Caso di studio

Catalizzare la connettività: SnapLogic alimenta la trasformazione digitale Workday del Rhodes College

Retroscena

Il Rhodes College è una prestigiosa istituzione di arti liberali situata a Memphis, nel Tennessee. Fondato nel 1848, il Rhodes College vanta una ricca storia e un forte impegno per l'eccellenza accademica, l'esplorazione intellettuale e l'impegno nella comunità. Conta oltre 2.070 studenti e quasi 600 dipendenti.

Stacy Pennington, Direttore delle infrastrutture e delle applicazioni aziendali, sta guidando un progetto pluriennale volto a passare ad applicazioni di servizi cloud e ad abbandonare le soluzioni legacy on-premise, il che ridurrà il numero di sistemi con cui gli studenti devono lavorare e modernizzerà la loro infrastruttura IT.

La sfida

SnapLogic è un componente fondamentale dell'ambizioso progetto quinquennale di migrazione del Rhodes College per passare dai sistemi legacy a Workday. Questo progetto comprende un'ampia gamma di processi critici, tra cui la gestione del ciclo di vita degli studenti, le relazioni con gli ex alunni, le operazioni finanziarie e altro ancora. 

Sebbene Workday disponga di numerose integrazioni native, il college utilizzava diversi altri sistemi non Workday che richiedevano integrazioni personalizzate con Workday o altri sistemi non Workday.

Questo rappresentava un ostacolo importante per il team di integrazione, poiché non sempre erano disponibili API pronte all'uso che collegassero i loro sistemi non Workday. Il team doveva quindi affidarsi a costose implementazioni di terze parti o tentare di creare integrazioni personalizzate, se possibile.

Il team responsabile di questa migrazione era composto da soli 6 generalisti (1 nei servizi di iscrizione, 5 nei servizi informativi). Ricorrere a terzi per codificare le integrazioni personalizzate non rientrava nel budget, quindi era necessaria una piattaforma di integrazione facile da usare e scalabile per affrontare le sfide. Pennington e il suo team hanno scelto SnapLogic proprio per questi motivi.

La soluzione

Il Rhodes College ha utilizzato la piattaforma di integrazione intelligente SnapLogic (iPaaS) per attivare una serie di pipeline volte a configurare integrazioni e automatizzare processi di elaborazione dati che altrimenti non sarebbero stati possibili. Ciò ha consentito loro di migrare i dati di reporting da un database SQL Server legacy a Workday Prism utilizzando SQL Server Snap e Workday Prism Snap Pack per l'analisi dei dati relativi agli studenti.

Hanno inoltre integrato i seguenti sistemi non Workday con Workday:

1. Slate (CRM) per sincronizzare i profili degli studenti con PowerFAIDS utilizzando REST GET e SQL Server Snaps, in modo che gli studenti in arrivo possano essere inseriti nei pacchetti di aiuti finanziari.

2. Importazione dei punteggi AP (Advanced Placement) degli studenti in Slate utilizzando gli snap File Reader, PGP Decrypt e File Writer.
3. Sincronizza i dati attuali degli studenti da Workday a PowerFAIDS (aiuti finanziari) per mantenere entrambi i sistemi sincronizzati, utilizzando uno Snap File Reader per accedere a un report Workday e scrivere i dati utilizzando lo Snap SQL Server.

4. Provisioning automatico dei nuovi dipendenti al momento della creazione in Workday utilizzando Active Directory Snap Pack e Workday Snap Pack.

5. Combina i dati provenienti da due sistemi diversi (Workday e il software di stampa delle tessere identificative Episuite) utilizzando REST GET e SQL Server Snaps, nonché JSON Splitter, CSV Formatting e SFTP Snaps per scrivere i dati su Transact (precedentemente noto come Blackboard Transact per il servizio di pagamento dei pasti degli studenti).
6. Sincronizza i dati da Workday a un'applicazione legacy del centro di consulenza (Titanium Schedule), utilizzando File Read e SQL Server Snaps.
7. Facilitare il trasferimento dei dati tra i sistemi con Transact (precedentemente noto come Blackboard Transact), utilizzato dal Rhodes College per i pagamenti nella mensa e le misure antifurto, al fine di garantire una perfetta integrazione e la corretta gestione degli incrementi e delle rimozioni dei dati da Transact.

Risultati aziendali

Con l'aiuto di SnapLogic, il Rhodes College ha intrapreso il progetto di migrazione a Workday con solo 6 generalisti in 3 mesi. Ha acquisito la capacità fondamentale di integrare sistemi non Workday in Workday senza bisogno di competenze specialistiche in materia di integrazione. 

Il Rhodes College ha modernizzato il proprio sistema di programmazione dei corsi di studio e ha risposto alla domanda di corsi integrando i dati relativi alla scelta dei corsi da parte degli studenti in Workday Prism per la creazione di report intelligenti. 

Questa funzionalità consente agli studenti di pianificare i propri orari in base agli impegni sportivi/extracurriculari e garantisce al college un numero sufficiente di posti disponibili per i corsi desiderati. Questa modernizzazione ha migliorato l'esperienza degli studenti e garantisce che essi si iscrivano ai corsi necessari per laurearsi. 

Pennington ha sottolineato come SnapLogic abbia consentito al suo team di cambiare l'esperienza degli studenti. 

Conclusione

Grazie alle funzionalità di integrazione di SnapLogic, il college sta semplificando in modo efficace il flusso di dati, collegando sistemi disparati e garantendo una transizione fluida a Workday. Questo progetto a lungo termine sottolinea l'impegno del Rhodes College a modernizzare e ottimizzare le proprie operazioni, sfruttando SnapLogic come fattore chiave per il successo della migrazione e dell'integrazione dei sistemi con personale limitato.

SnapLogic è il componente chiave che consente l'integrazione dei sistemi non Workday in Workday.