nous sommes donc en train de normaliser les meilleures pratiques. Chaque fois que nous testons quelque chose, nous revenons en arrière pour renforcer la résilience des systèmes d'intégration existants. Mais je pense que la clé de notre succès a été de décider que c'était ainsi que nous allions procéder pour nos intégrations. Nous n'allions pas les faire nous-mêmes. Workday dispose de son propre outil d'intégration. Notre stratégie d'intégration repose sur SnapLogic, notre plateforme . Ainsi, même si Workday effectue une partie du travail, nous continuons à orchestrer cela via notre outil d'intégration SnapLogic, car nous voulons bénéficier de la visibilité et des fonctionnalités de bout en bout que nous offre ce système. Par exemple, nous pourrions intégrer une partie de cela dans Workday Studio, mais je vais le lancer à l'aide de SnapLogic, si cela vous semble logique.

Dayle Hall :

Écoutez, on entend souvent ça. Il existe évidemment des centaines de systèmes. Mon PDG vient de m'envoyer le paysage MarTech, qui compte désormais 10 000 systèmes différents pour MarTech. Mais au Smith College et chez certains de nos autres clients comme Box, il existe des centaines de systèmes logiciels. Certains de ces progiciels propriétaires offrent donc une intégration point à point. Si vous voulez vraiment quelque chose que nous appelons « automatisation d'entreprise », si vous voulez avoir une vue d'ensemble de votre organisation, vous avez besoin de quelque chose d'un peu différent.

Julia Keller :

C'est pourquoi nous avons décidé d'adopter et de standardiser cette plateforme d'intégration centralisée. Même si nous pouvons utiliser certains des outils de ces systèmes périphériques, nous allons tout centraliser, y compris le flux réel, via ce système central, car nous ne disposons pas d'un système unique de vérité. Nous avons plusieurs systèmes de vérité, ce qui ne fait que compliquer les choses. Salesforce, nous avons Workday, qui est Workday, et notre ancien système, qui était le produit Banner d'Ellucian. Voilà donc quels étaient nos systèmes. Mais maintenant, nous mettons Salesforce en ligne comme un autre système de vérité.

Nous en ajoutons donc un troisième à présent. En réalité, il y en a un quatrième, qui est notre système d'admission. Nous avons donc plusieurs systèmes et flux. Empêcher ces flux d'entrer en collision lorsqu'ils ne devraient pas et s'assurer que les flux qui entrent dans les systèmes sont uniques et ne se superposent pas les uns aux autres est un défi intéressant. Mais je pense que nous sommes encore en train de chercher la solution.

Dayle Hall :

Je peux imaginer que plus il y a de systèmes, plus vous avez de choses à faire. L'innovation au sein de votre organisation va certainement s'intensifier. Je vais aborder dans un instant certains aspects de la mise en œuvre de Workday Student. Mais avant cela, il est évident que nous avons tous été touchés par la COVID. Je pense notamment que de nombreux collèges et écoles ont dû faire preuve d'une flexibilité tout aussi importante, sinon plus, que les grandes entreprises pendant cette période.

J'aimerais donc vous poser quelques questions à ce sujet. Je préfère ne pas m'attarder sur les défis posés par la pandémie, mais je pense qu'il y a là des enseignements importants à tirer. Parlez-moi un peu de l'impact du COVID, non seulement sur votre calendrier, mais aussi sur la façon dont vous avez collaboré pour mettre en œuvre certaines mesures au sein du Smith College.

Julia Keller :

Avant la COVID, lorsque nous avons mis en œuvre nos solutions HCM et financières pour Workday, nous étions tous réunis dans une grande salle, toute la journée, pendant des semaines, avec nos partenaires de mise en œuvre. Nous étions très flexibles et utilisions beaucoup FaceTime. Avec la COVID, et même un peu avant, je pense qu'en raison de la taille et de la portée du projet étudiant, tout est simplement plus important. Nous avons utilisé davantage Zoom et organisé davantage de sessions à distance, car nos consultants et autres collaborateurs sont répartis dans tout le pays, loin de notre partenaire de mise en œuvre.

Lorsque nous sommes soudainement passés au télétravail à la mi-mars 2020, il a fallu procéder à quelques ajustements, mais je pense que nous disposions déjà d'un certain nombre d'outils, car notre direction avait commencé à réfléchir à un plan d'urgence dès janvier. Nous avons commencé en janvier 2020. Nous avons été très précoces et assez prudents quant à ce que nous pourrions avoir à faire. Nous avions donc déjà bien avancé dans la mise en place de Slack afin que nos enseignants puissent communiquer plus facilement avec les étudiants, et nous avions mis en place des formations. Je n'ai pas participé à cette partie, mais les membres de notre équipe informatique ont joué un rôle essentiel dans la formation des enseignants et des étudiants à l'utilisation de Zoom, et dans la mise en place de tout cela. Cela a demandé un effort considérable, mais nous avons réussi à mettre en place Slack, Enterprise Slack.

Nous utilisons SnapLogic pour notre intégration avec Slack. Nous créons des espaces de travail pour chaque cours qui en a besoin, et nous y transférons les inscriptions. Ainsi, lorsque les annonces sont publiées, nous transférons également ces inscriptions vers Slack. Tout est donc prêt et configuré. Les utilisateurs n'ont rien à faire, tout est prêt lorsqu'ils veulent l'utiliser. Nous voulions leur faciliter la tâche autant que possible. Nous avons donc dû nous adapter rapidement et ajouter une nouvelle intégration.

Dayle Hall :

Je pense que, alors que beaucoup de gens se préoccupaient probablement de la pandémie, vous aviez plusieurs mois d'avance en vous disant : « Bon, cela pourrait avoir un impact. Que faisons-nous ? » Et vous avez alors commencé à chercher à mettre en place ces outils. Maintenant que vous recommencez à travailler, ces outils sont-ils toujours aussi utiles ? Les utilisez-vous toujours ? C'est simplement une autre façon de travailler. Rien n'a été vain, en quelque sorte.

Julia Keller :

Je ne pense pas que quoi que ce soit ait été particulièrement inutile. Je pense que beaucoup d'efforts ont été déployés. Par exemple, l'une des tâches les plus importantes à laquelle je n'ai pas participé directement, mais que notre équipe informatique a entreprise, consistait à fournir du matériel aux gens afin qu'ils puissent participer. Il s'agissait donc d'envoyer des ordinateurs portables, des hotspots et du matériel à proprement parler aux gens. Je ne pense pas que Slack va continuer. Je pense que son utilisation ne fait que croître. Les gens l'apprécient. Les étudiants l'apprécient. Je pense que cela va continuer.

Maintenant, avec un peu de chance, lorsque nous serons sortis de la pandémie, nous serons tous de retour en présentiel à Smith. Tous les cours sont dispensés en présentiel. Nous proposons ce qu'on appelle une éducation très axée sur le lieu. Il est donc très important, d'un point de vue institutionnel, d'être présent à Smith, sur le campus et dans les salles de classe.

Dayle Hall :

Oui, je suis d'accord. J'ai deux enfants, un de 11 ans et un de 14 ans, et je suis très heureuse qu'ils soient à l'université et qu'ils travaillent, car je dois vous dire que c'était un véritable cauchemar.

Julia Keller :

J'étais reconnaissante d'avoir un enfant de 18 ans qui ne me demandait pas grand-chose.

Dayle Hall :

Nous avons évoqué le fait que vous gériez également les données relatives aux tests COVID. Est-ce exact ? Eh bien, beaucoup d'autres écoles ont externalisé cette tâche.

Julia Keller :

Je ne sais pas trop, nous avons discuté avec beaucoup d'autres écoles pour savoir comment elles géraient cela. Mais en ce qui concerne les données des tests, nous avons effectué nos tests par l'intermédiaire du Broad Institute à Boston. Ils disposent d'un produit qui est en quelque sorte rattaché à leur programme de tests et que nous utilisons pour charger et gérer les données. Nous extrayons les données de ce système pour notre tableau de bord COVID. Tout cela se fait via un pipeline que nous avons créé pour agréger les données et les transmettre au tableau de bord de notre site web afin d'afficher les incidents et autres informations.

La principale mesure que nous avons prise concernant les données relatives à la COVID consiste à charger les données de notre fournisseur de tests dans Workday. Nous continuons donc à proposer deux tests par semaine à tout le monde, des tests asymptomatiques deux fois par semaine, à toutes les personnes présentes sur le campus. Nous avons donc géré la conformité à cette mesure au cours des deux dernières années. Ces deux années ont été intenses.

Dayle Hall :

Oui, oui. Je n'en doute pas. Vous avez dit que cela avait été intense pour tout le monde. Comme je l'ai dit, je sais que nous avons un certain nombre d'établissements d'enseignement supérieur, d'universités, etc. Cela a certainement été un défi de taille pour toutes vos organisations. Passons maintenant à la mise en œuvre de Workday Student. Vous avez joué un rôle déterminant dans ce projet. Je pense que c'est là la définition même de la transformation numérique. Pourriez-vous nous en dire un peu plus sur Workday Student ?

Julia Keller :

Workday Student est notre nouveau système d'information sur les étudiants. Il devrait donc prendre en charge toutes les fonctions administratives liées aux étudiants, du conseil à l'octroi des diplômes, en passant par l'inscription aux cours, etc. Sans oublier la facturation, bien sûr, et tous les autres aspects. C'est un produit très complet. Pour vous donner une idée, nous utilisions Banner Student depuis 1994. C'est un changement important. Cela fait longtemps. C'est un changement important. Tout à fait. Mais l'inscription s'est déroulée de manière incroyablement fluide. Je pense que les gens s'habituent vraiment au nouveau produit. 

Workday excelle dans certains domaines. Il y a encore des aspects à améliorer, qui relèvent davantage, selon moi, du domaine technique que de celui de l'utilisateur. En ce qui concerne leurs modèles de données, si je devais parler à quelqu'un qui s'apprête à utiliser Workday Student, je dirais que les modèles de données ne sont pas ce à quoi on pourrait s'attendre. C'est un produit en constante évolution. Vous devrez peut-être manipuler davantage les données pour qu'elles fonctionnent comme vous le souhaitez.

Dayle Hall :

Oui. Parlez-moi un peu de ces données et des autres sources de données que vous utilisez. Je sais que vous utilisez SnapLogic. Pourquoi est-il important de rassembler toutes ces informations afin d'améliorer vos résultats en matière de recrutement ou de mieux comprendre la population étudiante ?

Julia Keller :

Nous entamons donc le deuxième cycle dans Workday Student. Nous avons commencé notre cycle de production dans Workday Student en inscrivant pour la première fois nos étudiants de l'automne dans Workday. Nos étudiants qui entraient à l'automne 2021 ont donc été inscrits en juin dernier. Dans environ deux semaines, nous allons inscrire les étudiants de l'automne 2022 dans Workday.

Il s'agit donc de notre deuxième entrée dans notre deuxième cycle de données dans Workday. Cela permet aux étudiants de faire toute leur intégration, de commencer à s'inscrire, de commencer à se faire conseiller, de commencer à faire toutes ces bonnes choses qu'ils font. Cela répond-il à votre question ? C'est une réponse partielle en tout cas. Je suis désolé. Je crois que je me suis perdu.

Dayle Hall :

Oui. Écoutez, nous avons des types de clients très différents. Mais ce que nous entendons souvent, c'est : « Nous ne parvenons pas à rassembler nos données. Nous ne pouvons pas... Il ne s'agit pas de les visualiser, mais plutôt d'en tirer des informations utiles. Et je pense que, qu'il s'agisse d'une université ou même d'une grande entreprise, les silos de données deviennent un problème. L'une des questions que j'aime poser à nos invités est : qu'avez-vous fait en interne ? Pas seulement au niveau des systèmes, mais comment avez-vous réussi à briser ces silos de données ?

Comment réagiriez-vous si quelqu'un écoutant ce podcast se disait : « D'accord, j'ai besoin d'un outil d'intégration utilisant certains de ces autres systèmes. Mais comment parvenir à briser ces silos de données, non seulement avec les systèmes SnapLogic, mais aussi avec les organisations ? Comment rassembler ces personnes ? »

Julia Keller :

C'est un travail continu. Et l'une des façons dont nous y parvenons est grâce à la structure que nous avons mise en place autour de notre équipe chargée du programme Workday. Notre équipe Workday comprend des représentants fonctionnels de tous les domaines concernés par le projet Workday. Elle comprend également certaines personnes qui sont en quelque sorte adjacentes. Par exemple, notre développement dans le domaine des relations avec les anciens élèves ne se fait pas dans Workday, mais il dépend certainement des données provenant de Workday. Ils participent donc également au programme Workday. Et toute la gestion du changement pour Workday se fait par ce biais. Les tests et les lancements s'y font également.

Nous avons un groupe de rédaction de rapports qui travaille ensemble à la définition des données et des calculs. Encore une fois, c'est un travail en cours. Mais je pense que ce sont vraiment ces structures autour de la gestion du changement qui font la différence. Nous avons un comité exécutif et un comité directeur auxquels vous pouvez vous adresser si vous avez besoin de régler un problème transversal. Je pense donc que ces structures ont joué un rôle très important dans la réussite de notre projet. Et aussi le fait que tous les cadres supérieurs se soient mobilisés et se soient engagés à fond pour mener à bien ce projet.

Dayle Hall :

Oui. Je pense que dans le cadre de grands projets comme celui-ci, on entend souvent dire que nos initiatives de transformation numérique échouent. Et je pense qu'une partie du problème vient du fait que beaucoup de ces organisations n'ont pas vraiment défini ce qu'est réellement leur transformation numérique. À quoi cela ressemble-t-il ? Vous aviez un projet ERP. Vous aviez Workday Student. Vous aviez donc quelque chose de tangible qui s'inscrivait dans ce cadre.

Et je pense que c'est un défi auquel est confronté le secteur informatique aujourd'hui. Même les directeurs informatiques, des personnes comme vous, à moins que vous ne puissiez définir clairement ce qu'est un projet, quel est le résultat attendu de la transformation numérique, je ne pense pas que votre projet pourra aboutir, car vous n'avez pas vraiment défini ce qu'est le succès.

Julia Keller :

Oui. Notre initiative de transformation comprenait plusieurs projets, dont la transformation ERP. Il y en a d'autres, comme le projet de voix sur IP et quelques autres auxquels j'ai moins participé. Il y a aussi des projets liés au réseau auxquels je participe moins. Mais ils font tous partie d'une mission plus large visant à améliorer le fonctionnement des technologies au Smith College.

Dayle Hall :

Oui. Comme je l'ai déjà dit, c'est exactement pour cela que nous sommes là pour vous aider. Mais allons plus loin et élargissons un peu notre réflexion pour parler de l'enseignement supérieur. J'ai quelques questions à ce sujet, mais commençons par celle-ci. Quelle est la plus grande idée fausse que les gens peuvent avoir sur le fait de travailler dans une organisation de type enseignement supérieur par rapport à une entreprise à but lucratif, de type B2B ou B2C ? Selon vous, quelles sont les idées fausses que certaines personnes peuvent avoir ?

Julia Keller :

Oh là là. Hum. Intéressant. Je travaille dans l'enseignement supérieur depuis si longtemps que je ne suis pas sûr d'avoir une perspective extérieure. Je peux vous dire quelque chose d'intéressant sur le travail dans l'enseignement supérieur, c'est que je pense que chaque type d'entreprise dans chaque environnement a sa propre culture. Et même chaque institution a sa propre culture. Et je pense que chez Smith, dans notre culture opérationnelle en tout cas, nous accordons de l'importance à la prise de décision décentralisée et à la capacité de collaborer, tout comme nous le faisons avec...

Nous organisons de nombreuses réunions où nous discutons de la manière dont nous pouvons améliorer les choses. Comment pouvons-nous envisager cela d'un point de vue institutionnel plutôt que d'un point de vue fonctionnel cloisonné ? Je pense que c'est un domaine dans lequel nous progressons. Et je serais intéressé de connaître le point de vue extérieur à l'enseignement supérieur, car je pense que je suis ici depuis trop longtemps. Je ne suis pas sûr de bien comprendre cela.

Dayle Hall :

D'après les conversations que j'ai eues avec certains de nos clients, je pense qu'il existe une perception selon laquelle vous ne rencontrez pas le même type de défis, ce qui est, à mon avis, tout à fait faux. Je pense que l'impact des universités et des collèges est direct sur la vie des gens, sur leur éducation, ce qui ne signifie pas pour autant qu'une entreprise B2B n'ait pas les mêmes préoccupations.

Mais lorsque vous essayez de prendre soin des étudiants et que la COVID survient, etc., vous devez composer avec le psychisme des gens et ce qu'ils ressentent au quotidien. Et vous essayez de simplifier leur expérience à l'université. Il n'y a rien de pire que d'attendre les résultats d'un examen ou ses notes ou [inaudible 00:25:56].

Julia Keller :

Il y a clairement une certaine intensité autour des périodes de l'année qui n'existerait peut-être pas ailleurs. Nous avons donc toute cette intensité vers la fin du trimestre. Nous avons ce que nous appelons des périodes calmes, pendant lesquelles nous essayons de ne pas apporter de modifications aux systèmes pendant la semaine des examens, car cela pourrait perturber et contrarier les gens. Nous veillons donc à maintenir la stabilité et la structure pendant cette période, et nous faisons très attention à ce que nous faisons en raison de cette sensibilité.

Dayle Hall :

Je pense également que le Smith College, par exemple, met davantage l'accent sur la création d'une communauté et la mise en relation des personnes, ce qui est tout aussi important à mes yeux. Voyons les choses ainsi. Si vous conseillez quelqu'un qui s'apprête à se lancer dans ce qu'il décrit comme une grande initiative de transformation numérique et que vous lui transmettez tout ce que vous avez appris.

Si je vous demandais quel conseil vous leur donneriez, qu'il s'agisse d'un établissement d'enseignement ou non, par où leur diriez-vous de commencer ? Et quels pièges leur signaleriez-vous en leur disant : « Oh, voici quelque chose que nous avons appris très rapidement, essayez d'éviter cela. » De quoi s'agirait-il ?

Julia Keller :

Je vais commencer par un piège à éviter, qui consiste à ne pas sous-estimer la volatilité des données dans tout processus de changement. Il est très facile d'aborder la mise en œuvre ou tout autre processus impliquant une conversion importante de données vers un nouveau système de la même manière que vous aborderiez une intégration traditionnelle. Mais les données avec lesquelles vous travaillez ne sont pas stables. En réalité, elles n'existent pas encore à bien des égards. C'est quelque chose que j'ai sous-estimé. Cela a vraiment été un défi en termes de réalisation. Et la façon dont nous avons abordé cela a été de dire : « Faisons-le pour l'instant, faisons-le suffisamment pour ce cycle, puis nous y reviendrons. »

Mais pour l'instant, nous sommes dans une phase de stabilisation et nous revenons sur tout le travail que nous avons accompli ces deux dernières années pour mettre en œuvre certaines choses. Nous nous disons : « Bon, cela a fonctionné pendant le premier mandat, mais nous sommes maintenant dans le deuxième mandat et dans la deuxième année. Que devons-nous faire pour stabiliser et rationaliser l'intégration, compte tenu de ce que nous savons aujourd'hui ? Car on ne sait que ce que l'on sait quand on le sait, et il y avait beaucoup de choses que nous ignorions.

Dayle Hall :

Voilà ton mot préféré, volatilité. Volatilité des données. Bien vu.

Julia Keller :

Oui. Je savais que j'y arriverais tôt ou tard.

Dayle Hall :

C'était excellent. C'était excellent, la façon dont vous avez intégré cela. Il est évident que vous avez fait beaucoup de progrès. Vous avez beaucoup avancé, comme vous venez de le mentionner, en stabilisant les données et en les examinant rétrospectivement. Nous disposons désormais de plus de données à exploiter que ce dont nous disposions auparavant. Assurez-vous que tout fonctionne toujours de la même manière.

Quelles sont vos prochaines initiatives ? Au-delà de cela, quelle direction pensez-vous que prendra le Smith College, mais aussi l'enseignement supérieur en général ? Quels sont vos objectifs pour les prochaines années ?

Julia Keller :

J'ai plusieurs choses à dire. Nous sommes en train de transférer la dernière composante de notre ancien système ERP vers Salesforce. Cela s'inscrit dans le cadre de l'extension de notre présence CRM. Ce projet va prendre encore un an, voire 18 mois environ. C'est en quelque sorte notre prochain grand objectif. Parallèlement, nous poursuivons notre travail de stabilisation et nous nous efforçons de normaliser nos meilleures pratiques. Nous avons intégré des éléments très utiles à nos intégrations en tant que composants standard.

Outre la gestion standard des erreurs, nous proposons toujours une option d'audit. Vous pouvez donc exécuter l'intégration, mais elle ne fera rien. Elle vous indiquera simplement ce qu'elle va faire, ce qui facilite l'exécution des derniers cycles de test avant le déploiement. Nous avons également mis en place des revues du système. Nous avons souvent plusieurs intégrations interdépendantes. Ainsi, pour notre système d'aide financière, nous avons probablement huit ou neuf intégrations différentes qui entrent ou sortent de notre système d'aide financière, appelé PowerFAIDS.

Nous avons donc mis tout cela en place au cours des deux dernières années. Mais les choses ont changé pendant la mise en œuvre. Nous sommes donc en train de tout revoir, de les examiner dans leur contexte, de nous assurer que tout s'aligne et que rien ne se heurte ou ne soit égoïste. Cela me permet de réduire le nombre de tickets que nous recevons et l'instabilité du système.

Dayle Hall :

Je comprends. Ce fut une conversation très intéressante. J'aimerais ajouter deux ou trois choses. Après ces conversations et pour les personnes qui écoutent ce podcast, j'aime m'assurer que les gens comprennent certains des points clés dont nous avons parlé et qu'ils peuvent apprendre et intégrer dans leur vie quotidienne.

Quelques éléments que j'ai retenus. Planifiez clairement à l'avance. Même si vous disposez ou pensez disposer d'un ERP, d'un CRM ou d'un autre système important que vous essayez de mettre en œuvre, planifiez à l'avance. Et planifier à l'avance ne signifie pas toujours se contenter de déterminer ce que ce système fera. Mais réfléchissez à l'avance aux données, aux points d'intégration. Et vous avez très gentiment qualifié SnapLogic plateforme . J'adore ça. Je vais utiliser cette expression dans ma vie quotidienne et dans mes fonctions de directeur marketing. J'adore ça.

Quelques autres remarques, dans le bon sens. Assurez-vous de continuer à aller de l'avant, mais revenez toujours en arrière, non seulement pour la mise en œuvre, mais aussi pour la stabilité. Revenez donc en arrière, examinez les données et assurez-vous que vous obtenez toujours ce dont vous avez besoin. Et ma citation préférée était : « La mise en œuvre de votre logiciel ne s'achève jamais vraiment. Vous devez donc revenir en arrière et vous assurer que ce que vous avez initialement mis en place a toujours le même impact. »

Julia Keller :

Je pense que ce que signifie réellement la transformation numérique, c'est qu'elle ne s'arrête jamais. Cela signifie qu'il faut adopter une attitude d'amélioration continue. C'est en quelque sorte ainsi que nous nous sommes retrouvés dans cette situation où nous devons procéder à une transformation massive, car nous avons mis en place Banner en 1994 et nous avons apporté de petites améliorations. Mais nous n'avons pas vraiment poursuivi ces améliorations. Alors faisons-le.

Dayle Hall :

Excellent. Eh bien, écoutez, cette conversation a été très intéressante. Je vous remercie d'avoir été parmi nous aujourd'hui. J'aime toujours terminer en vous laissant le dernier mot et en vous demandant de nous dire pourquoi vous êtes si enthousiaste à l'idée d'être au Smith College, et pourquoi quelqu'un qui écoute cette conversation et qui est intéressé devrait envisager de rejoindre le Smith College.

Julia Keller :

J'adore apprendre de nouvelles choses. J'adore comprendre comment les choses fonctionnent. Et dans le cadre de notre travail, il y a toujours quelque chose à apprendre et à comprendre. Il y a toujours de nouveaux horizons à explorer et des améliorations à apporter. Je suis vraiment ravi d'occuper ce poste qui me permet de participer à cette phase de la mise en œuvre de Workday et de passer à l'étape suivante. C'est très stimulant.

Dayle Hall :

C'est un environnement de travail formidable. Julia, merci de nous avoir accordé votre temps. Nous apprécions votre participation. À tous les autres, merci de nous avoir écoutés et rendez-vous au prochain épisode.