Défis communs en matière de données pour les établissements d‘enseignement supérieur et conseils pour la modernisation

David Liu
8 minutes de lecture

Nous revenons d‘une nouvelle expérience enrichissante à la conférence annuelle de NERCOMP. Le NorthEast Regional Computing Program (NERCOMP) s‘associe à EDUCAUSE pour réunir des professionnels de l‘informatique, des enseignants, des chercheurs, des étudiants et des institutions afin qu‘ils s‘engagent, travaillent en réseau et apprennent de leurs expériences respectives pour faire progresser l‘innovation et le leadership dans l‘enseignement supérieur. L‘événement avait pour objectif de combler le fossé entre les personnes et la technologie, afin de construire des établissements d‘enseignement plus solides et plus durables. 

L‘un des éléments les plus importants pour combler ce fossé est l‘intégration des données et des systèmes. Cependant, l‘intégration des données et des applications pour les établissements d‘enseignement supérieur présente souvent plusieurs défis en raison de la nature complexe de l‘environnement universitaire et de la diversité des systèmes et des parties prenantes impliquées. 

Dans le sillage des serveurs vieillissants et des logiciels sur site, de nombreuses institutions se retrouvent aux prises avec des coûts de maintenance élevés, des intégrations complexes et un manque d‘expertise. Examinons quelques-uns des défis les plus courants en matière de données pour les établissements d‘enseignement supérieur.

Défis communs en matière de données dans l‘enseignement supérieur

1. Diversité des systèmes et des sources de données : Les établissements d‘enseignement supérieur utilisent généralement un large éventail de systèmes et d‘applications pour gérer diverses fonctions telles que l‘information sur les étudiants, les admissions, l‘aide financière, les ressources humaines et la gestion de l‘apprentissage. L‘intégration des données provenant de ces systèmes disparates peut s‘avérer difficile en raison des différences de formats, de structures et de protocoles de données.

2. Silos de données : les silos de données sont courants dans les établissements d‘enseignement supérieur, où différents départements ou unités gèrent des bases de données et des systèmes distincts qui ne sont pas facilement accessibles ou intégrés. Cette fragmentation des données rend difficile l‘obtention d‘une vue d‘ensemble des étudiants, des enseignants, des cours et des performances de l‘établissement.

3. Les technologies anciennes : De nombreux établissements d‘enseignement supérieur s‘appuient sur des systèmes existants qui peuvent être obsolètes, rigides ou incompatibles avec les technologies d‘intégration modernes. L‘intégration des données provenant de ces systèmes peut être complexe et prendre du temps, nécessitant un développement personnalisé et une coordination minutieuse avec les propriétaires des systèmes.

4. Conformité réglementaire : Les établissements d‘enseignement supérieur sont soumis à diverses exigences réglementaires liées à la protection de la vie privée des étudiants, à l‘aide financière, à l‘accréditation et à l‘établissement de rapports. Garantir la conformité à ces réglementations tout en intégrant des données provenant de sources multiples nécessite une planification minutieuse, une gouvernance des données et des mesures de sécurité.

5. Qualité et cohérence des données : Le maintien de la qualité et de la cohérence des données est un défi important dans les efforts d‘intégration des données. Les établissements d‘enseignement supérieur peuvent rencontrer des problèmes tels que des enregistrements en double, des formats de données incohérents et des informations incomplètes ou inexactes, qui peuvent entraver la prise de décision et l‘efficacité opérationnelle.

6. Interopérabilité : L‘interopérabilité entre les différents systèmes et applications est essentielle pour l‘échange de données et l‘automatisation du flux de travail. Toutefois, des problèmes d‘interopérabilité peuvent survenir en raison des différences entre les architectures des systèmes, les API et les normes de données, ce qui nécessite un mappage et une transformation minutieux des données.

7. Collaboration des parties prenantes : Une intégration réussie des données dans les établissements d‘enseignement supérieur nécessite la collaboration et l‘adhésion de diverses parties prenantes, notamment les administrateurs, les enseignants, le personnel, les étudiants et les professionnels des technologies de l‘information. Aligner les priorités, résoudre les conflits et veiller à ce que les efforts d‘intégration répondent aux besoins de toutes les parties prenantes peut s‘avérer difficile.

8. Contraintes en matière de ressources : Les établissements d‘enseignement supérieur sont souvent confrontés à des contraintes de ressources, notamment un budget, un personnel informatique et une expertise limités. La mise en œuvre de solutions d‘intégration de données peut nécessiter des investissements importants en matière de technologie, d‘infrastructure, de formation et d‘assistance, qui peuvent être difficiles à justifier face à des priorités concurrentes.

Pour relever ces défis, il faut adopter une approche globale comprenant une planification stratégique, l‘engagement des parties prenantes, la gouvernance des données, l‘investissement dans des technologies d‘intégration modernes et un engagement en faveur de l‘amélioration continue. 

Les réussites de la modernisation dans l‘enseignement supérieur

Le passage des systèmes existants aux applications modernes cloud est une transformation cruciale pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs opérations, à améliorer leur efficacité et à adopter l‘innovation numérique. 

Voici quelques exemples concrets d‘organisations qui se lancent dans la modernisation, en s‘appuyant sur une intégration moderne plateforme, des stratégies de migration des données et des écosystèmes d‘API pour se propulser dans l‘ère numérique.

Migration des données vers le cloud

Skidmore College s‘était appuyé sur des serveurs et des logiciels vieillissants hébergés sur place pour alimenter ses systèmes les plus essentiels. Cette infrastructure entraînait non seulement des coûts de maintenance élevés, mais devenait également de plus en plus difficile à gérer. Les systèmes existants sur lesquels ils s‘appuyaient avaient des intégrations notoirement complexes, ne disposaient pas de la documentation appropriée pour le dépannage et nécessitaient une expertise qu‘il était difficile d‘obtenir pour la modernisation. 

L‘intégration de SnapLogic plateforme a remplacé la saisie et le traitement manuels des données par des opérations automatisées. Le site plateforme a facilité l‘extraction, la transformation et le chargement de données provenant de diverses sources, ouvrant la voie à une nouvelle ère de disponibilité des données en temps réel et réduisant considérablement les erreurs manuelles. Les systèmes obsolètes et encombrants ont été transformés en entités efficaces et réactives. 

Grâce à une intégration moderne ( plateforme), le Skidmore College a bénéficié des avantages suivants :

  • Intégration entre les plates-formes étudiantes et les systèmes opérationnels
  • Migration de son infrastructure sur site vers Oracle Cloud 
  • Rationaliser les processus essentiels pour les étudiants, notamment les admissions, les inscriptions, les paiements des frais de scolarité et les identifiants. 

"Le produit est très intuitif et nous avons pu certifier 4 développeurs en quelques semaines.

Directeur adjoint du développement des applications, systèmes d‘entreprise

Modernisation des systèmes existants

Le Rhodes College s‘est lancé dans un ambitieux projet de migration sur cinq ans pour passer des systèmes existants à Workday. Le projet englobait un large éventail de processus critiques, notamment la gestion du cycle de vie des étudiants, les relations avec les anciens élèves, les opérations financières, etc. Bien que Workday dispose de nombreuses intégrations natives, l‘université disposait de plusieurs autres systèmes non Workday qui nécessitaient des intégrations personnalisées à Workday ou à d‘autres systèmes non Workday. 

C‘était un obstacle majeur pour l‘équipe d‘intégration, car il n‘y avait pas toujours d‘API facilement disponibles pour connecter les systèmes autres que Workday. L‘équipe devait soit dépendre d‘une implémentation tierce coûteuse, soit créer elle-même les intégrations personnalisées, si tant est que cela soit possible.

SnapLogic a aidé Rhodes College :

  • Réduire de 22 à 1 le nombre de systèmes ERP et SIS existants sur site
  • Débloquez des analyses pour les mesures commerciales, le financement des cours pour les étudiants, les paiements à la cafétéria pour les étudiants, etc.
  • Économiser 50 % sur les coûts par rapport à l‘embauche d‘un partenaire de mise en œuvre de Workday

"Le but [de la migration] était de simplifier l‘expérience des étudiants tout en modernisant la technologie sous-jacente et en la rendant plus résiliente. SnapLogic nous a transformés, en nous permettant de relier des systèmes très différents sous le capot, tout en offrant une expérience cohérente et facile à nos étudiants".

Directeur de l‘infrastructure et des applications d‘entreprise

Des intégrations et des processus plus rapides

À l‘université de Boston, les problèmes liés à l‘architecture des données de l‘université ont empêché les étudiants, les enseignants et le personnel professionnel de passer d‘un système à l‘autre en toute transparence. L‘université comptait beaucoup sur le service informatique pour connecter les systèmes et automatiser les processus tels que les opérations de recherche, la programmation des cours, les processus financiers, l‘accès aux bâtiments, etc. Dans le domaine des admissions, certains processus reposaient sur des technologies anciennes dont la maintenance demandait beaucoup de travail au personnel. Dans le domaine de la recherche, la faculté avait besoin d‘une connexion plus transparente entre les systèmes de formation et le suivi de la conformité des recherches.  

L‘un des principaux problèmes de l‘architecture de données de l‘université résidait dans son approche de l‘intégration des données. Le service informatique utilisait un mélange d‘outils ETL maison construits à partir de Java et de Pearl, ainsi qu‘un outil d‘intégration de données hérité du passé. Ils ont également créé des solutions de contournement élaborées sur les ordinateurs centraux pour réaliser les tâches d‘intégration. Ces approches nécessitaient une assistance et une maintenance manuelles permanentes. Malgré l‘existence d‘outils ETL et d‘intégration de données, le service informatique devait soumettre des tickets de support à leur fournisseur d‘intégration de données et écrire/réécrire manuellement le code pour répondre aux demandes d‘intégration chaque fois que le code de la source de données devait être modifié. 

BU a choisi SnapLogic pour optimiser le processus de soumission des candidatures pour les bureaux d‘admission et d‘aide financière de l‘université, et pour automatiser des processus tels que les opérations de recherche, la programmation des cours, l‘accès aux bâtiments, etc. 

Parmi les avantages supplémentaires, citons

  • La vitesse de disponibilité a été multipliée par 2 pour des connexions d‘applications et des migrations de données plus rapides.
  • Traitement plus rapide et sans problème des demandes d‘inscription des étudiants
  • Un processus transparent de gestion des identités et des accès
  • Amélioration de l‘information, de la qualité de la recherche et de la sécurité physique

"SnapLogic nous a permis de réduire de moitié le temps nécessaire à la connexion des applications et au transfert de gros volumes de données.

Directeur adjoint, Intégration

En modernisant leurs systèmes par le biais d‘une intégration des données et des applications plateforme, les établissements d‘enseignement supérieur peuvent exploiter tout le potentiel de leurs données, améliorer l‘efficacité opérationnelle et l‘expérience des étudiants. En savoir plus sur SnapLogic pour l‘enseignement supérieur.

David Liu
Senior Product Marketing Manager chez SnapLogic
Comment moderniser l‘enseignement supérieur grâce à l‘automatisation

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