Étude de cas

Catalyser la connectivité : SnapLogic alimente la transformation numérique Workday du Rhodes College

Histoire

Rhodes College est une prestigieuse institution d‘arts libéraux située à Memphis, dans le Tennessee. Fondé en 1848, le Rhodes College a une histoire riche et un engagement fort en faveur de l‘excellence académique, de l‘exploration intellectuelle et de l‘engagement communautaire. Il compte plus de 2 070 étudiants et près de 600 employés.

Stacy Pennington, directrice des infrastructures et des applications d'entreprise, mène un projet pluriannuel visant à passer à des applications de services cloud et à abandonner les solutions sur site existantes, ce qui permettra de réduire le nombre de systèmes avec lesquels les étudiants doivent travailler et de moderniser leur infrastructure informatique.

Le défi

SnapLogic est un composant essentiel de l‘ambitieux projet de migration sur cinq ans du Rhodes College visant à passer des systèmes existants à Workday. Ce projet englobe un large éventail de processus critiques, notamment la gestion du cycle de vie des étudiants, les relations avec les anciens élèves, les opérations financières, etc. 

Bien que Workday dispose de nombreuses intégrations natives, l'université disposait de plusieurs autres systèmes non Workday qui nécessitaient des intégrations personnalisées à Workday ou à d'autres systèmes non Workday.

Cela constituait un obstacle majeur pour l'équipe d'intégration, car il n'existait pas toujours d'API facilement disponibles pour connecter leurs systèmes non Workday. L'équipe devait soit recourir à une implémentation tierce coûteuse, soit tenter de créer elle-même des intégrations personnalisées, si cela était possible.

L'équipe chargée de cette migration était composée de seulement six généralistes (un dans les services d'inscription et cinq dans les services d'information). Le recours à un tiers pour coder leurs intégrations personnalisées n'était pas prévu dans le budget. Ils avaient donc besoin d'une plateforme d'intégration facile à utiliser et évolutive plateforme relever leurs défis. C'est pour ces raisons que Pennington et son équipe ont choisi SnapLogic.

La solution

Le Rhodes College a utilisé la plateforme d'intégration intelligente SnapLogic (iPaaS) pour activer une série de pipelines afin de configurer des intégrations et d'automatiser des processus de données qui auraient été impossibles autrement. Cela leur a permis de migrer leurs données de reporting depuis une base de données SQL Server héritée vers Workday Prism à l'aide du Snap SQL Server et du Workday Prism Snap Pack pour l'analyse des données étudiantes.

Ils ont également intégré les systèmes suivants, qui ne sont pas des systèmes Workday, à Workday :

1. Slate (CRM) pour synchroniser les profils des étudiants avec PowerFAIDS à l'aide d'une requête REST GET et de SQL Server Snaps, afin que les nouveaux étudiants puissent bénéficier d'une aide financière.

2. Importation des notes AP (Advanced Placement) des étudiants dans Slate à l'aide des modules File Reader, PGP Decrypt et File Writer Snaps.
3. Synchronisez les dossiers actuels des étudiants depuis Workday vers PowerFAIDS (aide financière) afin de maintenir la synchronisation entre les deux systèmes, à l'aide d'un Snap File Reader pour accéder à un rapport Workday et écrire des données à l'aide du Snap SQL Server.

4. Provisionnez automatiquement les nouveaux employés dès leur création dans Workday à l'aide du Snap Pack Active Directory et du Snap Pack Workday.

5. Combinez les données provenant de deux systèmes différents (Workday et le logiciel d'impression de cartes d'identité Episuite) à l'aide des snaps REST GET et SQL Server, ainsi que des snaps JSON Splitter, CSV Formatting et SFTP pour écrire les données dans Transact (anciennement Blackboard Transact pour le service de paiement des repas des étudiants).
6. Synchronisez les données de Workday vers une application de centre de conseil existante (Titanium Schedule) à l'aide des snaps File Read et SQL Server.
7. Facilitez le transfert de données entre les systèmes grâce à Transact (anciennement Blackboard Transact), que le Rhodes College utilise pour les paiements à la cafétéria et les mesures antivol, afin de garantir une intégration fluide et un traitement adéquat des ajouts et suppressions de données dans Transact.

Résultats de l'entreprise

Avec l'aide de SnapLogic, le Rhodes College a mené à bien son projet de migration vers Workday en seulement trois mois, avec seulement six généralistes. Ils ont acquis la capacité fondamentale d'intégrer des systèmes non Workday à Workday sans avoir besoin d'un savoir-faire expert en matière d'intégration. 

Le Rhodes College a modernisé son système de planification des programmes d'études et répondu à la demande de cours en intégrant les données relatives aux choix de cours des étudiants dans Workday Prism afin de générer des rapports intelligents. 

Cette fonctionnalité permet aux étudiants de planifier leur emploi du temps en fonction de leurs activités sportives ou extrascolaires et garantit à l'université de disposer d'un nombre suffisant de places pour les cours souhaités. Cette modernisation a amélioré l'expérience des étudiants et leur permet de s'inscrire aux cours dont ils ont besoin pour obtenir leur diplôme. 

Pennington a souligné comment SnapLogic a permis à son équipe de transformer l'expérience des étudiants. 

Conclusion

Grâce aux capacités d'intégration de SnapLogic, l'université rationalise efficacement le flux de données, connecte des systèmes disparates et assure une transition en douceur vers Workday. Ce projet à long terme souligne l'engagement du Rhodes College à moderniser et optimiser ses opérations tout en tirant parti de SnapLogic comme catalyseur clé pour une migration et une intégration réussies du système avec un personnel limité.

SnapLogic est le composant clé qui permet aux systèmes non Workday de s'intégrer à Workday.