Quando si tratta di operazioni sui ricavi, la riconciliazione dei contratti è uno di quei processi che tutti sanno essere doloroso, ma che pochi sono riusciti a risolvere. I contratti arrivano in formato PDF o scansioni, i dati vivono in Salesforce e nei sistemi ERP, e ricucire il tutto comporta di solito ore di lavoro manuale. Gli errori si insinuano, la previsione dei ricavi ne risente e le trattative si bloccano mentre i team cercano i dettagli mancanti.
Nel nostro ultimo webinarAgentic Builders, ho illustrato come abbiamo utilizzato SnapLogic per eliminare questo problema, creando un flusso di lavoro agenziale RevOps che riconcilia automaticamente i contratti, collega i dati tra i vari sistemi e aggiorna Salesforce senza che nessuno alzi un dito.
Perché la riconciliazione dei contratti fa male
Per la maggior parte dei team RevOps, il processo è simile a questo:
- Le vendite chiudono un accordo e caricano un contratto
- La finanza o le operazioni devono estrarre i dettagli da quel PDF e reinserirli manualmente in Salesforce.
- Se c'è una mancata corrispondenza, qualcuno scava nelle e-mail o nelle cartelle di Box per risolverla.
È lento, incoerente e sottrae tempo prezioso che potrebbe essere dedicato alla crescita dei ricavi. Anche con strumenti come l'RPA, tutto ciò che si fa è imitare i clic umani, ma non si risolve la sfida più grande di collegare i contratti non strutturati con i dati strutturati del CRM e dell'ERP.
Dove i flussi di lavoro agenziali cambiano il gioco
Con SnapLogic, possiamo affrontare la questione in modo diverso. Invece di affidarsi all'uomo per analizzare i documenti e copiare i dati, un agente può farlo:
- Ingerire i contratti da Box, Google Drive, e-mail o da qualsiasi altro luogo.
- Analizzare automaticamente i dettagli del contratto utilizzando l'intelligenza artificiale multimodale
- Controllo incrociato dei record di Salesforce per trovare l'opportunità giusta
- Aggiornare i campi nel CRM con i dati riconciliati
Ciò che prima richiedeva ore ora avviene in pochi secondi. Automatizzando la riconciliazione, RevOps può migliorare l'accuratezza, proteggere le entrate e riallocare tempo prezioso verso iniziative strategiche che fanno progredire l'azienda.
Uno sguardo all'interno della demo
Durante la sessione dal vivo, abbiamo illustrato il funzionamento del flusso di lavoro agenziale RevOps:
- Il PDF del contratto è stato caricato e analizzato automaticamente.
- L'agente ha generato da solo una query di Salesforce per identificare il giusto ID opportunità.
- I campi chiave di Salesforce (ad esempio, lo stato e i dettagli del pagamento ) sono stati aggiornati istantaneamente.
Dall'inizio alla fine, l'intero processo ha richiesto meno di 20 secondi.
E grazie a Agent Visualizerabbiamo potuto vedere ogni passo compiuto dall'agente: analizzare il contratto, individuare l'opportunità e scrivere a Salesforce. Questa visibilità crea fiducia, soprattutto per i team che non sono abituati a lavorare con agenti dotati di intelligenza artificiale.
Costruire tenendo conto della fiducia e della governance
Una parte importante di questa soluzione consisteva non solo nel farla funzionare, ma anche nel renderla sicura e spiegabile. Le funzioni di governance di SnapLogic erano essenziali.
Il Compositore ha fatto in modo che l'LLM estraesse i dettagli giusti ed evitasse le allucinazioni, fornendoci indicazioni affidabili su cui lavorare.
Altrettanto importante, Gestione API (APIM) ha dotato ogni strumento del flusso di lavoro di controlli di livello aziendale. Grazie ad APIM, abbiamo potuto imporre l'autenticazione, applicare criteri di sicurezza e mantenere regole di accesso coerenti tra i vari sistemi. I dati sensibili relativi ai contratti e alle entrate sono stati trasferiti più rapidamente, ma anche con i giusti controlli e con la piena visibilità di chi ha avuto accesso a cosa e quando.
Visualizzatore di agenti ha aggiunto un ulteriore livello di fiducia mostrando esattamente come l'agente ha raggiunto i suoi risultati, rendendo chiaro il ragionamento sia agli utenti tecnici che a quelli aziendali.
L'insieme di questi elementi di sicurezza, longevità e governance ha reso il flusso di lavoro veramente enterprise-ready e una soluzione su cui i team possono fare affidamento in produzione.
Sbloccare la precisione, la velocità e la crescita
Quando la riconciliazione dei contratti viene automatizzata attraverso un flusso di lavoro agenziale, RevOps non guadagna solo tempo.
I team possono arrivare a ogni revisione delle transazioni con dati accurati e aggiornati, anziché affannarsi a riconciliare i dettagli. Le previsioni diventano più precise perché Salesforce rimane pulito. Gli errori che un tempo sfuggivano e mettevano a rischio le entrate vengono individuati tempestivamente. E le ore che una volta si perdevano per analizzare i PDF possono essere reindirizzate verso la costruzione di una pipeline e l'accelerazione della crescita.
Il cambiamento più importante è questo: RevOps può finalmente uscire dalla modalità amministrativa e prendere il suo posto come vero e proprio motore della strategia dei ricavi.
Lezioni per i costruttori
Durante la creazione di questo flusso di lavoro, sono emersi alcuni elementi di rilievo:
Iniziare in modo semplice. La nostra prima versione si concentrava sui PDF e su Salesforce. Poi abbiamo aggiunto altri strumenti e casi d'uso.
Puntate sulla visualizzazione. Mostrare come pensa l'agente facilita l'adozione sia per gli utenti tecnici che per quelli commerciali.
Costruire con la governance. Il rivestimento degli strumenti con la gestione delle API garantisce la scalabilità dei flussi di lavoro in tutta l'azienda.
Cosa c'è dopo
La riconciliazione dei contratti è solo un esempio di come i flussi di lavoro agenziali possono rimodellare RevOps. Lo stesso modello si applica alle fatture, ai documenti di conformità, agli ordini di acquisto e a qualsiasi processo in cui i file non strutturati devono confluire in sistemi strutturati.
La conclusione è semplice: non è necessario affrontare tutto in una volta. Iniziate a collegare i sistemi che contano di più, automatizzate un singolo flusso di lavoro e poi espandetevi da lì. SnapLogic vi offre un percorso chiaro per fare il primo passo.
L'ultimo episodio in diretta della serie di webinar Agentic Builders si terrà questo giovedì (2 ottobre) e tutte le sessioni precedenti sono disponibili su richiesta. Ognuna di esse offre una panoramica passo dopo passo su come progettare flussi di lavoro agenziali e collegare i dati per operazioni più intelligenti e veloci.
Esplora la serie completa qui: Costruttori agenziali.
