Ogni mese i team finanziari si preparano alla stessa sfida: la temuta chiusura di fine mese. Si tratta di un processo ad alto rischio e ad alta pressione che richiede velocità, precisione e coordinamento tra sistemi che spesso non parlano la stessa lingua. Rivedere i contratti, controllare i record del CRM, convalidare i termini di fatturazione: è un lavoro ripetitivo, che richiede molto tempo e che lascia troppo spazio agli errori umani.
Noi di SnapLogic sapevamo che doveva esserci un modo migliore. Così abbiamo costruito e distribuito il nostro agente di riconciliazione delle entrate utilizzando SnapLogic AgentCreator. Da qualche tempo è in produzione e sta aiutando il nostro team finanziario a chiudere i conti più velocemente, a ridurre le revisioni manuali e a recuperare le entrate mancate.
Questo post fa parte della nostra serie Agents in Action, in cui presentiamo agenti AI reali costruiti con SnapLogic AgentCreator e i potenti risultati che stanno ottenendo. In questa quarta puntata, vi portiamo all'interno dell'agente che sta trasformando il nostro modo di riconciliare le entrate ogni mese.
Guardate l'Agent Showcase per imparare a costruire il vostro agente di riconciliazione delle entrate con SnapLogic AgentCreator.
Il problema della riconciliazione tradizionale
La riconciliazione dei ricavi è un'attività mission-critical e notoriamente dolorosa. I team finanziari hanno il compito di assicurarsi che quanto riportato nel contratto corrisponda a quanto effettivamente presente nel sistema di fatturazione, nel CRM e nell'ERP. Purtroppo, arrivare a questo punto è spesso un processo altamente manuale, che richiede molto tempo e diverse fasi, che implica la ricerca di documenti firmati, la consultazione di fogli di calcolo e la convalida di dettagli importanti riga per riga.
Anche con l'automazione, il processo presenta dei limiti. Strumenti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che convertono i documenti scansionati in testo, hanno difficoltà con i contratti personalizzati e i formati non standard. I sistemi basati su regole sono fragili e si rompono ogni volta che i layout o i formati non corrispondono esattamente.
Il risultato? I team devono passare più tempo a cercare i dati che a usarli, rallentando l'intero processo di chiusura e aumentando il rischio di introdurre errori umani.
Come funziona l'Agente di riconciliazione delle entrate
L'agente è stato costruito con un unico obiettivo: accelerare il processo di riconciliazione senza sacrificare la precisione.
Ecco cosa fa:
- Monitora i repository di archiviazione cloud (come Box) per i nuovi file dei contratti e attiva i flussi di lavoro di elaborazione appropriati.
- Utilizza un LLM per classificare se un documento è un modulo d'ordine standard o un accordo personalizzato.
- Applica il metodo di estrazione più adatto per l'analisi strutturata dei moduli standard o sfrutta la logica guidata dall'intelligenza artificiale per i moduli non strutturati.
- Convalida i dati estratti (ad esempio, numeri di contratto, prezzi, date) con i sistemi CRM ed ERP.
- Esegue un subagente di confronto che analizza i risultati di più metodi di estrazione e determina quale sia il più accurato, in base ai criteri di valutazione incorporati.
- Segnala le discrepanze per la revisione umana prima dell'aggiornamento dei dati.
Questo agente è veloce e flessibile. Essendo costruito con pipeline e strumenti modulari, si adatta a processi aziendali, formati di documenti e modifiche delle fonti di dati diversi.
Costruito per la precisione, progettato per la scala
Non si tratta di un prototipo o di una prova di concetto. Il nostro Agente di Riconciliazione dei Ricavi è attivo e operativo all'interno di SnapLogic e sta già producendo un impatto misurabile sull'azienda:
- Accelerazione delle tempistiche di chiusura di fine mese
- Riduzione del lavoro manuale di revisione dei contratti
- Individuare e correggere tempestivamente gli errori che incidono sulle entrate
- Recupero delle mancate entrate
- Abbiamo liberato il nostro team finanziario per concentrarci su iniziative più strategiche.
Abbiamo iniziato con un obiettivo preciso: eliminare lo sforzo manuale di allineare i termini contrattuali con i dati ERP. Una volta risolto questo problema, è stato facile espandere le funzionalità dell'agente. Poiché tutte le nostre fonti di dati rilevanti erano già collegate e le pipeline erano modulari, le abbiamo rapidamente estese per gestire nuovi tipi di documenti, formati e flussi di lavoro di riconciliazione.
Automatizzando ciò che prima richiedeva ore o giorni di lavoro manuale, l'agente non ha solo migliorato la velocità e l'accuratezza, ma anche la fiducia nei nostri numeri. Con meno discrepanze da rintracciare e più tempo per analizzare i risultati, il nostro team finanziario è meglio equipaggiato per supportare la pianificazione strategica, le previsioni e il processo decisionale esecutivo. È un chiaro esempio di come gli agenti AI vadano oltre l'automazione delle attività per sbloccare una maggiore agilità aziendale.
Portate la chiusura di fine mese nell'era dell'intelligenza artificiale
I team finanziari non dovrebbero passare giorni a scavare nei contratti o a controllare tre volte i dati in sistemi scollegati. E i ricavi non dovrebbero essere a rischio a causa di un errore umano o di un'automazione obsoleta.
Con Snaplogic AgentCreator, è possibile creare agenti dotati di intelligenza artificiale che riconciliano più velocemente, segnalano le incongruenze e riducono il lavoro manuale, il tutto senza sostituire gli strumenti esistenti o interrompere i processi aziendali. L'agente per la riconciliazione delle entrate è solo un esempio di ciò che è possibile fare.
Ora tocca a voi creare.
Scoprite cos'altro potete costruire nella nostra Vetrina agenti e vedete la potenza dell'Agente di riconciliazione delle entrate in azione.
Siete curiosi di sapere cos'altro potete costruire?
Esplorate esempi reali con la nostra serie Agents in Action e lasciatevi ispirare a diventare AgentCreator.
