Fallstudie

Katalysator für Konnektivität: SnapLogic treibt die digitale Transformation von Workday am Rhodes College voran

Hintergrundgeschichte

Das Rhodes College ist eine angesehene Hochschule für freie Künste in Memphis, Tennessee. Das 1848 gegründete Rhodes College blickt auf eine reiche Geschichte zurück und engagiert sich stark für akademische Exzellenz, intellektuelle Erkundung und gesellschaftliches Engagement. Es hat über 2.070 Studenten und fast 600 Mitarbeiter.

Stacy Pennington, Direktorin für Infrastruktur und Unternehmensanwendungen, leitet ein mehrjähriges Projekt zur Umstellung auf cloudbasierte Serviceanwendungen und zur Abkehr von älteren lokalen Lösungen, wodurch die Anzahl der Systeme, mit denen die Studierenden arbeiten müssen, reduziert und die IT-Infrastruktur modernisiert wird.

Die Herausforderung

SnapLogic ist ein wichtiger Bestandteil des ehrgeizigen, auf fünf Jahre angelegten Migrationsprojekts des Rhodes College zur Umstellung von Altsystemen auf Workday. Dieses Projekt umfasst ein breites Spektrum an kritischen Prozessen, darunter die Verwaltung des Lebenszyklus von Studenten, die Beziehungen zu Ehemaligen, Finanzvorgänge und vieles mehr. 

Obwohl Workday über viele native Integrationen verfügt, hatte das College mehrere andere Nicht-Workday-Systeme, die benutzerdefinierte Integrationen mit Workday oder anderen Nicht-Workday-Systemen erforderten.

Dies stellte für das Integrationsteam ein großes Hindernis dar, da nicht immer APIs zur Verfügung standen, die ihre Nicht-Workday-Systeme miteinander verbanden. Das Team war entweder auf eine kostspielige Implementierung durch Dritte angewiesen oder versuchte, selbst benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen, sofern dies überhaupt möglich war.

Das für diese Migration zuständige Team bestand aus nur sechs Generalisten (ein Mitarbeiter im Bereich Immatrikulation, fünf im Bereich Informationsdienste). Die Beauftragung eines Drittanbieters mit der Programmierung der benutzerdefinierten Integrationen war nicht im Budget vorgesehen, sodass eine benutzerfreundliche und skalierbare Integrationsplattform benötigt wurde, um die Herausforderungen zu bewältigen. Aus diesen Gründen entschieden sich Pennington und sein Team für SnapLogic.

Die Lösung

Das Rhodes College nutzte die SnapLogic Intelligent Integration Platform (iPaaS), um eine Reihe von Pipelines zu aktivieren, mit denen Integrationen konfiguriert und Datenprozesse automatisiert werden konnten, die sonst nicht möglich gewesen wären. Auf diese Weise konnten die Berichtsdaten aus einer alten SQL Server-Datenbank mithilfe des SQL Server Snap und des Workday Prism Snap Pack für Studentenanalysen zu Workday Prism migriert werden.

Außerdem haben sie die folgenden Nicht-Workday-Systeme in Workday integriert:

1. Slate (CRM) synchronisiert Schülerprofile mit PowerFAIDS mithilfe von REST GET und SQL Server Snaps, sodass neue Schüler für finanzielle Unterstützung registriert werden können.

2. Importieren von AP-Ergebnissen (Advanced Placement) von Schülern in Slate mithilfe der Snaps „File Reader“, „PGP Decrypt“ und „File Writer“.
3. Synchronisieren Sie aktuelle Studentendaten aus Workday mit PowerFAIDS (Finanzhilfe), um beide Systeme auf dem gleichen Stand zu halten. Verwenden Sie dazu einen File Reader Snap, um einen Workday-Bericht abzurufen, und schreiben Sie Daten mit dem SQL Server Snap.

4. Neue Mitarbeiter werden bei ihrer Erstellung in Workday mithilfe des Active Directory Snap Packs und des Workday Snap Packs automatisch bereitgestellt.

5. Kombinieren Sie Daten aus zwei verschiedenen Systemen (Workday und Episuite ID-Kartendrucksoftware) mithilfe von REST GET und SQL Server Snaps sowie JSON Splitter, CSV Formatting und SFTP Snaps, um Daten in Transact (früher Blackboard Transact für den Zahlungsdienst für Studentenmahlzeiten) zu schreiben.
6. Synchronisieren Sie Daten aus Workday mit einer älteren Beratungszentrumsanwendung (Titanium Schedule) mithilfe von File Read und SQL Server Snaps.
7. Erleichtern Sie den Datenaustausch zwischen Systemen mit Transact (früher bekannt als Blackboard Transact), das das Rhodes College für Zahlungen in der Cafeteria und Diebstahlschutzmaßnahmen nutzt, um eine reibungslose Integration und die ordnungsgemäße Verarbeitung von Datenzugängen und -abgängen aus Transact sicherzustellen.

Geschäftsergebnisse

Mit Hilfe von SnapLogic hat das Rhodes College sein Workday-Migrationsprojekt mit nur 6 Generalisten in 3 Monaten durchgeführt. Sie haben die grundlegende Fähigkeit erschlossen, Nicht-Workday-Systeme in Workday zu integrieren, ohne dass dafür spezielles Integrations-Know-how erforderlich war. 

Das Rhodes College hat sein System zur Erstellung von Stundenplänen modernisiert und die Nachfrage nach Kursen berücksichtigt, indem es die Daten zur Kursauswahl der Studierenden in Workday Prism integriert hat, um intelligente Berichte zu erstellen. 

Diese Funktion ermöglicht es den Studierenden, ihre Stundenpläne auf der Grundlage ihrer Sport-/außerschulischen Aktivitäten zu planen, und stellt sicher, dass die Hochschule über genügend Plätze für die gewünschten Kurse verfügt. Diese Modernisierung hat das Studienerlebnis verbessert und stellt sicher, dass sich die Studierenden für die Kurse einschreiben, die sie für ihren Abschluss benötigen. 

Pennington hat betont, wie SnapLogic seinem Team ermöglicht hat, die Erfahrungen der Studierenden zu verändern. 

Schlussfolgerung

Mit den Integrationsfunktionen von SnapLogic optimiert das College den Datenfluss, verbindet unterschiedliche Systeme miteinander und gewährleistet einen reibungslosen Übergang zu Workday. Dieses langfristige Projekt unterstreicht das Engagement des Rhodes College, seine Abläufe zu modernisieren und zu optimieren und dabei SnapLogic als wichtigen Faktor für eine erfolgreiche Systemmigration und -integration mit begrenztem Personal einzusetzen.

SnapLogic ist die Schlüsselkomponente, die die Integration von Nicht-Workday-Systemen in Workday ermöglicht.