La chiusura del mese è uno dei processi più critici e dolorosi della finanza.
La riconciliazione dei dati contrattuali, dei record CRM e dei sistemi di fatturazione è lenta, manuale e soggetta a errori. Per il nostro team finanziario di SnapLogic, questo significava spendere più di 40 ore al mese per convalidare manualmente i moduli d'ordine dei clienti rispetto ai dati di Salesforce, senza poter contare su un'unica fonte di verità.
Nel secondo episodio della nostra serie di webinarAgentic Builders, ho collaborato con Nicole Houts, Senior Finance Manager, per mostrare come abbiamo affrontato questa sfida costruendo un flusso di lavoro agenziale per la finanza.
I risultati: riduzione del 90% dei tempi di revisione manuale, chiusura mensile più rapida del 30% e recupero del 2% del fatturato annuale.
La sfida finanziaria
Nicole ha raccontato cosa ha dovuto affrontare il nostro team finanziario:
- Riconciliazione manuale tra le opportunità di Salesforce e i contratti PDF archiviati in Box
- Oltre 40 ore al mese sprecate in noiose operazioni di convalida e correzione degli errori.
- Sistemi frammentati senza un'unica fonte di verità per i dati finanziari critici
- Rischio di errore e di perdita di ricavi se ci si affida a controlli manuali
Come ha detto Nicole durante la sessione: "I processi manuali sono sempre soggetti a errori. Questo può portare a una rendicontazione non corretta e persino a una perdita di fatturato, che non è l'ideale per un team finanziario".
L'obiettivo era chiaro: risparmiare tempo, migliorare l'accuratezza e liberare il team finanziario per concentrarsi su attività più strategiche e di alto valore.
Costruire il flusso di lavoro agenziale della Finanza
Per risolvere questo problema, abbiamo progettato un agente finanziario basato sulla piattaforma di integrazione agenziale di SnapLogic. Ecco come l'abbiamo affrontato:
- Interfaccia: Abbiamo costruito l'agente su Streamlit, fornendo un'interfaccia utente semplice e in stile chat agli utenti della finanza per avviare le riconciliazioni, rivedere i risultati e iterare rapidamente.
- Architettura: Il pattern driver-worker di SnapLogic ci ha permesso di orchestrare gli LLM con il contesto aziendale, mantenendo gli umani nel loop quando necessario.
- Strumenti collegati:
- Salesforce per i dati sulle opportunità e sulle entrate
- Scatola per i moduli d'ordine dei clienti
- Output in Excel per i rapporti di riconciliazione
Il flusso di lavoro inizia recuperando le opportunità chiuse e vinte da Salesforce, estraendo i moduli d'ordine associati da Box e riconciliando i dati finanziari chiave. Le discrepanze vengono segnalate immediatamente, i link ai record vengono forniti per una rapida convalida e i risultati possono essere rivisti in Excel o direttamente nell'interfaccia dell'agente.
Punti salienti della demo
Durante la demo dal vivo, abbiamo mostrato la rapidità con cui l'agente è in grado di farlo:
- Recuperare le opportunità di rinnovo da Salesforce e fornire collegamenti diretti ai record
- Riferimenti incrociati ai moduli d'ordine archiviati in Box
- Evidenziare le discrepanze nei dettagli finanziari tra i vari sistemi.
- Generare rapporti di riconciliazione consolidati in Excel per la revisione finale.
Come ha detto Nicole durante la sessione: "Siamo già anni luce avanti rispetto a prima. Il solo fatto di poter vedere le opportunità con i collegamenti e i dati riconciliati in un unico posto ci fa risparmiare molto tempo".
Impatto sul business
I risultati della messa in produzione di questo flusso di lavoro sono stati significativi:
- Riduzione del 90% dei tempi di revisione manuale
- 30% in più di chiusura mensile
- 2% del fatturato annuo recuperato da discrepanze che altrimenti sarebbero state ignorate
Forse altrettanto importante, il team finanziario è passato dal noioso inserimento dei dati all'analisi e al processo decisionale di maggior valore. Automatizzando la riconciliazione, abbiamo restituito tempo alle persone più vicine all'azienda.
Lezioni apprese lungo il percorso
Da questo progetto sono emerse due grandi intuizioni:
- Scavare nei dettagli è essenziale. La progettazione di un agente di successo inizia con una profonda comprensione del processo aziendale e dei punti dolenti. Lavorare a stretto contatto con Nicole e con il team finanziario ci ha aiutato a scoprire le fasi granulari in cui l'automazione poteva fornire il massimo valore.
- Non abbiate paura di sfidare lo status quo. Mentre costruivamo il flusso di lavoro, abbiamo scoperto delle inefficienze nel processo stesso. Snellire e ripensare le fasi non solo ha migliorato l'agente, ma anche l'intera operazione.
E c'è una sorpresa: l'agente non ha solo risparmiato tempo. Ha scoperto mancati introiti. Questo è il tipo di risultato che trasforma un buon progetto in un progetto trasformativo.
Guardare al futuro
La creazione di flussi di lavoro agenziali può intimidire. Da dove si comincia? Come si fa a progettare qualcosa di cui si fidino sia gli utenti aziendali che i team tecnici? Questo progetto ha dimostrato che SnapLogic rende facile fare il primo passo. Collegando fonti di dati critiche come Salesforce e Box, si crea un trampolino di lancio per il successo. Da lì, i flussi di lavoro si evolvono: aggiunta di strumenti, iterazione delle richieste e scalata in produzione.
Questo caso d'uso per la finanza è solo l'inizio. Stiamo già lavorando su altri agenti in tutta la finanza e la contabilità e le opportunità sono molto vaste. Il messaggio più importante è questo: non è necessario far bollire l'oceano per ottenere valore dall'IA. Partite dai dati che avete già, collegateli a SnapLogic e lasciate che l'integrazione agenziale faccia il lavoro pesante.
Se siete curiosi di saperne di più su come costruire il vostro flusso di lavoro agenziale e avete bisogno di ispirazione per iniziare, registratevi al nostro prossimo webinar Agentic Builders o seguite le registrazioni.
